Bez udokumentowanej pomocy de minimis nie będzie wakacji składkowych
Przedsiębiorcy, którzy będą chcieli ponownie skorzystać z wakacji składkowych, a zawczasu nie pobrali kopii wszystkich dokumentów potwierdzających otrzymaną przez nich pomoc de minimis, mogą zostać zaskoczeni żądaniem dołączenia tych kopii jako załączników do wniosku. Także uzyskanie zaświadczenia może opóźnić moment skorzystania z wakacji składkowych, bo z platformy ZUS można pobrać zaświadczenie tylko za ostatni rok. Nie jest to sytuacja bez wyjścia, jednak prawnicy przypominają, że przedsiębiorcy powinni posiadać i przechowywać kopie wszystkich dokumentów, zwłaszcza w okresach nieprzedawnionych.
Rok 2026 to nowy rok kalendarzowy, w którym osoby prowadzące działalność gospodarczą mogą skorzystać z tzw. wakacji składkowych, czyli zwolnienia z opłacenia składek za jeden miesiąc w roku. Będzie to już trzeci rok kalendarzowy, w którym można skorzystać z tej ulgi, a składki, z których przedsiębiorca uzyska zwolnienie, sfinansuje budżet państwa. Zwolnienie obejmuje składki na obowiązkowe ubezpieczenia społeczne: emerytalne, rentowe i wypadkowe przedsiębiorcy, jego dobrowolne ubezpieczenie chorobowe oraz składki na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy, jeśli je opłaca. Nie obejmuje natomiast składek na ubezpieczenie zdrowotne ani składek, które ma on obowiązek opłacać za swoich pracowników.
Co ważne, wakacje składkowe stanowią pomoc de minimis, a przedsiębiorca musi dysponować limitem tej pomocy co najmniej w wysokości sumy obowiązujących go w danym miesiącu kalendarzowym składek na ubezpieczenia społeczne, z których chce uzyskać zwolnienie. Kwota pomocy publicznej otrzymanej w okresie trzech minionych lat nie może przekroczyć 300 tys. euro.
Jednak przedsiębiorcy, którzy będą składać wniosek po raz kolejny (z wakacji można było skorzystać w 2024 r., w 2025 r. i teraz, po raz trzeci – w 2026 r.), mogą zostać zaskoczeni tym, że na PUE ZUS/eZUS dostępne dla nich będzie zaświadczenie o pomocy de minimis, z której skorzystali tylko za ostatni rok. Jeśli nie byli zapobiegliwi i nie zachowali kopii zaświadczenia sprzed roku czy dwóch lat, to teraz mogą napotkać na dodatkowe trudności, co może opóźnić moment skorzystania z wakacji składkowych w tym roku.
Czy osoba współpracująca może skorzystać z wakacji składkowych? - sprawdź w LEX >
- Jeżeli jakiś organ wymaga wykazywania danych, które są dostępne w rejestrach państwowych, to powinny one zostać tak dostosowane, aby dane mogły zostać pobrane także za inne okresy niż tylko ostatni rok – mówi serwisowi Prawo.pl Przemysław Hinc, doradca podatkowy i członek zarządu w kancelarii PJH Doradztwo Gospodarcze.
Czytaj również: Przy okazji wakacji składkowych ZUS sprawdzi także inne ulgi>>
Albo oświadczenie, albo zaświadczenie
Zgodnie z art. 36d ust. 2 pkt 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych wniosek o zwolnienie z opłacania składek (tzw. wakacje składkowe) zawiera m.in.:
- zaświadczenia o pomocy de minimis i pomocy de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie, jaką przedsiębiorca otrzymał w okresie trzech lat poprzedzających dzień złożenia wniosku, albo
- oświadczenie o wielkości tej pomocy otrzymanej w tym okresie, albo
- oświadczenie o nieotrzymaniu takiej pomocy w tym okresie.
- Powyższe oznacza, że we wniosku o wakacje składkowe przedsiębiorca składa oświadczenie o łącznej wielkości pomocy de minimis, jaką otrzymał w okresie trzech lat poprzedzających dzień złożenia wniosku (nie ma znaczenia, kto takiej pomocy udzielił), albo dołącza do wniosku zaświadczenia o pomocy de minimis i pomocy de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie jaką otrzymał w okresie trzech lat poprzedzających dzień złożenia wniosku (w tym również zaświadczenia z ZUS, jeżeli takie w tym okresie otrzymał) - przekazało nam Biuro Prasowe Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. I dodało: - Dla przedsiębiorcy łatwiejsze jest podanie we wniosku o wakacje składkowe łącznej wartości otrzymanej pomocy de minimis, gdyż w tym przypadku nie musi dołączać jakichkolwiek załączników do wniosku.
Przygotowując oświadczenie, przedsiębiorca może skorzystać z Systemu Udostępniania Danych o Pomocy Publicznej (SUDOP), czyli bazy udostępnionej przez Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumenta, zawierającej informacje o wdrażanych w Polsce środkach pomocowych, pomocy udzielonej w ramach wdrażanych w Polsce środków pomocowych oraz wszelkiej pomocy publicznej i pomocy de minimis udzielonej danemu beneficjentowi. Ci natomiast, którzy chcą uniknąć ewentualnych pomyłek i sytuacji, że nie wykażą całej udzielonej im w tym okresie pomocy de minimis, mogą wybrać formę zaświadczenia.
O to, jakie błędy są najczęściej popełniane we wnioskach, zapytaliśmy ZUS. - Nie prowadzimy szczegółowych statystyk w tym zakresie – przekazał ZUS. Jednocześnie poinformował, że błędy popełniane przez przedsiębiorców wnioskujących o wakacje składkowe roku dotyczą głównie kwestii formalnych i terminów.
Udokumentowana pomoc de minimis to podstawa
- W tym roku będę składać wniosek o wakacje składkowe po raz trzeci. Osobiście nie mam problemu z wykazywaniem otrzymywanej pomocy de minimis, bo założyłem sobie w komputerze specjalną teczkę zatytułowaną „wakacje składkowe” i tam wrzucam na bieżąco wszystkie dokumenty potwierdzające otrzymywaną pomoc. Robię tak, bo od mojej księgowej wiem, że przy występowaniu o wakacje składkowe czasami nie wystarczy podanie samej wartości udzielonej pomocy de minimis. Przy składaniu oświadczenia są urzędy, które wymagają załączników, czyli kopii dokumentów. Dla przedsiębiorców, którzy będą występowali o ulgę po raz pierwszy czy drugi lepiej o tym przypomnieć, żeby nie byli nieprzyjemnie zaskoczeni – napisał do redakcji Prawo.pl Czytelnik. On sam składa oświadczenia, bo – jak twierdzi – lepiej jest samemu dokumentować otrzymaną pomoc de minimis.
Zdaniem Przemysława Hinca osoby prowadzące działalność gospodarczą jako profesjonaliści powinni zadbać o to, aby posiadać kopie wszystkich otrzymanych dokumentów w okresach, w których nie doszło jeszcze do przedawnienia się zobowiązań czy to podatkowych, czy – jak w tym przypadku – składek na ubezpieczenia społeczne. – Przedsiębiorcy powinni tego pilnować i pobierać zaświadczenia na bieżąco. Bo gdyby ZUS doszedł kiedyś do wniosku, że zwolnienie z opłacania składek im się jednak nie należało, to będzie dochodził zapłaty składek nawet za okresy przekraczające pięcioletni okres przedawnienia, jak to ma miejsce w przypadku większościowych wspólników zatrudnionych w swoich spółkach, którzy otrzymują decyzje ZUS, w których Zakład stwierdza, że przez ostatnie kilkanaście czy nawet kilkadziesiąt lat nie podlegali ubezpieczeniom społecznym, mimo że przez cały ten okres od ich wynagrodzeń były opłacane składki - zauważa Przemysław Hinc. I dodaje: - Dlatego tak ważne jest prawidłowe udokumentowanie wszystkich form wsparcia. Owszem przedsiębiorca może posiłkować się zaświadczeniami o udzielonej mu pomocy de minimis, ale to on posiada pełną wiedzę, kiedy i z jakiej pomocy korzystał.
Zobacz też szkolenie online w LEX: Jak zaraportować w dokumentach rozliczeniowych wakacje składkowe >
- Wakacje składkowe stanowią pomoc publiczną, co oznacza, że Zakład Ubezpieczeń Społecznych jest zobowiązany do weryfikacji spełnienia ustawowych warunków jej udzielenia. Równolegle po stronie przedsiębiorcy pozostaje obowiązek należytego udokumentowania korzystania z ulgi oraz przechowywania dokumentów w okresie nieprzedawnionym – mówi nam dr Katarzyna Kalata, radca prawny, Kancelaria Kalata specjalizująca się w prawie pracy i ubezpieczeniach społecznych. Jak podkreśla, brak dokumentacji może skutkować uznaniem zwolnienia za nienależne i w konsekwencji obowiązkiem zapłaty składek wraz z odsetkami. - Nie jest to kwestia uznaniowości organu, lecz konsekwencja ustawowego modelu rozliczania pomocy publicznej. To po prostu element porządku prawnego – bez złej woli po stronie organu – zaznacza dr Katarzyna Kalata.
Zobacz zestawienie w LEX: Pomoc de minimis z zakresu kadr >
