Karty lunchowe zwolnione ze składek, jeśli wydatki kontroluje pracodawca
Zakład Ubezpieczeń Społecznych wydał interpretację, w której zakwestionował możliwość zwolnienia ze składek środków na karcie lunchowej. Przyczyną było to, że pracodawca nie sprawował bezpośredniej kontroli nad tym, na co pracownicy wydają te pieniądze.
Możliwość wyłączenia wartości kart lunchowych z podstawy wymiaru składek od dawna wywołuje spory między płatnikami a ZUS. Warunki wyłączenia określa par. 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Zgodnie z nim podstawy wymiaru składek nie stanowi wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu oraz wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów i kart przedpłaconych uprawniających do nabycia wyłącznie posiłków w placówkach gastronomicznych lub handlowych - do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 450 zł.
Czy limit dofinansowania posiłków można podwoić przy rozliczeniu za dwa miesiące na jednej liście płac z powodu rozwiązania umowy? - sprawdź w LEX >
Wydawałoby się, że sprawa jest prosta – wystarczy, że pracodawca wyda pracownikom kartę, na której znajdzie się kwotą nieprzekraczająca limitu, a pracownicy za jej pomocą będą mogli dokonywać zakupy posiłków. Jednak ZUS bardzo restrykcyjnie podchodzi do tego, co może być uznawane za posiłek. Karta nie może bowiem służyć do zakupu produktów do przygotowania posiłków, ale już gotowych dań. I w tym miejscu pojawia się problem – jakie zabezpieczenia powinny być wprowadzone, aby karta była wykorzystywana zgodnie z przeznaczeniem? Jak wynika z jednej z ostatnich interpretacji ZUS w tej sprawie, pracodawca powinien sprawować nad tym bezpośrednią kontrolę (interpretacja z 30 lipca 2026 r., znak DI/200000/43/1974/2026).
Czytaj również: Dla ZUS posiłek sfinansowany kartą przedpłaconą to świadczenie bez prawa do zwolnienia>>
Kontrola przez dystrybutora
Wnioskodawca zamierzał udostępnić swoim pracownikom i zleceniobiorcom karty lunchowe w formie kart przedpłaconych, na które będzie przekazywał co miesiąc kwotę 450 zł. Pracownicy będą mogli wykorzystać te środki wyłącznie na zakup posiłków i gotowych produktów w określonych punktach gastronomicznych i handlowych. Placówki będą identyfikowane za pomocą kodów MCC (Merchant Category Code) lub numerów MID (Merchant Identification Number). Takie zasady zostaną określone w regulaminie obowiązującym u pracodawcy. Oprócz tego osoby korzystający z kart zostaną objęte regulaminem dystrybutora kart. Pracodawca będzie mógł przeprowadzić kontrolę wykorzystania kart, ale na bieżąco kontrola będzie prowadzona przez dystrybutora kart za pomocą aplikacji. Pracownik będzie robił zdjęcie paragonu, a gdy na liście zakupionych rzeczy znajdzie się produkt niedozwolony, aplikacja poinformuje pracownika o konieczności zwrotu środków za ten produkt.
Czy kody do Uber Eats przekazywane pracownikom są zwolnione od składek ZUS? - sprawdź w LEX >
Zdaniem ZUS taki mechanizm nie pozwala pracodawcy na rzeczywistą kontrolę wydatkowania środków z karty, ponieważ przeprowadza go dystrybutor karty, a rola pracodawcy ogranicza się tak naprawdę do udostępnienia karty. Pracodawca nie ma zatem możliwości ustalenia rzeczywistej podstawy wymiaru składek.
Potrzebna weryfikacja
Dlaczego ZUS nakłada tyle wymogów do wyłączenia z oskładkowania? Przede wszystkim chodzi o cel karty, która ma być benefitem, a nie częścią wynagrodzenia wypłacaną w tej formie. Musi więc istnieć mechanizm, który pozwala na zapobiegnięcie wydatkowania środków z karty na dowolny cel. Nie można jednak przyjmować, że karty były masowo wykorzystywane do obchodzenia przepisów o oskładkowaniu.
- Nie zaobserwowaliśmy, by pracodawcy podejmowali działania związane z wyłączaniem z podstawy składek na ubezpieczenia społeczne świadczeń, wykorzystując preferencje składkowe w sposób wykraczający poza ich pierwotny cel – mówi Bartosz Zwoliński, radca prawny, HRLS Zwolińska & Zwoliński.
Podobnego zdania jest Agata Majewska, radca prawny, JGA Kancelaria Radców Prawnych. - Ani decyzja z 30 lipca 2026 r., ani orzecznictwo nie dostarczają podstaw do takiego wniosku. Istnieje natomiast realne ryzyko techniczne, zwłaszcza gdy karta działa w sklepach spożywczych. Ograniczenie transakcji poprzez kod MCC identyfikuje zasadniczo rodzaj placówki, a nie poszczególne towary znajdujące się w koszyku. Tymczasem zwolnienie dotyczy posiłków, a nie dowolnych zakupów spożywczych. Również sądy podkreślają różnicę pomiędzy posiłkiem nadającym się do spożycia a produktami służącymi dopiero do jego przygotowania – wyjaśnia Agata Majewska.
Zatem może się zdarzyć, że pracownik kupi w placówce gastronomicznej taką kartą produkt, który nie spełnia definicji posiłku. Samo ograniczenie związane z kodami MCC przed tym nie zabezpiecza. Potrzebna jest zatem weryfikacja, czy rzeczywiście pracownik kupił posiłek. I w to miejsce przesuwa się obecnie oś sporu między ZUS a przedsiębiorcami – jaki poziom kontroli jest wystarczający, aby ZUS uznał, że środki mogą korzystać z oskładkowania. W interpretacji z 30 lipca 2026 r. ZUS stanął na stanowisku, że bieżąca kontrola przez dystrybutora, a jedynie możliwa kontrola przez pracodawcę nie jest wystarczająca. Wydaje się zatem, że ZUS zaostrza swoje stanowisko w tej sprawie.
Czytaj również: Wydatek osobisty nie staje się firmowy tylko dlatego, że pomaga pracować>>
Ważne, kto sprawuje kontrolę
Zwróćmy uwagę chociażby na interpretację z 16 września 2025 r., znak DI/100000/43/847/2025, gdzie ZUS uznał, że środki na karcie korzystają ze zwolnienia z oskładkowania w następujących warunkach:
- pracodawca zastrzegł sobie prawo do kontroli prawidłowości wykorzystania środków znajdujących się na karcie, w szczególności poprzez kontrolowanie zestawienia transakcji z karty,
- zestawienie transakcji będzie udostępniane pracodawcy na jego wniosek przez wydawcę, agenta lub dystrybutora karty.
W tej interpretacji pracodawca jedynie zastrzegł sobie prawo zażądania zestawienia.
Na tę zmianę zwraca uwagę Bartosz Zwoliński. - W wydanej przez ZUS interpretacji indywidualnej z 30 lipca 2026 r. następuje istotna zmiana akcentu. Dotychczas organ skupiał się na kwestii istnienia mechanizmu zapewniającego, że środki dostępne na karcie zostają wydane zgodnie z przeznaczeniem. Z kolei przedstawiona linia interpretacyjna organu stawia pracodawców przed wyzwaniem, czy mechanizm, o którym mowa, znajduje się pod ich kontrolą i mają możliwość samodzielnie wykazać prawidłowość zastosowania wyłączenia – wyjaśnia.
Czy karty lunchowe mogą być przyznawane tylko niektórym pracownikom? - sprawdź w LEX >
Z kolei Agata Majewska jest zdania, że nie należy jeszcze mówić o całkowitym odwrocie ZUS od korzystnego podejścia do kart lunchowych. - W interpretacjach z kwietnia 2026 r. ZUS akceptował rozwiązania, w których pracodawca miał własny dostęp do historii transakcji, prawo prowadzenia kontroli oraz możliwość żądania od pracownika paragonu lub innego dowodu zakupu. Decyzja z 30 lipca 2026 r. pokazuje więc raczej, gdzie ZUS stawia granicę, gdzie samo zapewnienie, że dostawca karty kontroluje prawidłowość wydatków, może już nie wystarczyć – mówi ekspertka.
Operator karty nie może zastępować płatnika
Naturalnie pojawiają się pytania, jaki wniosek z takiej zmiany w podejściu w kart lunchowych płynie dla pracodawców. Nawet zmiana podejścia ZUS nie oznacza przecież, że karty nie mogą być benefitem, ale to, że trudniej będzie przekonać organ do tego, że wartość przekazanych na nie środków nie podlega oskładkowaniu. Jak wynika to zwłaszcza z nowej interpretacji, nacisk powinien był położony na kontrole wykorzystania kart.
- Przy wdrażaniu kart lunchowych pracodawca powinien zachować własną, możliwą do wykazania w czasie kontroli ZUS ścieżkę weryfikacji – dostęp do danych o transakcjach, uprawnienie do kontroli dokumentów zakupowych oraz procedurę postępowania w przypadku wydatku niezgodnego z przeznaczeniem. Warto przy tym pamiętać, że sam resort pracy wskazywał wcześniej, iż par. 2 ust. 1 pkt 11 jest normą materialnoprawną i nie określa konkretnego sposobu dokumentowania wydatków. Wymóg bezpośredniej kontroli przez pracodawcę jest więc przede wszystkim elementem aktualnej praktyki interpretacyjnej ZUS, a nie warunkiem zapisanym wprost w rozporządzeniu – tłumaczy Agata Majewska.
Bartosz Zwoliński zwraca uwagę, że skoro to płatnik stosuje wyłączenie (zatem korzysta z wyjątku od reguły), to powinien także być w stanie wykazać, że warunki wyłączenia zostały spełnione, co z kolei stawia pod znakiem zapytania outsourcing kontroli. – W mojej ocenie korzystanie z zewnętrznego operatora nie jest niedozwolone. Dopiero sytuacja, w której udostępniana karta ekonomicznie zaczyna przypominać substytut wynagrodzenia, a operator zastępuje płatnika w kontroli, zamiast być jego narzędziem, wzbudza zastrzeżenia w korzystaniu z preferencji składkowej. I to mimo tego, że z praktycznego punktu widzenia technologicznie operator karty może mieć znacznie lepsze narzędzia kontroli niż płatnik – mówi Bartosz Zwoliński.
- Jeżeli przyjmie się nowa praktyka ZUS i warunkiem koniecznym do skorzystania z wyłączenia oskładkowania okaże się obowiązek sprawowania wyłącznej kontroli po stronie płatnika, szczególnie duże organizacje mogą stanąć przed istotnym wyzwaniem organizacyjnym i administracyjnym związanym z zapewnieniem takiego poziomu kontroli, jaki będzie od nich wymagany – podsumowuje ekspert.
