Odpowiedź:
Naliczone i ujęte jako koszty rachunkowe wynagrodzenia, za okres którego dotyczą, jeżeli nie zostały wypłacone w terminie, nie są kosztem uzyskania przychodów.
Uzasadnienie:
Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 851 z późn. zm.) – dalej u.p.d.o.p. w zakresie ustalania przychodów i kosztów uzyskania przychodów, w większości przypadków opiera się na rachunkowej zasadzie memoriału. Świadczy o tym chociażby art. 12 ust. 3 u.p.d.o.p. stanowiący, że za przychody związane z działalnością gospodarczą i z działami specjalnymi produkcji rolnej, osiągnięte w roku podatkowym, uważa się także należne przychody, choćby nie zostały jeszcze faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont. Podobnie jest w przypadku kosztów, ponieważ nie w każdym przypadku ustawodawca uzależnia zaliczenie danego kosztu do kosztów uzyskania przychodów od faktycznego poniesienia wydatku (zgodnie z metodą kasową).
Rozrachunki z pracownikami mogą obejmować różnego rodzaju rozliczenia, m.in. z tytułu wynagrodzeń, pobranych zaliczek związanych z podróżami służbowymi, ale również z innych tytułów (np., niedoborów zawinionych, sprzedaży towarów lub usług pracodawcy i in.). Dlatego w księgach rachunkowych tworzy się zazwyczaj kilka kont rozrachunkowych z pracownikami, z różnych tytułów.
Odpowiadając na Państwa pytanie, należy wskazać, że naliczone i ujęte jako koszty rachunkowe, wynagrodzenia za okres którego dotyczą, jeżeli nie zostały wypłacone w terminie, nie są kosztem uzyskania przychodów. Przykładowo, zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 57 u.p.d.o.p. nie uważa się za koszty uzyskania przychodów niewypłaconych, niedokonanych lub niepostawionych do dyspozycji wypłat, świadczeń oraz innych należności z tytułów określonych w art. 12 ust. 1 i 6, art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz w art. 18 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.), świadczeń pieniężnych z tytułu odbywania praktyk absolwenckich, o których mowa w ustawie z dnia 17 lipca 2009 r. o praktykach absolwenckich (Dz. U. Nr 127, poz. 1052), a także zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakład pracy, z zastrzeżeniem art. 15 ust. 4g.
Niezależnie od rozrachunków z pracownikami z tytułu wynagrodzeń występują także inne rozrachunki z pracownikami, np. rozliczenia kosztów podróży służbowych, świadczeń finansowanych ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, świadczeń na rzecz pracowników z innych tytułów. Ewidencję tych rozrachunków należy prowadzić na koncie „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”.
Po stronie debetowej (Wn) tego konta księgowane są m.in. wypłacone pracownikom zaliczki do rozliczenia, wypłacone wyrównania do zaliczek, roszczenia od pracowników z tytułu niedoborów i szkód, spłaty zobowiązań wobec pracowników, należności z tytułu odpłatnych świadczeń. Natomiast po stronie kredytowej (Ma) należy księgować: uznanie pracownika za rozliczone zaliczki, zwrot niewydatkowanych zaliczek, zapłatę należności z tytułu niedoborów i szkód, zobowiązania wobec pracowników z różnych tytułów, należności uregulowane przez potrącenie z wynagrodzeń, etc.
Konto „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” może wykazywać saldo: Wn (debetowe) – wyrażające stan należności od pracowników lub saldo Ma (kredytowe) – wyrażające stan zobowiązań wobec pracowników.
Jak z tego wynika, nie każde saldo na koncie „Rozrachunki z pracownikami” jest związane z ujętym w księgach kosztem rachunkowym. Wówczas saldo to nie może korygować kosztów. Nie w każdym przypadku ujęty w księgach koszt w postaci zobowiązania wobec pracowników nie jest wyłączany z kosztów uzyskania przychodów, jeżeli nie zostało uregulowane zobowiązanie. Jednakże w przypadku, gdy przepisy podatkowe nie pozwalają uznać jako koszty uzyskania przychodów nie zapłaconych wynagrodzeń, istnienie salda Ma z tego tytułu świadczy o konieczności czasowego wyłączenia kosztu z kosztów uzyskania przychodów. Późniejsza zapłata pozwala na zaliczenie kosztu wynagrodzeń do kosztów uzyskania przychodów.
Tadeusz Waślicki, autor współpracuje z publikacją Vademecum Doradcy Podatkowego
Odpowiedzi udzielono 19.07.2016 r.
Czy saldo konta rozrachunki z pracownikami powinno korygować in minus koszty podatkowe w kalkulacji, niezależnie od tego, czy są to zaliczki na delegacje, czy np. inne płatności?
Pytanie pochodzi z publikacji Vademecum Doradcy PodatkowegoCzy saldo konta rozrachunki z pracownikami powinno korygować in minus koszty podatkowe w kalkulacji, niezależnie od tego, czy są to zaliczki na delegacje, czy np. inne płatności, a in plus dopiero po ich uregulowaniu przez spółkę?
