Projektowane zmiany wysokości diet i limitów noclegowych w podróżach służbowych

MRPiPS przygotowało projekt rozporządzenia podwyższający diety za czas trwania podróży służbowej na terenie kraju z 45 zł obecnie do 60 zł. Oprócz tego, że wpłynie to wprost na wysokość wypłat w związku z dietami, to wpłynie to również na świadczenia liczone od diety - ryczałty oraz limit noclegowy. Planowane jest także podwyższenie diet i limitów noclegowych dla niektórych krajów w podróżach zagranicznych oraz dla niektórych z krajów zmiana waluty diety. Nowe stawki mają zacząć obowiązywać po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia w Dzienniku Ustaw rozporządzenia zmieniającego.

23 stycznia 2026 r.  do uzgodnień międzyresortowych, konsultacji społecznych oraz opiniowania trafił projekt rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej zmieniającego rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (nr 90). Ministerstwo dało pozostałym resortom 14 dni na zgłaszanie do niego uwag. Partnerzy społeczni mają natomiast miesiąc na przekazanie własnych stanowisko. Termin dla nich upływa 23 lutego.

Stawki świadczeń z tytułu podróży służbowych określa:

- wprost rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (tekst jedn. Dz.U. z 2023 r., poz. 2190) dla pracodawców sfery budżetowej,

- UZP, regulamin wynagradzania lub umowy o pracę – u pracodawców spoza sfery budżetowej, a jeżeli pracodawcy ci tego nie uregulowali to również wskazane rozporządzenie.

Czytaj również: Czy przedsiębiorca odliczy wartość diety we własnej podróży służbowej>>

Podróże krajowe

W podróżach krajowych planowane jest podwyższenie kwoty diety z obecnych 45 zł na 60 zł.

Przykład: W regulaminie wynagradzania mamy wskazane, że dieta za dobę podroży służbowej na terenie kraju wynosi 45 zł (tyle, ile wynika z rozporządzenia w sprawie podróży służbowych). Czy w związku ze zmianą stawki diety musimy zmienić regulamin?

Wprost przepisy rozporządzenia dotyczącego świadczeń z tytułu podróży służbowej stosują pracodawcy będący państwowymi lub samorządowymi jednostkami sfery budżetowej. Pozostali pracodawcy warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej regulują w:

• układzie zbiorowym pracy,
• regulaminie wynagradzania,
• umowie o pracę (jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy, lub nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania).

Dopiero, gdy takich regulacji nie ma, stosują postanowienia tego rozporządzenia. Uregulowania wewnętrzne mogą być przy tym pełne, gdzie wyczerpująco przedstawione są świadczenia delegacyjne (niezbyt częsta sytuacja) lub niepełne, odnoszące się do niektórych tylko aspektów rozliczeń związanych z podróżami służbowymi (np. jedynie odniesienie do stawek diet za podróże zagraniczne). Bardzo ważne jest przy tym ograniczenie wynikające wprost z  art. 77(5) par. 4 kodeksu pracy (dalej: k..p.) -  dieta za czas podroży służbowej ustalona wewnętrznie nie może być niższa niż aktualna kwota diety za czas podróży krajowej. Możliwe jest więc obniżenie w stosunku do kwot z rozporządzenia diet za delegacje zagraniczne ale nie jest dopuszczalne obniżenie diety krajowej.

Według art. 9 par. 3 k.p., postanowienia regulaminu wynagradzania nie mogą być dla pracowników mniej korzystne niż przepisy kodeksu pracy oraz innych ustaw i aktów wykonawczych. Regulacje rozporządzenia korzystniejsze dla pracowników (dieta 60 zł versus dieta 45 zł z regulaminu) mają pierwszeństwo stosowania. Pomimo braku zmiany wskazanego w pytaniu postanowienia regulaminu, po zmianie stawek w rozporządzeniu pracownicy będą mieli prawo do diet w wysokości 90 zł.  

Poza samą wyższą kwotą tytułu diet wpłynie to na podwyższenie:

• ryczałtu noclegowy w podróży krajowej – wynosi on 150 proc. diety, a zatem ulegnie zwiększeniu z 67,50 zł do 90 zł,
• limitu noclegowego w podróży krajowej wynoszącego 20 krotność diety za jeden nocleg – zwiększyć się ma z 900 zł do 1200 zł,
• ryczałtu na przejazdy miejscowe w podróży krajowej - wynosi on 20 proc. diety za każdą rozpoczętą dobę podróży służbowej – dotychczas było to więc 9,00 zł, po zmianie stawki diety na proponowaną w projekcie byłaby to kwota 12,00 zł.

Przykład: W regulaminie wynagradzania spółki Y wskazano kwotowo wysokość ryczałtu za nocleg w trakcie podróży na terenie kraju (67,50 zł). Zmiana wysokości diety (na 90 zł) nie wpłynie na podwyższenie tego ryczałtu – jest wyrażony kwotowo, zaś ograniczenie stosowania niższych świadczeń niż w rozporządzeniu dotyczy tylko diety za czas delegacji krajowej. Inne ryczałty za delegacje krajową mogą być ukształtowane na poziomie niższym. To, że w oparciu o rozporządzenie zmieniające (zakładając przyjęcie go w proponowanym brzmieniu) będzie wyższy ryczałt noclegowy (90 zł), nie oznacza, że pracodawca będzie musiał go stosować. Związany będzie dotychczasowym zapisem regulaminu, który może dowolnie (nie obowiązkowo) zmienić.

Wyjazdy zagranicznej

Projekt rozporządzenia przewiduje również zmiany w załączniku do rozporządzenia związane z :

• podwyższeniem diet w związku z podróżami do Białorusi (z 42 EUR do 45 EUR), Czech (z 41 EUR do 45 EUR), Wielkiej Brytanii (z 45 GBP do 50 GBP) oraz innych państw, niż wymienione w załączniku w lp. 1-114 (z 41 EUR do 45 EUR),
• podwyższeniem limitów noclegowych  - zmiany mają w tym zakresie objąć wiele państw, np. Belgia (z 200 EUR na 250 EUR), Portugalia (z 150 EUR na 200 EUR), Włochy (z 192 EUR na 220 EUR),
• zmianę waluty diet i limitów dla części państw (dla  Norwegii, Szwecji i Danii - odpowiednio z NOK, SEK i DKK na EUR), Australii - z AUD na USD,  i Kanady z CAD na USD.

W prawie wewnętrznym mogą być odniesienia do stawek innych świadczeń niż dieta krajowa, co zresztą ma miejsce najczęściej. Ich dolna granica nie jest wyznaczona przepisami ar. 77(5) k.p. (poza wskazanym wyżej ograniczeniem dotyczącym diety za czas podroży zagranicznej). Dieta za czas podróży służbowej poza granicami kraju może wynosić np. 30 EUR (oczywiście jakiekolwiek inne niż z rozporządzenia „delegacyjnego” uregulowania możliwe są tylko u pracodawcy spoza sfery budżetowej). Zmiana stawek diet np. dla Czech nie wpłynie w żaden sposób na tę regulację wewnętrzną.

Regulacje przejściowe

Projekt zawiera regulacje przejściowe odnoszące się do podróży trwających w dniu jego wejścia w życie. W przypadku podróży służbowej rozpoczętej i niezakończonej przed dniem wejścia w życie rozporządzenia zmieniającego, należności z tytułu podróży służbowej ustalać się będzie:

• za czas podróży przypadający przed dniem wejścia w życie nowelizacji  – na podstawie przepisów dotychczasowych;
• za czas podróży przypadający od dnia wejścia w życie nowelizacji– na podstawie nowych stawek.

Przykład: Pracownik wyjeżdża w podróż służbową z Poznania do Warszawy we wtorek o godz. 9:00, powrót zaplanowano w piątek na godz. 16:00. Przyjmijmy założenie, że w czwartek wchodzą w życie zmienione stawki.

Podróż trwała 3 pełne doby i 7 godzin i z tytułu diety:

• za pierwszą dobę (od wtorku godz. 9:00 do środy, do godz. 9:00) przysługuje 45 zł,
• za drugą dobę (do godz. 9:00 w czwartek) przysługuje dieta w wysokości 50,63 zł (15/24 z 45 zł + 9/24 z 60 zł),
• za kolejną dobę (do godz. 9:00 w piątek) przysługuje 60 zł,
• za 7 godz. rozpoczętej czwartej doby przysługuje 30,00 zł (½ z 60 zł).