We wtorek rano zbierze się senacka Komisja Rodziny, Polityki Senioralnej i Społecznej, która zajmie się nową ustawą o ochronie danych osobowych, uchwaloną przez Sejm 10 maja. Zastąpi ona obecnie obowiązującą ustawę i dostosuje polskie przepisy do wymagań RODO (GDPR), czyli nowego unijnego rozporządzenia dotyczącego ochrony danych osobowych. Senat musi przyjąć ustawę na trwającym posiedzeniu, żeby mogła wejść w życie 25 maja, czyli w dniu, od którego będzie stosowane RODO.
Ustawa dodaje do Kodeksu pracy 2 przepisy: art 22(2) i art. 22(3). Pierwszy dotyczy monitoringu wizyjnego, drugi monitoringu poczty elektronicznej. Zapisy budzą duże wątpliwości wśród prawników. Zastrzeżenia zgłasza też Konfederacja Lewiatan, GIODO i Biuro Legislacyjne Kancelarii Senatu.
Monitoring wreszcie zalegalizowany
Sam fakt wprowadzenia do Kodeksu pracy monitoringu chwali prof. UKSW dr hab. Monika Gładoch. - Po raz pierwszy w przepisach w sposób wyraźny dopuszczono stosowanie monitoringu - podkreśla. Zauważa jednocześnie, że w ustawie bardzo konkretnie określono cel, w którym monitoring może być stosowany. Zdecydowanie nie może to być kontrola pracowników - tego, czy i jak wykonują pracę.
Ustawa wyraźnie stanowi, że pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
[-OFERTA_HTML-]
Kłopotliwe miejsca
Ustawa wprowadza przy tym ważne wyłączenie: monitoring nie obejmuje pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni lub pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej - ale trzeba podkreślić, że nie jest to wyłączenie bezwzględne.
O ile Senat nie wprowadzi do ustawy żadnych zmian, to monitoring w takich pomieszczeniach będzie można zastosować, jeżeli nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, a także zasady wolności i niezależności związków zawodowych, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób. Taką konstrukcję przepisu krytykuje prof. Monika Gładoch - Zastanawiam się jak zainstalować monitoring w pomieszczeniach sanitarnych bez naruszania godności pracownika - mówi.
Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych postuluje wyłączenie możliwości monitorowania pomieszczeń, w których osoby obserwowane mają uzasadnione oczekiwanie ochrony prywatności i intymności.
Nowe obowiązki informacyjne
Pracodawca, który będzie chciał po 25 maja stosować monitoring, będzie musiał oznaczyć monitorowane pomieszczenia i poinformować o ich monitorowaniu pracowników (nie później niż na 2 tygodnie przed jego uruchomieniem, a w przypadku nowych pracowników - przed dopuszczeniem do pracy).
Czytaj też: Kwestionariusz osobowy po wejściu w życie RODO >>
Nie wiadomo, co zrobić, gdy monitoring już działa
Całkowicie pominięto w tych przepisach sytuację, w której pracodawca ma już monitoring - nie przewidziano bowiem żadnego okresu przejściowego.
Aldona Figura, Główny legislator zauważa, że ustawa powinna zawierać stosowne przepisy przejściowe odnoszące się do pracodawców, u których w dniu wejścia w życie ustawy monitoring jest już stosowany, ponieważ nakłada na pracodawcę określone obowiązki informacyjne.
Na to samo zwraca uwagę Prezydent Konfederacji Lewiatan Henryka Bochniarz. Proponuje wprowadzenie miesięcznego okresu przejściowego. Jeśli taki przepis nie zostanie dodany, nie będzie wiadomo, jak firmy powinny postąpić, aby nie narazić się na naruszenie ustawy - czy zaprzestać monitorowania, poinformować pracowników i dopiero po 2 tygodniach włączyć kamery? Jeśli senacka komisja nie poprawi przepisu, firmy będą miały problem.
Po 3 miesiącach nagranie trzeba zniszczyć
Nagrania z monitoringu pracodawca będzie mógł przechowywać nie dłużej niż 3 miesiące od dnia nagrania. Później należy je z niszczyć, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej. I tu ustawa wprowadza kolejny wyjątek: Jeśli nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, termin ten ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.
Czytaj też: Pracodawcy przechowują za dużo danych >>
Przepisy zapobiegające niszczeniu nagrań, gdy zastosowanie znajdują przepisy odrębne zwróciły uwagę GIODO. Mirosław Sanek, zastępca GIODO zgłosił w opinii do ustawy, że postanowienia te nie zostały uzasadnione, tym samym nie jest jasnym, w jakich sytuacjach i jak długo wymagane będzie przechowywanie nagrań. W przypadku zakładów pracy nie powinno to obejmować przepisów dot. postępowań dyscyplinarnych, jako że stosowanie monitoringu wizyjnego ma być dopuszczalne w innych niż ocena pracownika celach - dodaje.
[-DOKUMENT_HTML-]
Monitoring w układzie zbiorowym - to nie jest dobry pomysł
Konfederacja Lewiatan podkreśla też, że zastosowanie procedury zmiany układu zbiorowego do kwestii monitoringu jest zbyt rozbudowane biurokratycznie, co nie jest uzasadnione wagą poruszanej tematyki - wymaga przesłania protokołu wraz z wnioskiem o rejestrację do PIP, a następnie oczekiwania na jego pozytywne rozpatrzenie. Dodatkowo kwestie dotyczące celów, zakresu oraz sposobu zastosowania monitoringu zakładów pracy są kwestiami, które mogą ulegać okresowym zmianom, m.in. w zależności od rodzaju aktualnej działalności wykonywanej w zakładzie pracy (przykładowo - możliwe jest wprowadzanie okresowych zwiększeń zakresu monitorowanych pomieszczeń oraz sposobów monitorowania w przypadku np. wykonywania działalności o dużym stopniu niebezpieczeństwa dla pracowników / osób postronnych, przechowywania szczególnie cennych składników majątkowych lub szczególnie niebezpiecznych substancji itp.). Konfederacja Lewiatan uważa, że takie kwestie powinny być normowane w bardziej elastycznym akcie prawnym, niż układ zbiorowy - trudno przecież przyjąć, że w przypadku zaistnienia konieczności zmian celów, zakresu oraz sposobu zastosowania monitoringu pracodawca będzie musiał za każdym razem wikłać się w skomplikowaną procedurę zmiany układu zbiorowego. Wprowadzenie zmian do układu zbiorowego nie jest możliwe w innym trybie.