Pytania pochodzą z Serwisu Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych:

Po jakim czasie nienależnie opłacone składki ulegają przedawnieniu?

Jak rozliczyć pracownika, który już nie pracuje?

Odpowiedź: nienależnie opłacone składki ulegają przedawnieniu po upływie 5 lat, licząc od dnia otrzymania zawiadomienia z ZUS o kwocie nienależnie opłaconych składek, a w przypadku braku zawiadomienia - po upływie 5 lat licząc od dnia opłacenia nienależnych składek.

Uzasadnienie: nienależnie opłacone składki podlegają zaliczeniu przez ZUS z urzędu na poczet zaległych lub bieżących składek, a w razie ich braku - na poczet przyszłych składek, chyba że płatnik składek złoży wniosek o zwrot składek - art. 24 ust. 6a ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - dalej u.s.u.s. Wniosek o zwrot nienależnie opłaconych składek płatnik składek może złożyć w ZUS dopiero po stwierdzeniu, że składki zostały nienależnie opłacone (art. 24 ust. 6c u.s.u.s.). Z reguły stwierdzenie nienależnie opłaconych składek następuje poprzez złożenie w ZUS odpowiednich dokumentów rozliczeniowych korygujących. ZUS zawiadamia płatnika składek o kwocie nienależnie opłaconych składek, które mogą być zwrócone, chyba że nie przekraczają wysokości kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym (art. 24 ust. 6b u.s.u.s.). Nienależnie opłacone składki ulegają przedawnieniu po upływie 5 lat, licząc od dnia otrzymania zawiadomienia ZUS o kwocie nienależnie opłaconych składek, a w przypadku braku zawiadomienia - po upływie 5 lat licząc od dnia opłacenia nienależnych składek (art. 24 ust. 6g u.s.u.s.). Bieg terminu przedawnienia nienależnie opłaconych składek ulega jednak zawieszeniu:

1) w przypadku wydania przez ZUS decyzji w sprawie nienależnie opłaconych składek - od dnia wszczęcia postępowania do dnia, w którym decyzja stała się prawomocna,

2) jeżeli wydanie decyzji w sprawie nienależnie opłaconych składek jest uzależnione od rozstrzygnięcia zagadnienia wstępnego przez inny organ lub sąd - do dnia, w którym decyzja innego organu stała się ostateczna lub orzeczenie sądu uprawomocniło się, nie dłużej jednak niż na okres 2 lat,

3) od dnia śmierci spadkodawcy do dnia uprawomocnienia się postanowienia sądu o stwierdzeniu nabycia spadku albo zarejestrowania aktu poświadczenia dziedziczenia, nie dłużej jednak niż do dnia, w którym upłynęły 2 lata od śmierci spadkodawcy,

4) w przypadku wydania przez ZUS decyzji stwierdzającej brak obowiązku podlegania ubezpieczeniom społecznym lub obniżającej podstawę wymiaru składek na te ubezpieczenia - od dnia wszczęcia postępowania do dnia, w którym decyzja stała się prawomocna (art. 24 ust. 6h  u.s.u.s.). Zawieszenie biegu terminu przedawnienia sprawia, że przy obliczaniu tego terminu nie uwzględnia się okresu, na których nastąpiło zawieszenie biegu terminu przedawnienia nienależnie opłaconych składek.

Polecamy: SN: bieg terminu przedawnienia składek trzeba liczyć indywidualnie

Niezależnie od tego czy pracodawca wystąpi do ZUS o zwrot nadpłaconych składek, czy też zostaną one zaliczone na poczet zaległych bądź bieżących składek, pracodawca ma obowiązek zwrócić pracownikowi tę część nienależnie opłaconych składek na ubezpieczenia społeczne, które zostały sfinansowane z jego środków. Dotyczy to również byłego pracownika. Zwracana byłemu pracownikowi kwota nadpłaty składek na ubezpieczenia społeczne jako przychód ze stosunku pracy podlega podatkowi dochodowemu od osób fizycznych - art. 9 ust. 1, art. 11 ust. 1, art. 12 ust. 1, art. 27b i art. 31 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - dalej u.p.d.o.f. Od przypadającej pracownikowi kwoty nienależnie opłaconych składek na ubezpieczenia społeczne należy więc pobrać zaliczkę podatkową. Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne pracownika pomniejsza się o kwotę składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe sfinansowane przez pracownika - art. 81 ust. 6 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych. Opłacenie nienależnych składek na ubezpieczenia społeczne pracownika powoduje więc zaniżenie składki na ubezpieczenie zdrowotne. Jednocześnie składki na ubezpieczenie zdrowotne na zasadach i w zakresie określonym przepisami u.p.d.o.f. podlega odliczeniu od podatku dochodowego od osób fizycznych. Z tego też względu zaliczkę podatkową należy pomniejszyć o kwotę niedopłaconej składki na ubezpieczenie zdrowotne, z tym zastrzeżeniem, że odliczona kwota składki nie może przekroczyć 7,75% podstawy wymiaru tej składki. Zwracana pracownikowi część nienależnie opłaconych składek na ubezpieczenia społeczne powinna więc być pomniejszona o zaliczkę podatkową oraz kwotę niedopłaconej składki na ubezpieczenie zdrowotne.