Artykuł powstał na podstawie prezentacji Zbigniewa Kinala, dyrektora Departamentu Zarządzania Personelem Energa-Operator, pt. Programy dobrowolnych odejść i programy osłonowe dla pracowników. Case study Energa-Operator podczas konferencji Trio Conferences dnia 22 grudnia 2013 r. w Warszawie.

Energa-Operator SA powstała w 2004 r. w wyniku połączenia ośmiu odrębnych zakładów energetycznych funkcjonujących wcześniej w ramach tzw. grupy G-8. W 2007 r., kiedy to na mocy obowiązujących przepisów nastąpiło w Polsce rozdzielenie działalności dystrybucyjnej od obrotowej (handlowej), Energa-Operator została operatorem systemu dystrybucyjnego.

Energa-Operator dostarcza energię elektryczną do blisko 3 mln klientów, działa na około jednej czwartej terytorium kraju.

Energa-Operator jest jednym podmiotem gospodarczym w myśl prawa spółek handlowych, natomiast w rozumieniu prawa pracy posiada strukturę wielopracodawczą, posiada osiem oddziałów (Elbląg, Olsztyn, Słupsk, Koszalin, Gdańsk, Toruń, Kalisz, Płock). Każdy z oddziałów posiada odrębny zakładowy układ zbiorowy pracy, regulamin pracy, regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i kilka zakładowych organizacji związkowych, bardzo często skupionych w ramach organizacji międzyzakładowych.

Wstęp do restrukturyzacji

W 2009 r. zarząd Energa-Operator rozpoczął szereg zmian własnościowych, które doprowadziły do uporządkowania struktury właścicielskiej. W 2009 r. podjęto też decyzję o segmentyzacji prowadzonej działalności dystrybucyjnej przez podmioty od niej zależne.

Nowa organizacja segmentu dystrybucji oparta została o specjalizację spółek oraz ich doskonalenie się w ramach jednej domeny działania. W latach 2010–2011 w segmencie przeprowadzono procesy konsolidacji obszarów operacyjnych, które doprowadziły do specjalizacji poszczególnych, dotychczas wielobranżowych spółek.

W 2012 r. podjęto decyzję o przeniesieniu całej działalności eksploatacyjnej prowadzonej dotychczas przez oddziały Energa-Operator do sześciu podmiotów zależnych – spółek wykonawstwa.

Działalność pomocnicza, niezwiązana wprost z działalnością techniczną, została wydzielona na zewnątrz segmentu – powstało kadrowo-płacowe centrum usług wspólnych oraz spółka obsługująca IT.

 

Zobacz także: Zwolnienia grupowe - krok po kroku

Przeprowadzenie zmian w organizacji i funkcjonowaniu segmentu dystrybucji wymusiło określone działania w obszarze zarządzania personelem. Podstawowym wyzwaniem było określenie optymalnej ilości i struktury zatrudnienia. Działania w tym obszarze polegały na prowadzeniu cyklicznej etatyzacji oraz działań dostosowawczych do jej wyników, np. programów dobrowolnych odejść w obszarach, gdzie zatrudnienie jest nadwymiarowe.

 

Na przestrzeni ostatnich trzech lat Energa-Operator dwukrotnie przeprowadziła tzw. proces etatyzacji, obliczenia ilości etatów niezbędnych w spółce do wykonywania poszczególnych zadań realizowanych w ramach opisanych procesów – mówił podczas konferencji Trio Conferences w grudniu 2013 r. Zbigniew Kinal, dyrektor Departamentu Zarządzania Personelem Energa-Operator.

W 2013 r. została podjęta decyzja o zaprzestaniu z końcem marca 2014 r. wykonywania przez sześć spółek prac inwestycyjnych na sieci na rzecz Energa-Operator.

 

Podczas ostatniego badania etatyzacyjnego zakończonego na początku 2013 r. wyliczyliśmy, ile etatów będzie nam potrzebnych wyłącznie w działalności eksploatacyjnej realizowanej przez nasze spółki w ramach prac na sieci – mówił Zbigniew Kinal. – Okazało się, że w działalności tej w stosunku do całkowitego zatrudnienia mamy nadmiar ponad 800 etatów. Oznaczało to, że średnio 140 osób w każdej z sześciu spółek powinno odejść.

Uwarunkowania zmian

W 2007 r. w Energa-Operator została podpisana ze związkami zawodowymi umowa społeczna gwarantująca pracownikom 10-letni okres zatrudnienia w spółce. Jeśli pracodawca naruszyłby tę gwarancję, byłby zmuszony do wypłacenia odszkodowania będącego równowartością płacy pozostającej do upływu 10-letniego okresu ochronnego.

To niemałe pieniądze, dlatego trudno nam było prowadzić restrukturyzację firmy zgodnie z naszą wizją – mówił Zbigniew Kinal. – Mimo to zredukowaliśmy w tym czasie blisko 2 tys. pracowników, a nie mieliśmy zwolnień grupowych. Wszystkie redukcje udało się nam przeprowadzić w ramach programów osłonowych, w większości w ramach programów odejść za odszkodowaniem.

Obowiązująca w grupie Energa umowa społeczna zawiera w treści przepisy dotyczące konieczności uzgodnienia ze związkami zawodowymi procesów restrukturyzacji, w tym wprowadzenia programu dobrowolnych odejść. W Energa-Operator funkcjonują 23 organizacje związkowe, do których należy w sumie blisko 70% członków załogi (grudzień 2013).

Przy tak dużej liczbie funkcjonujących organizacji związkowych prowadzenie negocjacji, które kończą się zawarciem pomiędzy stronami porozumienia, jest bardzo dużym wyzwaniem.

Poszczególni członkowie organizacji związkowych często wyrażali zrozumienie dla konieczności przemian w segmencie, ale oficjalnie jako związek nie zgadzali się podpisać się pod porozumieniami restrukturyzacyjnymi czy pod regulaminami wprowadzającymi program dobrowolnych odejść, bo – jak twierdzili – związki wcześniej nie wyraziły zgody na wprowadzenie strategii i modelu funkcjonowania segmentu dystrybucji. Powodowało to swego rodzaju sytuację patową: zmiany są potrzebne, związki to rozumieją, ale jednocześnie nie chcą się zgodzić na zmniejszanie zatrudnienia.

 

Brak uzgodnienia ze związkami zawodowymi wprowadzenia u pracodawcy programu dobrowolnych odejść, mając na uwadze zapisy umowy społecznej w tym zakresie, spowodował, że pracodawca, chcąc zmniejszyć zatrudnienie wśród osób objętych gwarancjami zatrudnienia, wprowadził u siebie regulacje umożliwiające pracownikowi złożenie oferty rozwiązania swojej umowy o pracę za wypłatą odszkodowania.

Po co programy odejść za odszkodowaniem?

Najważniejszym powodem wprowadzania programów odejść za odszkodowaniem jest zmniejszanie zatrudnienia u pracodawcy z jednoczesną minimalizacją negatywnych skutków pracowniczych związanych z utratą przez nich zatrudnienia.

Pierwszy program odejść za odszkodowaniem uruchomiony w 2010 r. w Energa-Operator dawał możliwość odejścia pracownikom, którzy osiągnęli wiek przedemerytalny – mówił Zbigniew Kinal. – Umowa społeczna daje ochronę tej grupie pracowników. Wielu naszych pracowników może odejść na wcześniejszą emeryturę, bo mają do tego uprawnienia, ale z różnych powodów nie chcą. Średnia płaca w firmie Energa-Operator jest znacznie wyższa od wynagrodzenia rynkowego i dlatego pracownicy nie są zainteresowani wcześniejszym odejściem z pracy. Wprowadzaliśmy więc takie programy, które zachęcały pracowników do wcześniejszego odejścia na emeryturę za odszkodowaniem.

 

Kolejny wprowadzony w 2010 r. program nie był ukierunkowany na żadną z grup pracowniczych i dawał możliwość odejścia za odszkodowaniem wszystkim pracownikom objętym gwarancjami zatrudnienia. W celu uniknięcia odejść z organizacji najlepszych pracowników program zakładał możliwość odrzucenia przez pracodawcę oferty pracownika o rozwiązaniu umowy o pracę, wskazując przyczynę jej odrzucenia. O tym, czy dany pracownik mógł skorzystać z takiego programu, decydowała kadra kierownicza.

Kolejne programy odejść za odszkodowaniem były już bardziej nacelowane na komórki organizacyjne lub grupy stanowisk, w których występował przerost zatrudnienia.

Każdorazowo przy prowadzonych działaniach restrukturyzacyjnych w Energa-Operator lub spółkach od niej zależnych uruchamiano programy odejść za odszkodowaniem, były one pewną alternatywą dla pracowników. Pracodawca informował każdorazowo pracowników, jak proces restrukturyzacji będzie wyglądał, np. że jest to przejście w trybie art. 231 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy do nowej spółki w ramach segmentu dystrybucji lub do spółki poza grupą Energa. Jeśli któryś z pracowników nie był zainteresowany przejściem, mógł odejść i skorzystać z pakietu osłonowego.

 

Dla Energa-Operator programy dobrowolnych odejść to także oszczędności. Wypłacane odszkodowania wynosiły średnio około 120 tys. zł, co stanowiło wynagrodzenie pracownika za okres od 18 do 24 miesięcy. Przy wysokich kosztach pracodawcy związanych z utrzymaniem pracownika (wyższe od rynkowego wynagrodzenie, dodatkowe pakiety socjalne) taka kwota wypłaconego odszkodowania zwraca się pracodawcy po 2–3 latach. Innym powodem jest też fakt, że dobrze wprowadzony program odejść za odszkodowaniem pomaga uniknąć napięć społecznych.

ZIOP – zasady indywidualnych odejść pracowników

Jak już wcześniej napisano, ponieważ umowa społeczna wymaga uzgodnienia programu dobrowolnych odejść ze związkami zawodowymi, a nigdy dotychczas nie udało się tego zrobić, programy dobrowolnych odejść są w Energa-Operator realizowane jako indywidualne oferty pracownicze.

Zasady indywidualnych odejść pracowników nie są formalnym programem dobrowolnych odejść, choć są podobne do tego typu programu. Zasady indywidualnych odejść w swojej treści określają reguły, na jakich jest możliwe rozwiązanie przez strony umowy o pracę za wypłatą odszkodowania. To pracownicy zgłaszają się do pracodawcy, wnosząc o indywidualne rozpatrzenie ich wniosku o rozwiązanie umowy o pracę. Takie rozwiązanie pozwala być w zgodzie z zapisem z umowy społecznej – tłumaczył Zbigniew Kinal.

 

Odszkodowanie wypłacane w ramach ZIOP przeważnie kalkulowane jest w ten sposób, że jest to 18-krotne wynagrodzenie danego pracownika liczone tak jak za urlop. To pozwala, aby poziom odszkodowania był w miarę równomierny dla wszystkich pracowników. Odszkodowanie powiększane było także o dodatkową kwotę za każdy rok pracy w energetyce i tak wyliczone wynagrodzenie korygowane w razie potrzeby w dół: maksymalna kwota odszkodowania, jaką można otrzymać, to 110 tys. zł.

 

Czasowo przy naszych ZIOP wprowadzamy bonus: dodatek za tzw. szybką reakcję pracownika – mówił Zbigniew Kinal. – Jeżeli np. pracownicy zdecydują się złożyć wniosek do końca wskazanego w danym ZIOP okresu, np. do końca października, otrzymują dodatkowy bonus, np. 18 tys. zł. Jeśli złożą wniosek o rozwiązanie umowy do końca listopada, otrzymują 15 tys. zł. Jeżeli w grudniu, nie dostają bonusu. Liczy się wniosek, rozwiązanie umowy może nastąpić później.

 

Zasady indywidualnych odejść pracowników przewidują też wypłatę nagrody jubileuszowej w momencie, gdy pracownik otrzymuje odszkodowanie. Ona nie jest częścią odszkodowania, ale nawet jeśli pracownik nabyłby ją po okresie odszkodowania, jest wypłacana wraz z odszkodowaniem. Okres ten nie może jednak przekraczać 12 miesięcy. Pracownicy korzystający z ZIOP mają też prawo do nagrody rocznej – to 8,5% wynagrodzenia rocznego, czyli tzw. trzynastka.

Zobacz także: Czy po zwolnieniach grupowych możliwe jest zatrudnienie firmy zewnętrznej?

 

Odprawa emerytalna

Zdarza się, że pracownicy korzystający z ZIOP i odchodzący z firmy następnego dnia składają wniosek do ZUS-u o przyznanie emerytury. Jeśli to udokumentują, pracodawca wypłaca im jeszcze odprawę emerytalną zgodnie z zapisami zakładowego układu zbiorowego pracy.

 

W ZIOP funkcjonuje zapis, który mówi o wyłączeniu kumulacji świadczeń. Pracownik nie może złożyć wniosku w ramach wielu programów – zawsze otrzymuje świadczenia tylko z jednego programu. Świadczenia w ramach ZIOP wypłacane są jednorazowo lub w dwóch ratach. Pracownicy mają możliwość zaproponowania terminu wypłaty drugiej raty – jest ona najczęściej przenoszona na kolejny rok, by uniknąć wyższego obciążenia podatkowego.

- Jeżeli pracownik odchodzi w drugiej połowie roku, jesteśmy skłonni zgodzić się na przeniesienie wypłaty drugiej raty do końca stycznia przyszłego roku. Rozłożenie na dłuższy okres mogłoby być uznane za działanie w celu obejścia przepisów prawa podatkowego: uniknięcia opodatkowania wyższą stawką podatkową – mówił Zbigniew Kinal.

 

Program Przedsiębiorca

W październiku 2013 r. został w Energa-Operator uruchomiony program Przedsiębiorca. Jest on przeznaczony dla pracowników spółek, zwłaszcza elektromonterów, którzy założą działalność gospodarczą i utworzą tzw. wykonawcę.

- Wykonawca to osoba lub grupa osób będących jednym przedsiębiorcą legitymującym się świadectwem kwalifikacyjnym E, które pozwala prowadzić prace inwestycyjne na naszej sieci – tłumaczył Zbigniew Kinal.

 

Odszkodowania w tym programie liczone są podobnie jak w ZIOP. Pracownik ma do wyboru dwa warianty: może otrzymać pełne odszkodowanie lub obniżone o 50%. Wzięcie 100% odszkodowania wiąże się z niższą gwarancją zleceń, z kolei wzięcie obniżonego odszkodowania upoważnia do wyższej gwarancji zleceń. Program zakłada dwa pakiety zleceń: 140 tys. zł na rok i 70 tys. na rok. Gdy Energa-Operator podpisuje umowę z wykonawcą, daje gwarancję zleceń na prace inwestycyjne na okres 36 miesięcy.

W ramach programu stworzono trzy kategorie prac na majątku sieciowym, które pracownicy mogą wykonywać. Każdy z wykonawców w zależności od posiadanych kwalifikacji wybiera odpowiedni dla siebie zakres prac.

- Do katalogu prac dołożyliśmy także proste prace niewymagające wysokich kwalifikacji technicznych. Zrobiliśmy to po to, by nie ograniczać osób, które będą uczestniczyć w tym programie – tłumaczy Zbigniew Kinal. – Wykonawcę może utworzyć np. księgowa, która skorzysta z tego programu, zawiąże działalność gospodarczą i zatrudni jednego lub kilku elektromonterów. Elektromonter może być wspólnikiem tej spółki albo jej pracownikiem, sposób prowadzenia biznesu jest wybierany przez pracownika.

 

Każdy wykonawca w zależności od wybranego pakietu otrzymuje gwarantowany wolumen zleceń. Zlecenia udzielane są wykonawcy w poszczególnych miesiącach po to, aby uniknąć kumulacji zleceń i ograniczać możliwości przerobowe wykonawców. Dzięki temu pracownicy nie mają obaw, że nie będzie pracy w pierwszej połowie roku, a w drugiej czeka ich nawał prac, którym nie będą w stanie podołać. Zresztą wykonawca może z różnych względów odmówić wykonania 20% zleconych prac i mimo to limit 140 tys. nie przepada. Jeżeli wykonawcy zrealizują prace w ramach swojego gwarantowanego limitu, mogą dodatkowo przystąpić do przetargów organizowanych przez Energa-Operator na dodatkowe zlecenia. Zlecenia udzielane wykonawcy w ramach gwarantowanego limitu przydzielane są bezprzetargowo.

- Pracownikom, którzy tworzą brygady przynajmniej dwuosobowe, możemy wydzierżawić samochody brygadowe. Program zakłada możliwość odkupienia przez pracowników za przysłowiową złotówkę podstawowych narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania prac na sieci – mówił Zbigniew Kinal.

 

Przed uruchomieniem programu przygotowano jego całą logistykę. W trakcie trwania programu Energa-Operator udzielała wsparcia pracownikom w zakresie zakładania działalności gospodarczej. Wynajęto do tego zewnętrzny podmiot. W kilkunastu lokalizacjach dyżurowali konsultanci, którzy udzielali pracownikom wszelkich niezbędnych informacji, w jaki sposób założyć i później prowadzić firmę. Elektromonterzy znają swoją pracę elektromonterską, ale niekoniecznie muszą znać przepisy dotyczące prowadzenia działalności gospodarczej. Przez półtora miesiąca odbyło się 200 takich spotkań, a konsultanci obsłużyli ponad 200 osób.

 

Istotnym elementem programu Przedsiębiorca było przeszkolenie całej kadry kierowniczej ze znajomości tego programu. Szkolenie trwało etapami ponad miesiąc. Chodziło o to, żeby menedżerowie potrafili odpowiedzieć na każde pytanie swojego pracownika i dać mu jak najlepsze wsparcie.

- Wydaliśmy zestaw pytań i odpowiedzi oraz przekazaliśmy uczestnikom programu całą procedurę obsługi operacyjnej, żeby pracownicy przystępujący do programu zanim podejmą decyzję o przystąpieniu do programu mogli dowiedzieć się o nim wszystkiego w najdrobniejszych szczegółach. Nasi pracownicy do przygotowanego programu zadali nam blisko 100 pytań z różnych obszarów – mówił Zbigniew Kinal. – Pracownicy bardzo pozytywnie zaopiniowali cały ten proces. Kluczem sukcesu było też uproszczenie wielu naszych wewnętrznych procedur.

 

Program przedemerytalny

To ostatni z programów służących zmniejszaniu zatrudnienia stosowany w Energa-Operator. Umożliwia on pracownikom, którzy mają nie więcej niż 24 miesiące do nabycia prawa do świadczeń emerytalnych (jakichkolwiek: emerytury lub wcześniejszej emerytury), uzyskanie prawa do odszkodowania wraz z możliwością świadczenia pracy jeszcze przez okres do 12 miesięcy. Pracownik przystępujący do tego programu podpisuje z pracodawcą porozumienie o rozwiązaniu umowy o pracę ze skutkiem za 12 miesięcy; przyznaniu odszkodowania za rozwiązanie umowy o pracę liczonego jak w ZIOP, jednak ograniczonego współczynnikiem korygującym, oraz bonus pieniężny na zachętę wypłacany już w momencie, gdy zostanie podpisane porozumienie o rozwiązaniu umowy o pracę. W standardowym programie ZIOP bonus przysługuje na sam koniec – tu płaci się go na początku.

 

O czym warto pamiętać

Kluczowa dla powodzenia programów odejść za odszkodowaniem jest starannie przemyślna komunikacja. Program wprowadzany dla określonej wąskiej grupy pracowników musi być jej zakomunikowany. Pracownicy muszą wiedzieć, dlaczego wprowadzany jest program, na jakich zasadach.

Doświadczenia z poprzednich edycji programów odejść za odszkodowaniem w Energa-Operator pokazują, że na początku odeszły osoby najbardziej zaradne, mające pomysł na dalszą karierę zawodową.

Pracodawca, zabezpieczając się przed odchodzeniem najcenniejszych dla niego pracowników, wprowadzał każdorazowo w zasadach specjalne zapisy pozwalające odmówić pracownikowi rozwiązania umowy o pracę za wypłatą odszkodowania. Zapisy zasad w tym zakresie okazały się skuteczne: żadnemu z tych pracowników, którzy zdecydowali się zaskarżyć do sądu decyzję o nieprzyznaniu im prawa do odejścia za odszkodowaniem, nie udało się dotychczas wygrać. Dyskusyjna pozostawała jednak korzyść firmy z dalszego zatrudniania osób bez motywacji do pracy i w późniejszym okresie mniej skwapliwie powstrzymywano „na siłę" pragnących odejść fachowców.

 

Istotna dla powodzenia tego typu programów jest też sytuacja na lokalnym rynku pracy. W regionach o wysokim bezrobociu może się zdarzyć, że odszkodowanie nie zrekompensuje pracownikowi odejścia z firmy, bo się szybko skończy, a na inną pracę nie można liczyć. W takich regionach programy odejść mogą liczyć się z mniejszym powodzeniem.

 

Dyrektor z Energa-Operator podkreślał też, by nie zapomnieć o systematycznym uczeniu organizacji, że każdy kolejny pakiet osłonowy co do zasady będzie gorszy od poprzedniego. Wynika to wprost z coraz krótszego okresu do końca gwarancji zatrudnienia. Jeżeli kolejny program będzie lepszy od poprzedniego, pracownicy będą czekali na następny w przekonaniu, że może być jeszcze lepszy.

 

Fragment artykułu pochodzi z Serwisu HR