Pytanie

Spółka z o.o. świadczy usługi budowlane oraz dokonuje sprzedaży towarów handlowych. Kontrahenci na poczet realizacji przyszłych zamówień dokonują częściowych wpłat określając jako tytuł przelewu "zaliczka" lub "zadatek". Faktury wystawiane przez spółkę dokumentujące wpłatę częściową zawierają słowo "zaliczka". Korespondencja handlowa (specyfikacja, projekty, oferta itp.) dotyczące zamówienia mówi o zadatku. Spółka przyjmuje, że wpłacone kwoty mają charakter zadatku.
Czy faktura bezwzględnie powinna zawierać słowo "zadatek"?
Czy w przypadku sporu sądowego użycie na fakturze słowa "zaliczka" a nie "zadatek" będzie miało znaczenie?"

Odpowiedź

Przepisy prawa podatkowego (dotyczące podatku od towarów i usług) tak samo traktują zadatek, jak i zaliczkę.
Różnica pomiędzy zaliczką a zadatkiem występuje na gruncie prawa cywilnego.
Jeśli traktujecie Państwo wpłaty jako zadatki, to ze względów dowodowych na fakturach "zaliczkowych" również powinny być one oznaczane jako zadatki. Inaczej bowiem – jeśli na fakturach, o których mowa, będzie słowo "zaliczka" - może powstać wątpliwość, jaka była (jest) faktyczna intencja stron, co do kwoty, o której mowa.

Uzasadnienie

Po pierwsze należy odwołać się do przepisów dotyczących powstawania obowiązku podatkowego, w tym terminu jego powstania. Wystawienie faktury jest bowiem wtórne, jest konsekwencją powstania obowiązku podatkowego. W związku z tym należy przytoczyć brzmienie przepisu art. 19 ust. 11 ustawy o podatku od towarów i usług . Stanowi on, że jeżeli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano część należności, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w tej części.
Powołany przepis stanowi zatem ogólnie o "części należności" otrzymanej przez wykonaniem usługi (bądź wydaniem towarów). Tylko przykładowo i na równi wymienia on zarówno zaliczki, jak i zadatki.

Zarówno zatem otrzymanie zaliczki, jak i otrzymanie zadatku powoduje powstanie obowiązku podatkowego u sprzedawcy.
Po drugie – należy się odwołać do regulacji dotyczących wystawiania faktur. Przepis § 10 ust. 1 rozporządzenia w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług – dalej r.z.p.n.p., stanowi, iż jeśli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano część lub całość należności, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym otrzymano część lub całość należności od nabywcy. Także zatem przepisy r.z.p.n.p. tak samo traktują zaliczki, jak i zadatki. Termin wystawienia faktury (zaliczkowej) w obu przypadkach jest ten sam.

Przepis § 10 ust. 4 r.z.p.n.p. stanowi zaś, że faktura stwierdzająca otrzymanie części lub całości należności przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi powinna zawierać m.in.:
- kwotę otrzymanej części lub całości należności brutto,
- datę otrzymania części lub całości należności (przedpłaty, zaliczki, zadatku, raty), jeśli nie pokrywa się ona z datą wystawienia faktury.
Przepisy r.z.p.n.p. dotyczące wystawiania faktur zaliczkowych nie przewidują (nie nakazują) zatem zawierania na fakturze słowa "zaliczka", czy też "zadatek".Jak Państwo na pewno wiecie różnica pomiędzy zaliczką a zadatkiem występuje na gruncie prawa cywilnego. Inne są uprawnienia stron w przypadku odstąpienia od umowy w przypadku zaliczki, a inne w przypadku zadatku.

Uważam, że jeśli traktujecie Państwo wpłaty jako zadatki, to ze względów dowodowych na fakturach "zaliczkowych" również powinny być one oznaczane jako zadatki. Inaczej bowiem – jeśli na fakturach, o których mowa, będzie słowo "zaliczka" - może powstać wątpliwość, jaka była (jest) faktyczna intencja stron, co do kwoty, o której mowa.

Jeśli druga strona będzie kiedyś chciała podważać "zadatkowość" kwoty, o której mowa, wywodząc, iż jest to zaliczka, to wówczas użycie na fakturze słowa "zaliczka", może dać jej w tym przypadku "punkt zaczepienia" (co do wywodzenia innego zamiaru stron niż wprost zapisany w umowie).

W związku z tym uważam, że na wszelki wypadek zapewne lepiej używać na fakturze słowa "zadatek" (jeśli tak kwota ta ma być postrzegana).

Pytanie pochodzi z publikacji Vademecum Głównego Księgowego

Przywołane akty prawne:

Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm.)

Rozporządzenie Ministra Finansów z 28 marca 2011 r. sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360)