Pracownik, który przebywa na urlopie bezpłatnym i wykonuje w tym czasie umowę zlecenia w innej firmie, będzie w tym okresie podlegał z tytułu tej umowy obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym i wypadkowemu oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu. Zleceniodawca powinien więc za ten okres odprowadzać za niego składki.
Ponieważ pracodawca nie opłaca składek za osobę, który korzysta z urlopu bezpłatnego, umowa zlecenia zawarta z tym pracownikiem stanowi dla niego jedyny tytuł do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych.
Zgodnie z art. 9 ust. 1 i 1a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585, z późn. zm.) - dalej u.s.u.s., osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę i jednocześnie wykonująca umowę zlecenia, zawartą z innym podmiotem niż własny pracodawca, podlega obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym z tytułu pozostawania w stosunku pracy, pod warunkiem, że otrzymuje co najmniej minimalne wynagrodzenie w przeliczeniu na okres jednego miesiąca. Natomiast z tytułu wykonywania umowy zlecenia może dobrowolnie przystąpić do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych. Przepisu tego nie stosuje się, gdy pracownik przebywa na urlopie bezpłatnym i w tym czasie wykonuje pracę np. na podstawie umowy zlecenia.
Urlop bezpłatny powoduje zawieszenie stosunku pracy - pracownik nie świadczy pracy, a pracodawca nie wypłaca mu w tym okresie wynagrodzenia i nie odprowadza za niego składek. Jest to więc okres przerwy w ubezpieczeniu. Jeśli w tym okresie pracownik będzie zatrudniony na podstawie umowy zlecenia w innej firmie, będzie to dla niego jedyny tytuł do ubezpieczeń. Nie ma znaczenia, czy umowa zlecenia została zawarta z własnym pracodawcą, czy z innym podmiotem. Składki od wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenia za okres, w którym pracownik przebywa na urlopie bezpłatnym, firma (zleceniodawca) będzie opłacać na zasadach obowiązujących zleceniobiorców.
Na podstawie art. 6 ust. 1 pkt 4 oraz art. 12 ust. 1 u.s.u.s. zleceniobiorcę należy zgłosić do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego, rentowych i wypadkowego na druku ZUS ZUA z kodem tytułu ubezpieczenia 0411 xx. Z tym kodem powinien rozliczać składki za zleceniobiorcę i wykazywać w imiennym raporcie ZUS RCA.
Ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolne i zleceniobiorca może do niego przystąpić na swój wniosek (art. 11 ust. 2 u.s.u.s.). Zleceniobiorca podlega także obowiązkowo ubezpieczeniu zdrowotnemu (art. 66 ust. 1e ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych; tekst jedn.: Dz. U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027, z późn. zm.).
Przykład 1
Marek S. przebywa na urlopie bezpłatnym w okresie od 9 sierpnia do 8 września 2010 r. Jednocześnie firma zawarła z nim umowę zlecenia na okres od 1 do 31 sierpnia 2010 r., którą będzie wykonywał w siedzibie firmy. W okresie od 1 do 8 sierpnia 2010 r. Marek S. będzie podlegał obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym tylko ze stosunku pracy. Natomiast od 9 do 31 sierpnia 2010 r. (w czasie, kiedy korzysta z urlopu bezpłatnego) z tytułu umowy zlecenia będzie podlegał obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym i wypadkowemu oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu.
Przykład 2
Firma X udzieliła pracownicy urlopu bezpłatnego na okres od 1 lipca do 30 września 2010 r. Firma Y zatrudniła ją na umowę zlecenia na ten okres. W ramach tej umowy będzie świadczyć pracę na rzecz firmy X. Firma Y powinna zgłosić tę osobę do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego, rentowych, wypadkowego i ubezpieczenia zdrowotnego od dnia 1 lipca 2010 r. z tytułu umowy zlecenia. Ubezpieczeniu chorobowemu może podlegać dobrowolnie.