Odpowiedź:

Tak. Premia kwartalna powinna być uwzględniana w podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego/zasiłku w kwocie faktycznie wypłaconej pracownikom bez dopełnienia.

Uzasadnienie:

Zasady postępowania z poszczególnymi składnikami wynagrodzenia na okoliczność różnych rodzajów usprawiedliwionej nieobecności w pracy (absencja chorobowa, urlop wypoczynkowy) powinny być określone w regulaminie wynagradzania. W przypadku braku stosownych postanowień w regulaminie – co u pracodawcy zobowiązanego do jego tworzenia nie jest właściwe – należy się odwołać do dokumentacji źródłowej, a więc w tym przypadku do list płac. Jeżeli wynika z nich, że dany składnik wynagrodzenia jest pomniejszany za okres absencji zdrowotnej, będzie podlegał włączeniu do podstawy wymiaru świadczeń chorobowych. Zgodnie bowiem z art. 41 ust. 1 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 159) – dalej u.ś.p., przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego nie uwzględnia się składników wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo w okresie pobierania tego zasiłku zgodnie z postanowieniami układów zbiorowych pracy lub przepisami o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego zasiłku. W praktyce oznacza to, że w podstawie wymiaru świadczenia chorobowego uwzględnia się tylko te elementy płacy, które zgodnie z przepisami wewnątrzzakładowymi są pomniejszane za okres pobierania tego świadczenia. Ponadto, należy pamiętać, że składniki wynagrodzenia pomniejszane proporcjonalnie włącza się do podstawy po ich uzupełnieniu, natomiast pomniejszane w sposób inny niż proporcjonalny – w kwocie faktycznie wypłaconej zatrudnionemu.

Odnosząc się bezpośrednio do stanu faktycznego przedstawionego w treści pytania, jeżeli  pracodawca stosuje zasadę pomniejszania premii w przypadku absencji chorobowej przekraczającej miesiąc, to jest to pomniejszenie nieproporcjonalne. W konsekwencji, do podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego/zasiłku należy włączyć premię kwartalną w wysokości 1/12 kwoty premii faktycznie wypłaconych pracownikowi w okresie czterech kwartałów poprzedzających miesiąc powstania niezdolności do pracy po odliczeniu składek ZUS finansowanych z wynagrodzenia zatrudnionego.

Magdalena Skalska, autorka współpracuje z publikacją Vademecum Głównego Księgowego

Odpowiedzi udzielono 20.07.2015 r.