Prawo pracy w 2026 roku – najważniejsze zmiany, które dział HR musi wdrożyć w najbliższym czasie

Rok 2026 to bardzo intensywny czas dla pracodawców, działów HR, kadr i osób odpowiedzialnych za zgodność procesów zatrudnienia z przepisami prawa pracy. W II i III kwartale 2026 roku czeka ich kilka istotnych zmian, które mogą wymagać aktualizacji regulaminów, procedur kadrowych, wzorów dokumentów, modeli współpracy, polityk wynagradzania czy sposobu prowadzenia rekrutacji i kontroli wewnętrznych - piszą Maciej Pęcherz i Justyna Smolińska.

Poniżej wskazujemy na najważniejsze z nich.

Czytaj również: Staż pracy na nowych zasadach - od 1 maja przepisy obejmą już wszystkich pracodawców>>

Od 1 maja 2026 roku – nowe zasady ustalania stażu pracy w sektorze prywatnym

Zmianie ulega ustalanie stażu pracy pracownika, od którego uzależnione są określone uprawnienia pracownicze. Dotychczas do stażu pracy zaliczano zasadniczo wyłącznie okresy zatrudnienia na podstawie stosunku pracy. Takie rozwiązanie powodowało istotne problemy praktyczne, w szczególności w zakresie oceny sytuacji osób wykonujących pracę na podstawach innych niż stosunek pracy, które mimo faktycznego świadczenia pracy nie nabywały uprawnień uzależnionych od stażu pracy.

Na podstawie ustawy z dnia 26.09.2025 roku o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw do Kodeksu pracy dodano m.in. art. 302(1) – 302(2). Przepisy te rozszerzają katalog okresów, które będą wliczane do stażu pracy.

Nowe zasady w sektorze prywatnym mają zastosowanie od dnia 1 maja 2026 roku. Celem zmian jest ujednolicenie zasad ustalania stażu pracy i ograniczenie różnic między pracownikami a osobami świadczącymi pracę na innej podstawie niż stosunek pracy.

Ważne!
Przeliczenie stażu może wpływać na konkretne uprawnienia pracownicze, takie jak wymiar urlopu wypoczynkowego, nabycie prawa do urlopu wychowawczego, dodatki stażowe, nagrody jubileuszowe, odprawy lub inne świadczenia przewidziane w regulaminach, układach zbiorowych albo wewnętrznych politykach pracodawcy.

Co to oznacza w praktyce? Dla działów HR oznacza to konieczność przygotowania procedury przyjmowania i weryfikacji dokumentów potwierdzających wcześniejsze okresy aktywności zawodowej. Znaczenie będą miały przede wszystkim zaświadczenia z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz dokumenty potwierdzające okresy wykonywania pracy lub prowadzenia działalności.

Do 7 czerwca 2026 roku - implementacja dyrektywy o przejrzystości wynagrodzeń

Drugim istotnym obszarem zmian w prawie pracy jest wdrożenie do polskiego porządku prawnego dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń kobiet i mężczyzn za taką samą pracę albo pracę o takiej samej wartości.

Termin implementacji dyrektywy upływa w dniu 7 czerwca 2026 roku. Celem projektowanych regulacji jest wprowadzenie mechanizmów zwiększających przejrzystość wynagrodzeń oraz skuteczność egzekwowania prawa do jednakowego wynagrodzenia kobiet i mężczyzn.

Część rozwiązań wynikających z dyrektywy została już wprowadzona do polskiego systemu prawnego:

• obowiązek przekazywania kandydatom informacji o proponowanym wynagrodzeniu,
• neutralność ogłoszeń o pracę i nazw stanowisk pod względem płci,
• zakaz żądania od kandydata informacji o wynagrodzeniu otrzymywanym u dotychczasowego pracodawcy.

Ubiegłoroczna, częściowa implementacja dyrektywy miała jednak ograniczony zakres, a obecnie trwają przygotowania do wdrożenia dalszej i głównej części regulacji wynikającej z ww. dyrektywy.

Ważne! Z uwagi na stan prac legislacyjnych zapewne pełne wdrożenie dyrektywy nie nastąpi w pierwotnie zakładanym terminie. Z aktualnie dostępnego projektu regulacji wynika, że przepisy wejdą w życie po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia. Przygotowanie się na rozpoczęcie obowiązywania nowej regulacji może wymagać zaplanowania i rozpoczęcia działań już teraz.

Projektowane przepisy przewidują obowiązek przeprowadzenia oceny wartości pracy na stanowiskach lub dla rodzajów pracy występujących w organizacji, kategoryzowania stanowisk i grup stanowisk oraz tworzenia siatki płac realizującej zasadę równego traktowania w wynagradzaniu. Pracownicy będą mieli szerszą możliwość kontroli wywiązywania się przez pracodawców z obowiązków w tym zakresie przez odejście od zastrzegania poufności danych o wynagrodzeniach oraz zapewnienie prawa do dostępu do informacji. Dostęp do informacji ma obejmować m.in. przyznanie pracownikowi prawa do wystąpienia do pracodawcy z wnioskiem o udzielenie informacji dotyczących jego indywidualnego poziomu wynagrodzenia oraz średnich poziomów wynagrodzenia, z podziałem na płeć, w odniesieniu do kategorii pracowników wykonujących jednakową pracę albo pracę o jednakowej wartości. Obowiązek ten ma dotyczyć wszystkich pracodawców, niezależnie od poziomu zatrudnienia. W przypadku większych pracodawców konieczne będzie dodatkowo sporządzanie i przekazywanie sprawozdań z luki płacowej. Brak wywiązywania się z poszczególnych obowiązków ma być objęty sankcjami finansowymi.

Co to oznacza w praktyce? Dla pracodawców projektowane regulacje oznaczają konieczność weryfikacji i uporządkowania wewnętrznych systemów wynagradzania, dotychczas obowiązujących wewnątrzzakładowych źródeł prawa pracy, a także opracowania procedur dotyczących dostępu do danych i raportowania. Po planowanych zmianach wymagane będzie posiadanie danych, kryteriów, procedur oraz dokumentacji pozwalających wykazać, że system wynagradzania odpowiada zasadom równego traktowania i przejrzystości wynagrodzeń.

Czytaj również: Drugie podejście ministerstwa pracy do transparentności wynagrodzeń>>

Od 8 lipca 2026 roku - nowe uprawnienia Państwowej Inspekcji Pracy

Kolejna istotna zmiana dotyczy Państwowej Inspekcji Pracy. To jeden z obszarów, które w ostatnich miesiącach stały się przedmiotem szerokiej dyskusji w mediach. Nie bez powodu, ponieważ projektowane rozwiązania wzbudzają zarówno duże zainteresowanie, jak i obawy dotyczące praktycznych skutków kontroli modeli współpracy opartych na umowach cywilnoprawnych.

Zmiany te nie są już jednak wyłącznie zapowiedzią legislacyjną. Ustawa z 11 marca 2026 roku o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw została opublikowana 7 kwietnia 2026 roku, a jej zasadnicze przepisy mają wejść w życie od dnia 8 lipca 2026 roku.

Ważne! Najważniejsza zmiana polega na przyznaniu Państwowej Inspekcji Pracy nowych narzędzi prawnych dotyczących oceny umów cywilnoprawnych. W określonych przypadkach okręgowy inspektor pracy będzie mógł wydać decyzję administracyjną stwierdzającą istnienie stosunku pracy, jeżeli formalnie zawarta umowa cywilnoprawna w rzeczywistości odpowiada cechom stosunku pracy.

Dotychczas spór o to, czy dana umowa cywilnoprawna w rzeczywistości była umową o pracę, wymagał co do zasady skierowania sprawy na drogę sądową. Częstotliwość i znaczenie takich sporów były dotychczas relatywnie niewielkie. Po wejściu w życie nowych przepisów ryzyko kwestionowania kwalifikacji prawnej modelu współpracy wzrośnie, a Państwowa Inspekcja Pracy zyska możliwość działania w trybie administracyjnym, tj.  szybciej i bardziej bezpośrednio niż dotychczas.  

Co to oznacza w praktyce? Dla pracodawców oznacza to konieczność ponownej weryfikacji modeli współpracy opartych na umowach zlecenia, umowach o świadczenie usług, współpracy B2B oraz innych umowach cywilnoprawnych.

Nowelizacja przewiduje również inne zmiany w zakresie organizacji i przebiegu czynności Państwowej Inspekcji Pracy, w tym:

• wprowadzenie procedury interpretacji indywidualnej, w której pracodawca będzie mógł wystąpić do Państwowej Inspekcji Pracy z wnioskiem o sprawdzenie czy sposób, w jaki zatrudnia swoich pracowników, jest zgodny z obowiązującymi przepisami;
• wprowadzenie możliwości przeprowadzania przez Państwową Inspekcję Pracy kontroli w formie zdalnej;
• umożliwienie wymiany danych pomiędzy Państwową Inspekcją Pracy a Zakładem Ubezpieczeń Społecznych i Krajową Administracją Skarbową.

Dla działów HR i osób odpowiedzialnych za organizację zatrudnienia oznacza to, że nowe uprawnienia Państwowej Inspekcji Pracy stają się kwestią praktycznego przygotowania organizacji. Pracodawcy mają stosunkowo krótki czas na ocenę, czy stosowane modele współpracy odpowiadają ich rzeczywistej treści i sposobowi wykonywania, czy też w praktyce wykazują cechy stosunku pracy.

Czytaj również: Wola stron przy ustalaniu istnienia stosunku pracy? Niespodzianek ciąg dalszy>>

2 sierpnia 2026 roku – AI Act i narzędzia AI w HR

W 2026 roku pracodawcy powinni zwrócić szczególną uwagę również na narzędzia oparte na sztucznej inteligencji wykorzystywane w procesach HR. 

Ważne! W kontekście zmian w prawie pracy warto jednak wrócić do tego zagadnienia, ponieważ już od dnia 2 sierpnia 2026 roku zaczną być stosowane przepisy AI Act dotyczące m.in. systemów AI wysokiego ryzyka.

Co to oznacza w praktyce? Z perspektywy działów HR ma to istotne znaczenie, ponieważ do takich systemów mogą należeć narzędzia wykorzystywane w obszarze zatrudnienia, zarządzania pracownikami oraz dostępu do samozatrudnienia. Dotyczy to w szczególności systemów służących do rekrutacji, selekcji i oceny kandydatów, podejmowania decyzji dotyczących warunków zatrudnienia, awansu lub rozwiązania stosunku pracy, przydzielania zadań, a także monitorowania i oceny wyników pracy lub zachowania osób wykonujących pracę.

Dla pracodawców oznacza to konieczność sprawdzenia, czy w organizacji są wykorzystywane narzędzia AI w obszarze HR, a jeśli tak, to w jakich procesach, na jakich danych i w jakim zakresie wpływają one na decyzje dotyczące kandydatów lub pracowników. Istotne będzie również ustalenie, kto jest dostawcą danego systemu, jakie obowiązki wynikają z umowy z dostawcą, czy pracodawca posiada odpowiednią dokumentację dotyczącą działania narzędzia oraz czy decyzje podejmowane z jego wykorzystaniem podlegają rzeczywistej kontroli człowieka.

Podsumowanie

Zmiany w prawie pracy planowane na 2026 rok dotyczą wielu obszarów HR. Obejmują przede wszystkim sposób ustalania stażu pracy, przejrzystość wynagrodzeń, kontrolę modeli współpracy cywilnoprawnej i B2B, jak również wykorzystywanie narzędzi sztucznej inteligencji w procesach kadrowych.

Najbliższe miesiące powinny być czasem przygotowania do nadchodzących zmian i dostosowania do nich.

Pracodawcy powinni w szczególności:

• dokonać przeglądu regulaminów pracy i wynagradzania;
• zweryfikować procedury rekrutacyjne;
•  uporządkować siatki płac i kryteria wynagradzania;
• przygotować procedurę ustalania stażu pracy po nowych zasadach;
• sprawdzić modele współpracy cywilnoprawnej i B2B;
• zaktualizować procedury antymobbingowe i antydyskryminacyjne;
• zweryfikować procesy zatrudniania cudzoziemców;
• zinwentaryzować narzędzia AI używane w HR.

Wspólnym mianownikiem tych zmian jest większa odpowiedzialność pracodawcy za organizację procesów zatrudnienia. Nowe przepisy zwiększają bowiem liczbę sytuacji, w których pracodawca będzie musiał nie tylko stosować określone zasady, ale również wykazać, na jakich kryteriach, danych i procedurach opiera decyzje podejmowane wobec kandydatów, pracowników oraz współpracowników.

Maciej Pęcherz, adwokat, Partner w ARTE LEGAL Law Firm

Justyna Smolińska, aplikantka radcowska w ARTE LEGAL Law Firm