RODO sporo namieszało w rekrutacji - sprawy nie ułatwił Urząd Ochrony Danych Osobowych, który, chcąc pomóc rekruterom i pracodawcom, wydał poradnik. Niektóre wytyczne mocno skrytykowali prawnicy specjalizujący się w ochronie danych. Zamiast rozwiać wątpliwości, wywołał kolejne.
Resort cyfryzacji również zapowiada wydanie objaśnień w sprawie przechowywania CV, na wniosek Rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorców. Urząd Ochrony Danych Osobowych twierdzi, że resort nie ma podstaw do wyjaśniania RODO.
Branża HR bierze sprawy w swoje ręce
Poza tymi urzędowymi wytycznymi, powstają jeszcze jedne, tworzone przez samą branżę HR. Konsultacje Kodeksu Ochrony Danych Osobowych w Rekrutacji już trwają. Kodeks zbiera rekomendacje odnośnie najważniejszych problemów, z jakimi mierzą się współcześni rekruterzy. Zawiera m.in. opis różnych modeli rekrutacji i roli jakie w kontekście przetwarzania danych kandydatów mogą pełnić zaangażowane podmioty (np. pracodawcy i agencje zatrudnienia). Udział w konsultacjach może wziąć każdy.
Kodeks odpowiedzią na wątpliwości działów HR i rekruterów
RODO stoi na straży prywatności zarówno klientów, jak też pracowników i kandydatów do pracy. Zawiera wiele postanowień bardzo ogólnych, stąd w czasie stosowania nowych przepisów powstają wątpliwości i pytania, na które często brakuje jednoznacznych odpowiedzi.
Odczuwają to szczególnie działy HR i eksperci odpowiedzialni za pozyskiwanie talentów. Specjaliści ds. rekrutacji często mierzą się z wątpliwościami, czy ich praktyki w zakresie stosowania RODO (w tym przechowywania i przetwarzania danych kandydatów do pracy) są właściwe. Dlatego inicjatorzy projektu, we współpracy z praktykami i ekspertami z branży rekrutacyjnej, podjęli się próby wskazania najlepszych rozwiązań, aby w kolejnym kroku Kodeks został zatwierdzony przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Sprawdź w LEX: Wpływ RODO na obowiązki pracodawcy w zakresie dokumentacji powypadkowej >
- W odpowiedzi na wątpliwości rekruterów związane z RODO powstał projekt Kodeksu Ochrony Danych Osobowych w Rekrutacji, będący częścią inicjatywy realizowanej przez eRecruiter, Pracuj.pl i kancelarii GKK Gumularz Kozik Radcowie Prawni. W pracach nad Kodeksem wzięło udział ponad 80 ekspertów wchodzących w skład grupy roboczej. Opracowany przez doświadczonych specjalistów i dopracowany w trakcie konsultacji rynkowych dokument ma na celu upowszechnianie dobrych praktyk związanych ze stosowaniem RODO w rekrutacji – mówi Katarzyna Trzaska, ekspert eRecruiter, systemu do zarządzania rekrutacjami.
W Kodeksie Ochrony Danych Osobowych w Rekrutacji zaadresowano największe problemy rekruterów – opisano różne modele rekrutacji i problemy charakterystyczne dla danego z nich, m.in. rekrutację z udziałem agencji zatrudnienia czy dostawcy usług online.
- Kodeks wskazuje najważniejsze problemy związane z przetwarzaniem danych na etapie rekrutacji. Uwzględnia nowoczesne metody procesu poszukiwania pracowników oferowane m.in. przez nowe technologie – informuje dr Mirosław Gumularz, radca prawny z GKK Gumularz Kozik Radcowie Prawni, członek Grupy Roboczej ds. ochrony danych osobowych przy Ministerstwie Cyfryzacji.
Sprawdź w LEX: Obowiązki pracodawcy w świetle RODO >
Od modelu rekrutacji zależą obowiązki, które w kontekście przetwarzania danych spoczywają na poszczególnych podmiotach zaangażowanych w rekrutację. Kodeks dokładnie definiuje ich role, obowiązki i zagrożenia związane z daną relacją. Ponadto wskazuje podstawy prawne do przetwarzania danych kandydatów w danym modelu. Wszystko po to, by ułatwić rekruterom i przedsiębiorcom działania zgodne z wymaganiami RODO – niezależnie od tego, z jak złożonymi relacjami w procesie rekrutacji będą się na co dzień zmagać w swojej pracy. Liczymy, że dzięki konsultacjom i opinii rynku powstanie Kodeks, który zaakceptowany przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych będzie nieocenionym wsparciem w prowadzeniu procesów rekrutacyjnych wszystkich podmiotów z całej branży – dodaje Agnieszka Witaszek, Inspektor Ochrony Danych w Grupie Pracuj, członek grupy roboczej Kodeksu.
Każdy może wziąć udział w konsultacjach
Konsultacje dotyczące Kodeksu będą trwały do 11 stycznia 2019 r. Każdy zainteresowany podmiot, w szczególności osoby prowadzące rekrutacje, prawnicy i przedsiębiorcy mogą pobrać dokument ze strony www.RODOwrekrutacji.pl i zgłaszać swoje uwagi, pytania i sugestie, wysyłając wiadomość e-mail na adres: kodeks@erecruiter.pl.
Finalny dokument wypracowany przez ekspertów i przedstawicieli rynku zostanie przedstawiony Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO) do zatwierdzenia. Jego twórcy są przekonani, że dla rekruterów i pracodawców stanie się podstawą działań rekrutacyjnych – bezpiecznych i zgodnych z wymaganiami RODO .
Sprawdź w LEX: Lista obecności a RODO w pytaniach i odpowiedziach >
Nad pracami oraz zawartością merytoryczną Kodeksu czuwali prawnicy i eksperci ds. ochrony danych osobowych z Grupy Pracuj, w skład której wchodzi portal Pracuj.pl oraz system eRecruiter, a także przedstawiciele kancelarii GKK Gumularz Kozik Radcowie Prawni. Patronat nad inicjatywą objęli: Stowarzyszenie Agencji Zatrudnienia oraz Związek Pracodawców Rzeczypospolitej Polskiej. W prace włączyli się także przedstawiciele SABI – Stowarzyszenie Inspektorów Ochrony Danych.
Więcej informacji na temat Kodeksu i inicjatywy znajduje się na stronie RODOwRekrutacji.pl.
Szkolenia BHP w świetle RODO >
RODO - obowiązek poinformowania pracowników w pytaniach i odpowiedziach >
Nowe zasady gromadzenia danych osobowych pracowników >
Prawo pracodawcy do żądania informacji o stanie zdrowia pracownika >
Nie masz dostępu do tych materiałów? Sprawdź, jak go uzyskać >
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
