Tak wynika z interpretacji przepisów Głównego Inspektora Pracy z 30 sierpnia 2012 r. (znak GNP-110-4560-30-1/12/PE/RP). Zgodnie ze stanowiskiem GIP, stosownie do art. 168 k.p. urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 k.p. należy pracownikowi udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Nie dotyczy to części urlopu udzielanego zgodnie z art. 167(2) k.p. Przepis ten stanowi, że pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia.

Urlop na żądanie to łącznie 4 dni wolnego w każdym roku kalendarzowym. Zasadniczo, pracodawca ma obowiązek go udzielić na wniosek pracownika, w terminie wskazanym przez niego. Przyjmuje się, że pracownik może zgłosić żądanie udzielenia tego urlopu najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia. Żądanie może być zgłoszone w każdej formie – ustnie, telefonicznie czy też na piśmie. W praktyce, dla celów dowodowych, najlepiej jeśli pracownik złoży wniosek na piśmie. I choć co do zasady pracodawca nie może odmówić udzielenia pracownikowi tego urlopu, to jednak pracownik nie może decydować sam o jego rozpoczęciu. Dopóki pracodawca mu go nie udzieli,  pracownik nie może rozpocząć korzystania z urlopu na żądanie (tak SN w wyroku  z 16 września 2008 r., II PK 26/08)

Zobacz też: Czy pracodawca może odmówić udzielenia pracownikowi urlopu na żądanie?

Jednakże pracodawca może odmówić udzielenia urlopu na żądanie w bardzo wyjątkowych przypadkach, gdy nieobecność pracownika prowadziłaby do istotnego zagrożenia interesów firmy.

Urlopu na żądanie udziela się z rocznej puli urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi, której wymiar zależy od stażu pracy i wynosi 20 albo 26 dni. Można go wykorzystać jednorazowo lub w częściach.

Natomiast urlop wypoczynkowy powinien być wykorzystany w roku, za który przysługuje (art. 161 k.p.). Jeżeli jednak tak się nie stanie, i pracownik nie zdąży wykorzystać wszystkich przysługujących mu dni, to pracodawca musi mu go udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego (art. 168 k.p.). Przy czym, przyjmuje się, że termin ten jest zachowany, jeżeli pracownik rozpoczął urlop przed upływem 30 września danego roku kalendarzowego.

Zasada ta nie dotyczy jednak urlopu na żądanie. Z początkiem kolejnego roku jego niewykorzystane dni tracą swój walor „na żądanie”. Pracownik nie może domagać się udzielenia ich we wskazanym przez siebie terminie, bo to powodowałoby ich sumowanie z liczbą tego przysługującego w danym roku.  Jednak nie do końca jest on traktowany jak zwykły wypoczynkowy urlop zaległy. Pracodawca nie musi 4 dni niewykorzystanego urlopu na żądanie w poprzednim roku udzielić razem z pulą niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego do końca września. Może to uczynić do końca roku.