Płatnik nie będzie musiał już przechowywać dokumentów zgłoszeniowych w papierze

Prezydent podpisał ustawę, która znosi obowiązek przechowywania przez płatników składek zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych w formie pisemnej, opatrzonych podpisem osoby zgłaszanej, które wysłane są do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych elektronicznie. Nowe przepisy wejdą w życie po upływie 14 dni od ich ogłoszenia w Dzienniku Ustaw.

Jak poinformowała Kancelaria Prezydenta RP, Karol Nawrocki podpisał w środę, 15 października 2025 r., ustawę z dnia 12 września 2025 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Celem ustawy jest likwidacja obowiązku przechowywania przez przedsiębiorców dokumentów zgłoszeniowych wysłanych elektronicznie do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS).

Czytaj również:  Koniec z przechowywaniem papierowych zgłoszeń do ZUS - Sejm przyjął ustawę >>

Zgodnie z obowiązującym art. 36 ust. 8 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, na płatniku składek, dokonującym zgłoszenia do ZUS drogą elektroniczną, ciąży obowiązek przechowywania przez okres 5 lat duplikatu zgłoszenia sporządzonego w formie papierowej.

- Nowelizacja przewiduje uchylenie art. 36 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, co oznacza likwidację obowiązku przechowywania przez płatników składek zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych w formie pisemnej, opatrzonych podpisem osoby zgłaszanej. Obowiązek ten jest postrzegany jako nadmiarowy przez przedsiębiorców, którzy podnoszą, że dokumenty te widnieją w systemie – zarówno po stronie ZUS, jak i płatnika, co sprawia, że nie ma potrzeby dokonywania dodatkowej, osobnej archiwizacji. Przewiduje się, że wdrożenie tej zmiany przyczyni się do zmniejszenia obciążenia administracyjnego dla przedsiębiorców – czytamy w komunikacie.

Ustawa wejdzie w życie po upływie 14 dni od jej ogłoszenia.