W procesie rekrutacji pracowników kluczowe są dwie przesłanki przetwarzania danych osobowych: zgoda oraz niezbędność do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na pracodawcy.

Czytaj również: Zakaz umieszczania informacji na liście obecności z uwagi na RODO jest absurdalny>>
 

Rekrutacja a granice pozyskiwania danych

Proces rekrutacji z reguły składa się z następujących etapów:

  1. publikacja ogłoszenia;
  2. zapoznanie się z dokumentami rekrutacyjnymi;
  3. wstępna selekcja kandydatów – wybór kandydatów spełniających wymagania pracodawcy;
  4. właściwa selekcja kandydatów za pomocą takich narzędzi jak rozmowa kwalifikacyjna, testy, czy też zadania praktyczne;
  5. wybór odpowiedniego kandydata, negocjacja warunków umowy i jej podpisanie.

Zasady przetwarzania danych osobowych kandydatów na pracowników regulują przepisy:

  1. rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.), zwane dalej RODO oraz
  2. art. 221– 221b ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy.

 

Czytaj w LEX: Procedura zatrudniania krok po kroku >

 

Wskazane przepisy kodeksu pracy mają zastosowanie do pracodawców, pracowników oraz kandydatów na pracowników. Swoim zakresem nie obejmują natomiast osób wykonujących pracę na podstawie umów cywilnoprawnych. Granice pozyskiwania danych kandydatów i pracowników wyznacza ponadto zakaz dyskryminacji wynikający z art. 113 k.p., w myśl którego jakakolwiek dyskryminacja w zatrudnieniu, bezpośrednia lub pośrednia, w szczególności ze względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną, zatrudnienie na czas określony lub nieokreślony albo w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy – jest niedopuszczalna.

Czytaj w LEX: Przeciwdziałanie dyskryminacji w zatrudnieniu a praktyka kadrowa. Rekomendacje dotyczące obszaru rekrutacji >

 

System prawa pracy. Tom III. Indywidualne prawo pracy. Część szczegółowa

Małgorzata Gersdorf, Krzysztof Rączka

Sprawdź  

Dane osobowe kandydatów przetwarzane na żądanie potencjalnego pracodawcy

Zgodnie z art. 221 par. 1 k.p., pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

  1. imię (imiona) i nazwisko;
  2. datę urodzenia;
  3. dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
  4. wykształcenie;
  5. kwalifikacje zawodowe;
  6. przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Pracodawca żąda podania danych osobowych dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku. Rozwiązanie to służy realizacji zasady minimalizacji danych osobowych.

Uwzględniając cel, jaki przyświeca gromadzeniu tych danych, tj. podjęcie przez pracodawcę decyzji o zatrudnieniu pracownika, która będzie się opierała na ocenie jego przydatności do pracy na określonym stanowisku, informacje przekazywanie przez pracownika muszą być konkretne, tj. nie mogą ograniczać się jedynie do zdawkowej informacji, że odbył jakieś kursy czy ukończył studia, bez wskazywania, jakie dokładnie .

Ustawodawca dopuścił w art. 221 par. 4 kodeksu pracy możliwość żądania przez pracodawcę podania innych danych osobowych niż określone w par. 1 i 3 art. 221k.p., gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

W polskim systemie prawnym pracodawca, który domaga się podania od kandydata na pracownika jakichkolwiek dodatkowych informacji, powinien wykazać się podstawą ustawową takiego żądania.

Za przykład mogą tu służyć przepisy przewidujące wymóg niekaralności czy korzystania z pełni praw publicznych na określonych stanowiskach. Zgodnie z art. 6 ust. 1 pkt 10 ustawy z dnia 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym, prawo do uzyskania informacji o osobach, których dane osobowe zgromadzone zostały w rejestrze, przysługuje pracodawcom, w zakresie niezbędnym dla zatrudnienia pracownika, co do którego z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej.

Zobacz procedurę w LEX: Legalność przetwarzania danych osobowych (innych niż dane wrażliwe) >

Udostępnienie danych osobowych kandydata na żądanie pracodawcy następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Oznacza to, że bez wyraźnej podstawy ustawowej niedopuszczalne jest np. żądanie przez pracodawcę od kandydatów do pracy i pracowników poddania się badaniom za pomocą poligrafu (wariografu) oraz testów na inteligencję, psychologicznych, psychometrycznych i innych, w przypadku których naruszenie godności i prywatności pracownika jest szczególnie wysokie.

 

Sprawdź również książkę: System prawa pracy. Tom III. Indywidualne prawo pracy. Część szczegółowa >>


Przetwarzanie danych osobowych za zgodą kandydatów na pracowników

Przepisy kodeksu pracy szczegółowo regulują przetwarzanie danych osobowych kandydatów na pracowników za ich zgodą, ale nie przesądzają, w jakiej formie ma zostać udzielona zgoda. W tej kwestii zastosowanie znajdzie bezpośrednio art. 7 RODO.

„Zgoda” osoby, której dane dotyczą oznacza dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli, którym osoba, której dane dotyczą, w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego, przyzwala na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych (art. 4 pkt 11 RODO).

Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, administrator musi być w stanie wykazać, że osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych.

Zobacz procedurę w LEX: Zakres danych osobowych pracownika i kandydata do pracy przetwarzanych przez pracodawcę >

Osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Osoba, której dane dotyczą, jest o tym informowana, zanim wyrazi zgodę. Wycofanie zgody musi być równie łatwe jak jej wyrażenie.

Brak zgody lub jej wycofanie, nie może być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie, a także nie może powodować wobec niej jakichkolwiek negatywnych konsekwencji (art. 221a par. 2 k.p.).

Oznacza to, że jeżeli na którymś z etapów rekrutacji pracodawca chciałby przetwarzać inne dane niż te, których obowiązek udostępnienia wynika wprost z przepisów rangi ustawowej, to odmowa któregoś z kandydatów udostępnienia tego typu danych nie może skutkować niedopuszczeniem go do dalszych etapów rekrutacji.

Zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie dotyczy danych osobowych udostępnianych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie na wniosek pracodawcy lub danych osobowych przekazanych pracodawcy z  inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie (art. 221b par.  1 k.p.).

Dr Magdalena Rycak jest radcą prawnym, kierownikiem studiów podyplomowych Prawo pracy i ubezpieczeń społecznych – kadry i płace oraz Ochrona danych osobowych i zarządzanie bezpieczeństwem informacji realizowanych w Centrum Kształcenia Podyplomowego Uczelni Łazarskiego w Warszawie.

 

 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.