Przekazywanie pracodawcy zaświadczeń z ZUS lub dokumentowanie w inny sposób okresów zaliczanych do okresów zatrudnienia w oparciu o przepisy art. 302(1) k.p. wywołuje wiele problemów praktycznych w kwestii prawa do nagród jubileuszowych u pracodawców samorządowych. Jednym z nich jest problem przedawnienia roszczenia o wypłatę nagrody, w sytuacji gdy realny okres uprawniający do niej po dodaniu nowo zaliczanych do stażu pracy okresów upłynął ponad trzy lata temu.
U pracodawców będących jednostkami finansów publicznych 1 stycznia 2026 r. (u pozostałych pracodawców 1 maja 2026 r.) przepisy art. 302(1) Kodeksu pracy (dalej: k.p.), wskazują, że do okresów zatrudnienia wliczane są okresy wymienione w tym artykule. Chodzi m.in. o:
Czytaj również: Staż pracy: Pracownicy z firm prywatnych mogą poczekać z wnioskami do maja>>
Zgodnie z art. 6 ustawy z 26 września 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2025 r., poz. 1423), uprawnienia pracownicze wynikające z wliczenia okresów, o których mowa w art. 302(1) par. 1–7 k.p. do okresu zatrudnienia przysługują od dnia nabycia prawa do tych uprawnień, ale nie wcześniej niż od dnia: 1 stycznia 2026 r. (u pracodawcy będącego jednostką sektora finansów publicznych). Ta zasada znajduje wprost zastosowanie w przypadku, gdy z obowiązujących u pracodawcy przepisów odrębnych nie wynika coś innego.
Przykład 1: Co do zasady zatem, w przypadku gdy np. pracownik mający 19-letni staż pracy dostarczy w lutym 2026 r zaświadczenie potwierdzające 2 lata prowadzenia działalności gospodarczej, nie uzyska świadczenia za 20-lecie pracy, gdyż nie cofniemy się przy ustalaniu do niego prawa przed 1 stycznia 2026 r.
Czytaj też w LEX: Nagroda jubileuszowa a zaliczenie nowych okresów do stażu pracy >
W wielu przypadkach – tak jest m.in. właśnie odnośnie pracowników samorządowych – obowiązują jednak odrębne regulacje odnoszące się do sytuacji, w której zmiana przepisów nakazuje zaliczanie do okresu uprawniającego do nagrody jubileuszowej nowych okresów, dotychczas niewpływających na prawo do tego świadczenia. Zgodnie z par. 8 ust. 9 i 10 rozporządzenia Rady Ministrów z 25 października 2021 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (tekst jedn. Dz. U. z 2024 r., poz. 1638):
Zobacz procedurę w LEX: Ustalanie stażu pracy pracownika >
W oparciu o art. 5 k.p. przepisy te mają pierwszeństwo zastosowania przed przepisami Kodeksu pracy, jak również ustaw nowelizujących Kodeks pracy. Jeżeli sytuacja z przykładu 1 dotyczyłaby prawnika samorządowego to uzyskałby prawo do nagrody za 20 lat stażu pracy.
Tak też wskazuje w swoich wyjaśnieniach resort pracy, takie także podejście pojawia się w doktrynie: - „W odniesieniu do wejścia w życie przepisów przewidujących wliczenie do stażu pracy nowych okresów mogą one zawierać inne regulacje niż ustawa nowelizująca. Ponieważ są to przepisy szczególne (art. 5 k.p.) względem regulacji Kodeksu pracy, to stosuje się je z pierwszeństwem przed przepisami kodeksowymi. Jeżeli ustawa zmieniająca Kodeks pracy nie stanowi inaczej, to regułę pierwszeństwa stosowania tych przepisów należy odnieść także do przepisów przejściowych tej ustawy. W odniesieniu do wejścia w życie przepisów przewidujących wliczenie do stażu pracy nowych okresów do przepisów szczególnych tego rodzaju można zaliczyć, między innymi, par. 8 ust. 9 i 10 rozporządzenia Rady Ministrów z 25 października 2021 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz.U. z 2024 r poz. 1638). Przepisy te należy więc stosować z pierwszeństwem wobec regulacji zawartych w przepisach przejściowych u.z.k.p.” (K. Jaśkowski, E. Maniewska Nowe zasady ustalania stażu pracy, od którego są uzależnione uprawnienia pracownicze, LEX/el. 2025.).
Na tle takich sytuacji, jakie wskazano w przykładzie, powstają także pytania dotyczące przedawnienia roszczeń.
Przykład 2: Pracownik samorządowy mający 19-letni staż pracy dostarczył w lutym 2026 r. dokumenty potwierdzające 5-letni okres prowadzenia działalności pozarolniczej. Realny 20-letni staż można powiedzieć, że upłynął w związku z tym 4 lata temu.
Jeżeli dostarczyłby np. nieprzekazane do tej pory świadectwa pracy, to prawo do nagrody za 20-lecie pracy zawodowej uległoby przedawnieniu, gdyż roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się z upływem 3 lat od dnia, w którym stały się wymagalne (art. 291 k.p.). Okresy zatrudnienia pracowniczego istniały w zakresie stażu pracy, były do niego zaliczane, a jedynie nie były wykazane przez pracownika, stąd okres przedawnienia płynąłby od dnia faktycznego upływu 20-lecia pracy.
Zobacz też w LEX: Przeliczenie stażu pracy po wejściu w życie nowych zasad ustalania stażu pracy >
Czy jednak można mówić w tej sytuacji o przedawnieniu w razie potwierdzenia „nowo zaliczanych” do okresu zatrudnia okresów z art. 302(1) k. p.?
Wprowadzenie art. 302(1) k.p. skutkuje ustanowieniem nowych okresów zaliczanych do stażu pracy, które przed 1 stycznia 2026 r. odnośnie do ustalenia okresów zatrudnienia były zasadniczo neutralne – w żaden sposób nie wpływały na nie, można powiedzieć, że nie istniały przy ustalaniu stażu pracy. Nie można w związku z tym liczyć okresu przedawnienia od momentu faktycznego upływu 20 lat (w tym przypadku), ale od dnia 1 stycznia 2026 r. W opisanej sytuacji nie nastąpiło więc przedawnienie prawa do nagrody za 20-lecie pracy.
Czytaj też w LEX: Przewodnik po zmianach w prawie pracy 2026 r. >
