Spółka ze względu na specyfikę działalności i dość rozbudowaną sieć sprzedaży wystawia miesięcznie bardzo duże ilości faktur korygujących, które często z bardzo dużym opóźnieniem albo w ogóle do spółki nie wracają. W związku z tym, że występowały bardzo duże trudności w odzyskiwaniu potwierdzonych kopii faktur korygujących, bądź jakiegokolwiek potwierdzenia ich odbioru, spółka wprowadziła do łączących ją z kontrahentami umów system pełnomocnictwa udzielonego przez kontrahenta jednemu z pracowników spółki do podpisywania w jego imieniu i na jego rzecz wystawianych przez spółkę faktur korygujących. Nasz pracownik (wyznaczony z imienia i nazwiska) posiada pełnomocnictwo udzielone przez kontrahenta do odbioru w jego imieniu wystawionych przez nas faktur korygujących.

Czy takie pełnomocnictwo będzie respektowane przez urzędy skarbowe?

Na pewno zwrócą one na to uwagę podczas kontroli, ponieważ serie faktur korygujących, wystawiane na różnych kontrahentów potwierdzane są w tej samej dacie przez tą samą osobę. Ocena prawidłowości postępowania spółki w tym zakresie ma ogromne znaczenie, ponieważ faktury korekty wystawione w ostatnim dniu miesiąca również w tym dniu są potwierdzane tylko przez innego pracownika spółki działającego z upoważnienia kontrahenta. Oczywiście kontrahenci spółki lojalnie zostali uprzedzeni o konsekwencjach udzielenia takiego pełnomocnictwa, czyli o obowiązku ujęcia ww. faktur korygujących w rozliczeniu VAT-7 w dacie potwierdzenia ich odbioru przez naszego pracownika.


Udzielenie przez kontrahenta spółki pełnomocnictwa pracownikowi spółki do podpisywania w imieniu i na rzecz kontrahenta wystawianych przez spółkę faktur korygujących nie jest prawnie zabronione, co za tym idzie jest dopuszczalne, a więc potwierdzenie przez pełnomocnika otrzymania korekty faktury ma taką samą moc prawną, jakby potwierdzenia takiego dokonał sam nabywca. Nie ma przeciwwskazań, aby pełnomocnikiem nabywcy był pracownik podmiotu wystawiającego fakturę korygującą.


Zgodnie z przepisami art. 29 ust. 4a i 4c ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.) - dalej u.p.t.u. - w przypadku, gdy podstawa opodatkowania ulega zmniejszeniu w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze, obniżenia podstawy opodatkowania podatnik dokonuje pod warunkiem posiadania, przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca towaru lub usługi otrzymał korektę faktury, potwierdzenia otrzymania korekty faktury przez nabywcę towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę. Uzyskanie potwierdzenia otrzymania przez nabywcę towaru lub usługi korekty faktury po terminie złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy uprawnia podatnika do uwzględnienia korekty faktury za okres rozliczeniowy, w którym potwierdzenie to uzyskano. Zasadę tą stosuje się odpowiednio w przypadku stwierdzenia pomyłki w kwocie podatku na fakturze i wystawienia korekty faktury do faktury, w której wykazano kwotę podatku wyższą niż należna.
Tak więc istotne znaczenie ma posiadanie przez podatnika potwierdzenia otrzymania korekty faktury przez nabywcę towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę.

Na podstawie art. 95 § 1 i 2 oraz art. 96 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.) - dalej k.c. - z zastrzeżeniem wyjątków w ustawie przewidzianych albo wynikających z właściwości czynności prawnej, można dokonać czynności prawnej przez przedstawiciela. Czynność prawna dokonana przez przedstawiciela w granicach umocowania pociąga za sobą skutki bezpośrednio dla reprezentowanego. Umocowanie do działania w cudzym imieniu może opierać się na ustawie (przedstawicielstwo ustawowe) albo na oświadczeniu reprezentowanego (pełnomocnictwo).
Stosownie do art. 98 k.c. pełnomocnictwo ogólne obejmuje umocowanie do czynności zwykłego zarządu. Do czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu potrzebne jest pełnomocnictwo określające ich rodzaj, chyba że ustawa wymaga pełnomocnictwa do poszczególnej czynności.
W związku z powyższym udzielenie przez kontrahenta spółki pełnomocnictwa pracownikowi spółki do podpisywania w imieniu i na rzecz kontrahenta wystawianych przez spółkę faktur korygujących nie jest prawnie zabronione, co za tym idzie jest dopuszczalne.
Tym samym potwierdzenie przez pełnomocnika nabywcy towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę, otrzymania korekty faktury, ma taką samą moc prawną, jakby potwierdzenia takiego dokonał sam nabywca. Ustanowienie konkretnej osoby jako pełnomocnika należy do wyłącznego uznania mocodawcy, może więc być nim także pracownik (wyznaczony z imienia i nazwiska) podmiotu wystawiającego fakturę korygującą.
Karol Różycki
Autor współpracuje z Vademecum Głównego Księgowego, ABC Wolters Kluwer Polska