Istota urlopu na żądanie

Z urlopu na żądanie – w chwili obecnej 4 dni - może skorzystać wyłącznie ten pracownik, któremu przysługuje prawo do urlopu wypoczynkowego i który nie wykorzystał przysługujących mu za dany rok kalendarzowy dni urlopu na żądanie. Uprawnienie do urlopu na żądanie przysługuje w każdym roku kalendarzowym, powstaje wraz z nabyciem prawa do kolejnego urlopu wypoczynkowego i powstaje również w odniesieniu do pracownika podejmującego pracę po raz pierwszy.
Urlop na żądanie nie stanowi urlopu dodatkowego, a tylko część urlopu wypoczynkowego w ramach wymiaru przysługującego pracownikowi na podstawie art. 154 k.p., przez co znajdują do niego zastosowanie ogólne regulacje dotyczące urlopów wypoczynkowych, oczywiście poza wyjątkami wynikającymi wprost z właściwych przepisów k.p., jak również z natury takiego uprawnienia.
Istota urlopu na żądanie polega przede wszystkim na tym, iż tryb jego udzielania jest nieco odmienny od ogólnych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego. Urlop na żądanie nie jest objęty planem urlopów ani uzgodnieniami, o których mowa w art. 163 k.p. To pracownik decyduje kiedy zamierza skorzystać z urlopu na żądanie, jak również o tym, czy zamierza skorzystać jednorazowo z całego urlopu na żądanie czy też może tylko z jego części. Dodatkowo urlopu na żądanie nie dotyczy również zasada, że urlopu niewykorzystanego należy udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego (art. 168 k.p.).
 
Tryb i zasady udzielania urlopu na żądanie
 
Pracownik zobowiązany jest zgłosić żądanie udzielenia takiego urlopu najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia (art 1672 zd. 2 k.p.). W praktyce pojawiły się wątpliwości interpretacyjne dotyczące stosowania tego przepisu w praktyce.
Sąd Najwyższy stwierdził, że wniosek o udzielenie urlopu na żądanie powinien być zgłoszony najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, jednak do chwili przewidywanego rozpoczęcia pracy przez pracownika według obowiązującego go rozkładu czasu pracy (por. wyrok SN z dnia 15 listopada 2006 r., I PK 128/2006). Pracownik powinien zgłosić wniosek o udzielenie urlopu na żądanie najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, ale przed rozpoczęciem swojego dnia pracy tj. przed godziną, od której powinien pracować według obowiązującego go rozkładu czasu pracy.
Przykład: pracownik rozpoczyna pracę o godzinie 8.00 rano i przed tą godziną powinien zgłosić wniosek o udzielenie urlopu na żądanie.
Problem powstanie wówczas jeżeli przed godziną 8.00 rano nie będzie nikogo w zakładzie pracy komu mógłby taki wniosek zgłosić. Na tym polega słabość stanowiska Sądu Najwyższego. Wówczas, wyłączona będzie wina pracownika za spóźnione zgłoszenie wniosku o urlop na zadanie. Pracownik powinien zgłosić wniosek o urlop na żądanie w najkrótszym możliwym terminie.
Rozwiązaniem takich sytuacji może być określenie terminu w regulaminie pracy w inny (bardziej korzystny dla pracownika) sposób, do którego powinien być najpóźniej zgłoszony wniosek urlopowy, pod warunkiem, że regulacja regulaminowa nie będzie mniej korzystna niż uprawnienie wykreowane przepisami k.p.
Przykład postanowienia regulaminu: Pracownicy wniosek o udzielenie urlopu na żądanie zgłaszają najpóźniej do godz. 8.30 dnia, w którym zamierzają z urlopu skorzystać.
Nie jest również wykluczone, że sposób udzielania urlopów na żądanie zostanie ustalony u danego pracodawcy w drodze zwyczaju, pewnej praktyki.
Ustawodawca nie sprecyzował jaką formę powinien przybrać wniosek pracownika o udzielenie urlopu na żądanie, przez co przyjąć należy, iż żądanie takie może być zgłoszone w dowolny sposób, np. osobiście, pisemnie, telefonicznie, drogą elektroniczną etc. Jednocześnie wskazać należy, iż pożądane wydaje się z praktycznego punktu widzenia, aby pracownik każdorazowo przyczynę urlopu na żądanie wskazywał. Określenie przyczyny pozwoli pracodawcy na rzetelne dokonanie oceny zgłoszonego wniosku oraz pozwoli uniknąć nieuzasadnionej odmowy. Istotne jest również, aby z treści wniosku wynikało, że chodzi o urlop na żądanie.
Podkreślić również należy, iż pracownik nie może rozpocząć urlopu na żądanie dopóki pracodawca nie wyrazi na to zgody, a rozpoczęcie urlopu na żądanie przed jego udzieleniem przez pracodawcę może być uznane za nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy, stanowiącą ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych (por. wyrok SN z dnia 16 września 2008 r., II PK 26/08). Odmienne stanowisko zajął Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 26 stycznia 2005 r. (II PK 197/04).
 
Odmowa udzielenia urlopu na żądanie
 
W k.p. nie rozstrzygnięto kwestii odmowy udzielenia pracownikowi urlopu na żądanie. W tym zakresie, w nielicznych orzeczeniach, wypowiedział się jednak Sąd Najwyższy.
Odmowę udzielenia urlopu na żądanie należy odróżnić od sytuacji, w której pracodawca odwołuje pracownika z urlopu. Odmowa udzielenia urlopu co do zasady powinna mieć miejsce przed jego rozpoczęciem. Odwołanie z urlopu dotyczy sytuacji, w której pracownik zaczął korzystać już z urlopu.
W wyroku z dnia 15 listopada 2006 r. (I PK 128/06) Sąd Najwyższy stanął na stanowisku, iż pracodawca w zasadzie powinien udzielić pracownikowi urlopu na żądanie oraz że brak jest podstaw dla zastosowania do tego urlopu przepisów dotyczących przesunięcia terminu urlopu na żądanie oraz odwołania z urlopu (art. 164 § 2 k.p. i 167 § 1 k.p.), gdyż sprzeciwia się temu charakter takiego urlopu. Jest to szczególny przywilej pracownika przyznany przez przepisy rangi ustawowej. W sytuacjach wyjątkowych należy jednak dopuścić możliwość nieuwzględnienia przez pracodawcę wniosku o udzielenie urlopu na żądanie z powołaniem się na nadużycie przez pracownika prawa podmiotowego (art. 8 k.p.). W wyroku tym Sąd Najwyższy zauważył też, że pracodawca wyjątkowo może odmówić udzielenia pracownikowi urlopu na żądanie, jeżeli zachodziłaby sytuacja, której nie można byłoby pogodzić z zasadą dbałości o dobro i mienie pracodawcy (art. 100 § 2 pkt 4 k.p.).
Przykład: gdyby wszyscy pracownicy określonego zakładu pracy lub jego wyodrębnionej części albo znacząca ich część, wystąpili o udzielenie im urlopu na żądanie tego samego dnia.
Natomiast w kolejnym wyroku z dnia 16 września 2008 r. (II PK 26/08) Sąd Najwyższy potwierdził, iż mogą zdarzyć się sytuacje, w których pracodawca może odmówić uwzględnienia żądania pracownika, bowiem wymóg ustawowy udzielenia urlopu przez pracodawcę byłby zbędny, gdyby czynność pracodawcy w każdym przypadku miała sprowadzać się wyłącznie do akceptacji wniosku pracownika. Obowiązek udzielenia urlopu na żądanie nie jest więc bezwzględny, a pracodawca może odmówić żądaniu pracownika ze względu na szczególne okoliczności, które powodują, że jego zasługujący na ochronę wyjątkowy interes wymaga obecności pracownika w pracy. Za takie okoliczności można uznać te, które uzasadniają w myśl art. 167 § 1 k.p. odwołanie pracownika z urlopu wypoczynkowego.Podobne stanowisko zajął Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 28 października 2009 r. (II PK 123/09), z którego wynika, iż pracodawca może odmówić udzielenia pracownikowi urlopu na żądanie, jeśli nieobecność pracownika zaszkodziłaby interesom firmy. Pracodawca może odmówić takiemu żądaniu, ze względu na szczególne okoliczności występujące po jego stronie. Sąd Najwyższy podkreślił również, że z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w k.p. urlop na żądanie ma identyczny charakter co urlop wypoczynkowy, a tym samym pracodawca może nie wyrazić zgody na urlop na żądanie, tak jak może to uczynić w odniesieniu do urlopu wypoczynkowego.
Powołane powyżej orzecznictwo przesądza kwestię tego czy pracodawca może odmówić udzielenia pracownikowi urlopu na żądanie w szczególnie uzasadnionych przypadkach. Za takie przypadki uważa się przyczyny leżące po stronie pracodawcy (np. obecność pracownika jest niezbędna z uwagi na prowadzone negocjacje i nikt nie może go zastąpić) lub działanie pracownika stanowiące nadużycie prawa podmiotowego (np. gdy pracownik w czasie urlopu zajmuje się prowadzeniem działalności konkurencyjnej w stosunku do pracodawcy). Odmowa udzielenia pracownikowi urlopu na żądanie powinna mieć każdorazowo charakter wyłącznie wyjątkowy i usprawiedliwiony konkretnymi okolicznościami. Ustawodawca nie wskazał katalogu przyczyn odwołania pracownika z urlopu.
Tym samym, nie ulega wątpliwości, iż pracodawca nie może zupełnie dowolnie i w sposób niczym nieograniczony korzystać z uprawnienia do odmowy udzielenia urlopu. Ponadto, pracodawca powinien mieć również na uwadze fakt, iż odmowa udzielenia urlopu na żądanie powinna być uzasadniona, tak aby nie została potraktowana jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika (art. 282 § 1 pkt 2 k.p.), za które grozi pracodawcy kara grzywny. Urlop na żądanie został wprowadzony przez ustawodawcę w interesie pracownika. Interes ten powinien być w każdorazowo skonfrontowany z interesem pracodawcy. Konieczne w takich przypadkach jest dokonanie prawidłowej oceny ww. interesów, mając przy tym na uwadze, że to pracownik jest słabszą stroną stosunku pracy.
Pracodawca nie może również „zwlekać” z podjęciem decyzji o odmowie udzielenia urlopu. Odmowa powinna mieć miejsce niezwłocznie po złożeniu wniosku o urlop na żądanie przez pracownika.
Z uwagi na uprawnienie pracodawcy do odmowy udzielenia urlopu na żądanie przyjmuje się również, iż pracodawca może zmienić termin urlopu na żądanie. Z tym zastrzeżeniem, iż również z tej możliwości winien korzystać z umiarem.
 
Odwołanie z urlopu na żądanie
 
W k.p. nie rozstrzygnięto również o zakresie stosowania do tego rodzaju urlopu przepisów dotyczących możliwości odwołania z niego pracownika. Wydaje się jednak, że istota tego rodzaju uprawnienia nie oznacza, że pracodawca nie może odwołać pracownika z urlopu udzielnego w tym trybie. Zgodnie z treścią art. 167 k.p. pracownik może zostać odwołany z urlopu tylko wtedy, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu. Oznacza to tym samym, iż odwołanie z urlopu na żądanie może nastąpić jedynie w sytuacji, gdy wystąpią szczególne potrzeby pracodawcy, które pojawiły się już po udzieleniu pracownikowi urlopu.
Powyższe stanowisko potwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 26 stycznia 2005 r. (II PK 197/04) wskazując, iż może zaistnieć sytuacja, gdy we wskazanym przez pracownika terminie wystąpi spowodowana ważnymi przyczynami potrzeba jego obecności w zakładzie pracy. Skoro bowiem pracodawca może odwołać pracownika z urlopu z powodu wystąpienia nieprzewidzianych okoliczności, może także w razie zaistnienia takich okoliczności sprzeciwić się wykorzystaniu urlopu na żądanie i zażądać obecności pracownika w pracy.
Pojęcie „okoliczności nieprzewidzianych w chwili rozpoczynania urlopu” nie zostało nigdzie zdefiniowane. Są to jednak okoliczności wyjątkowe. Przy czym, w odniesieniu do urlopu na żądanie trzeba mieć na względzie fakt, iż powinny one być nadzwyczajne skoro z istoty urlopu na żądanie wynika, iż ma on charakter wyjątkowy. 
Z praktycznego punktu widzenia, taki wymóg powoduje, iż pracodawca ma ograniczoną możliwość odwołania pracownika z urlopu. Dodatkową barierę może stanowić zastrzeżenie, iż pracodawca jest obowiązany pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem z urlopu (art. 167 § 2 k.p.). Obowiązek ten powstaje niezależnie od tego czy pracodawca miał podstawy do odwołania pracownika z urlopu czy też nie. Z racji tego, iż ustawodawca nie konkretyzuje o jaki urlop chodzi przyjąć trzeba, że dotyczy on również urlopu na żądanie.
 
Chcesz wiedzieć więcej? Masz pytania? 
Nie czekaj- z nami poznasz wszystkie odpowiedzi!
Komentarz pochodzi z Serwisu Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych