Regulacje firmowe wobec używania mediów społecznościowych przez pracowników

Niemal każda informacja zamieszczona na takich portalach może zostać w znacznym stopniu rozpowszechniona, co z jednej strony stwarza duże szanse, z drugiej – niesie zagrożenia. Z ogromnej szansy tworzonej przez media społecznościowe korzystają osoby czy firmy prowadzące marketing swoich usług. Z zagrożeniami mierzą się osoby lub firmy, których niejawne informacje mogą zostać w mediach społecznościowych upublicznione. Z użyciem tych mediów mogą wiązać się także inne problemy pracodawców, związane z charakterem i skutkami wypowiedzi pracowników w sieci.

Życie wielu osób w znacznej mierze w sposób nierozłączny związane jest z mediami społecznościowymi – ich konta na Facebooku czy Twitterze są często aktywne w trybie ciągłym. Możliwość sprawdzenia, co dzieje się w otoczeniu społecznym i w życiu bliższych czy dalszych znajomych, jest chętnie wykorzystywana. Ludzie pracujący w firmie odległej od domu, często w godzinach nadliczbowych, cenią możliwość bycia w stałym kontakcie z rodziną poprzez media społecznościowe i uważają to za coś im należnego i naturalnego.

Oczywiste jest więc, że firmy stają przed koniecznością wypracowania regulacji dotyczących tego, w jakiej mierze ich pracownicy mogą korzystać z mediów społecznościowych w czasie pracy i poza nim.

Dwa potencjalne problemy dla firm, które wiążą się z wykorzystywaniem mediów społecznościowych przez ich pracowników, to:

  1. Zbyt długi czas poświęcany aktywności w mediach, jeśli dzieje się to ze szkodą dla pracy;
  2. Możliwość ujawniania przez pracowników w mediach takich informacji o ich firmie, które nie powinny być podawane do publicznej wiadomości.

W szczególności więc te dwa zagrożenia powinny zostać uwzględnione w regulaminach firmowych. Ważnym aspektem, który może być również uregulowany poprzez kodeksy i regulaminy firmowe, jest potencjalne naruszanie dobrego imienia osób lub instytucji przez pracowników w wypowiedziach w portalach społecznościowych. Z taką sytuacją możemy mieć do czynienia, jeśli pracownik np. poskarży się w mediach na pracodawcę. Może to być sygnał nieprawidłowości, jakie zdaniem pracownika mają miejsce w jego firmie (zjawisko określane angielskim terminem whistleblowing). Z drugiej strony oskarżenia pracownika mogą być nieuzasadnionym pomówieniem.

Znane są relatywnie liczne przypadki, gdy pracownicy otrzymują kary dyscyplinarne za informacje o swojej firmie ujawniane w sieci, łącznie z nierzadkim w takich sytuacjach zwolnieniem z pracy.

W USA odbyły się już także sprawy sądowe, w których firmy były pozywane za to, że ich pracownicy w mediach społecznościowych dopuszczali się zachowań dyskryminujących innych użytkowników, a nawet poprzez media dopuszczali się molestowania seksualnego. Tak np. zapadł wyrok nakazujący pracodawcy wypłacenie odszkodowania w wysokości 1,6 mln dolarów niepełnosprawnemu pracownikowi dyskryminowanemu w zewnętrznym blogu przez innych pracowników firmy. Przed wniesieniem sprawy do sądu dyskryminowany pracownik zgłosił naruszenie jego praw pracodawcy, ale nie doczekał się reakcji. Takich drastycznych sytuacji, niewątpliwie mocno obciążających reputację i niekiedy kondycję finansową pracodawcy, można by uniknąć, gdyby firma posiadała znany jej pracownikom, zaakceptowany przez nich i respektowany w praktyce kodeks zachowania się w mediach społecznościowych.

Polityka wykorzystania social media

Wobec szerokiego wachlarza potencjalnych zagrożeń może budzić zdziwienie fakt, że niewiele jest jeszcze w chwili obecnej firm, które wypracowały własną politykę dotyczącą wykorzystywania mediów społecznościowych przez pracowników. W niedawnym raporcie amerykańskiej organizacji NAVEX Global The Ethics and Compliance Experts poświęconym temu tematowi (Social Media Risk Management Toolkit) przytoczone są następujące statystyki dotyczące firm amerykańskich:

  • tylko 63% organizacji prowadzi politykę dotyczącą wykorzystania mediów społecznościowych przez pracowników;
  • jedynie 49% spośród tych firm ma wypracowane w ramach swoich regulaminów korzystania z mediów społecznościowych regulacje dotyczące przypadków dyskryminacji i prześladowania;
  • tylko 32% organizacji przeprowadza szkolenia poświęcone zapobieganiu dyskryminacji i prześladowaniu w mediach społecznościowych.

Regulacja zasad używania mediów wzbudza wiele wątpliwości etycznych związanych z zawartym w niej założeniem możliwości kontrolowania pracowników przez pracodawcę. Choć sama kontrola wielu aspektów pracy przez pracodawcę jest uzasadniona, to jednak np. odpowiedź na pytanie, czy pracodawca ma prawo pozyskania od pracowników haseł do ich kont w mediach społecznościowych, już oczywista nie jest. Ingrid Fredeen, autorka raportu NAVEX Global, przytacza jednak przypadki, kiedy pracodawca już na etapie rekrutowania nowych pracowników uzależnia zatrudnienie od zgody na dostęp przez pracodawcę do ich kont w portalach internetowych. Takie zasady wzbudzają znaczne wątpliwości związane z naruszaniem przez pracodawcę prywatności pracowników. W USA do marca 2013 r. sześć stanów wprowadziło prawo zakazujące wymogu udzielania pracodawcy przez pracownika haseł do kont w mediach społecznościowych, a 23 innych jest obecnie w trakcie wprowadzania tego prawa.

W Polsce najbardziej powszechna kontrowersja dotycząca wykorzystania przez pracowników mediów społecznościowych wiąże się z wprowadzaniem przez wiele firm całkowitego zakazu korzystania z mediów społecznościowych w pracy, często połączonego z blokadą dostępu do tych mediów z komputerów firmowych. Są to regulacje wzbudzające sprzeciw części pracowników. Choć uniemożliwienie dostępu do mediów społecznościowych daje pracodawcy dość złudne przeświadczenie, że kontroluje i oszczędza czas pracy, to wśród załogi zakaz korzystania w czasie pracy z Facebooka, Twittera czy LinkedIn bywa odbierany jako nieuzasadniona opresja. Trzeba tu bowiem zwrócić uwagę na istotny fakt, że wielu pracowników w dzisiejszych czasach posługuje się mediami społecznościowymi zarówno w celach prywatnych, jak i zawodowych, często realizując w ten sposób zadania związane z wykonywaną pracą. Jako przykład można podać powszechne wykorzystywanie mediów społecznościowych przez działy rekrutacji firmy, używanie tych mediów w marketingu przez pracowników działów marketingu i sprzedaży 1 oraz powszechny networking w celach zawodowych prowadzony przez pracowników różnych działów. W przypadku wszystkich zgodnych z celami firmy działań prowadzonych w mediach społecznościowych przez pracowników zakaz używania tych mediów byłby paradoksem. Dane anegdotyczne potwierdzają jednak, że takie sytuacje są nierzadkie.

Warto uwzględnić, że używanie mediów społecznościowych przez pracowników jest nieuniknione, co potwierdzają choćby poniższe fakty wskazane przez NAVEX Global:

  • użytkownicy spędzają 700 miliardów minut miesięcznie na Facebooku, według statystyk portalu,
  • pracownicy nie potrzebują urządzeń należących do pracodawcy, by korzystać w pracy z mediów społecznościowych.

Pracodawcy powinni również uwzględnić z każdym rokiem liczniejszy udział w rynku pracy pracowników z generacji Y, a więc młodych ludzi, dla których media społecznościowe są podstawową formą komunikowania się i organizowania wszystkich aspektów życia.

Reguły tworzenia regulaminu korzystania z mediów społecznościowych przez pracowników

Raport firmy NAVEX Global wskazuje, jakie zasady powinny być przestrzegane, aby regulaminy dotyczące wykorzystania mediów społecznościowych stanowiły skuteczną ochronę firmy i pozwoliły uniknąć niepotrzebnych kontrowersji.

1. Przepisy powinny być dostosowane do kultury organizacyjnej i profilu danej firmy.

Z pewnością w przypadku tego typu regulacji nie ma jednego uniwersalnego rozwiązania gotowego do zastosowania w każdej firmie. Warto przeanalizować wszelkie uwarunkowania wprowadzenia regulaminu w każdym pionie czy dziale firmy. Znając potrzeby, nawyki, oczekiwania i styl pracy w poszczególnych częściach organizacji, łatwiej zaprojektować „szyte na miarę” rozwiązania. Do tego przedsięwzięcia powinni być zaangażowani pracownicy działu HR, PR, marketingu oraz menedżerowie wszystkich działów firmy. W szczególności niezbędne jest zwrócenie uwagi na to, czy media społecznościowe nie są wykorzystywane w działaniach zawodowych przez pracowników poszczególnych działów. Jeśli tak, regulacje powinny określać zakres i sposób ich wykorzystania.

2. Pracodawca powinien zdecydować, jaki stopień restrykcyjności regulacji firmowych jest odpowiedni dla danej firmy.

Restrykcyjność można określić jako zakres, w jakim pracodawca ingeruje w użycie mediów społecznościowych, i rodzaj konsekwencji, jakie pociąga naruszenie przyjętych zasad. Przykładowo biorąc pod uwagę, że większość mediów społecznościowych jest obecnie dostępna z przenośnych osobistych urządzeń elektronicznych jak smartfony czy komputery osobiste, kontrolowanie urządzeń należących do firmy w większości przypadków nie na wiele się przyda. Większość pracodawców idzie w kierunku mądrych i etycznych rozwiązań, starając się przy tym wspierać tych pracowników, którzy stają się ambasadorami ich marki. Decydując o stopniu restrykcyjności przepisów, należy uwzględnić dopasowanie do kultury organizacyjnej firmy.

3. Istotne jest, by na użytek tworzonego regulaminu określić główne ryzyka dotyczące wizerunku firmy i jej reputacji.

Większość zagrożeń jest uniwersalna dla wszystkich firm: ujawnienie tajemnicy firmowej, przekazywanie know-how, własności intelektualnej firmy, nieuprawnione wykorzystanie własności intelektualnej innej firmy, podżeganie czy obrażanie innych osób na forach internetowych.

Są jednak także instytucje, które mają dodatkowo swoje wrażliwe sfery objęte ochroną, specyficzne dla prowadzonej działalności, np. szpitale zobowiązane są do utajnienia informacji dotyczących swoich pacjentów.

Regulaminy użycia mediów powinny uwzględniać:

  • zasady dotyczące ochrony prywatności konsumentów,
  • zasady ochrony danych osób objętych ubezpieczeniem,
  • ochronę praw do produktu firmy,
  • zasady prawne dotyczące reklamy produktów i usług,
  • ochronę danych osobowych.

4. Niezbędne jest określenie, jakie cele chce się osiągnąć poprzez regulamin dotyczący użycia mediów społecznościowych.

Najważniejsze z nich to:

  • zdefiniowanie właściwego wykorzystania mediów społecznościowych,
  • ujęcie kwestii dotyczących ochrony prywatności,
  • wyszkolenie pracowników w stosowaniu etykiety firmowej,
  • ochrona niejawnych informacji firmy i praktyk handlowych,
  • zachęcenie pracowników, by byli ambasadorami marki,
  • wsparcie pracowników, którzy prowadzą aktywny networking na rzecz firmy.

5. Niezbędne jest dobre nagłośnienie i przetrenowanie zasad ujętych w regulaminie.

Regulacje będą skuteczne tylko wtedy, gdy pracownicy poprawnie je zrozumieją i zaakceptują. Każdy pracownik, włączając w to menedżerów, powinien być zobowiązany do zapoznania się z regulaminem i podpisania zgody na jego stosowanie. Dobrym rozwiązaniem jest przeprowadzenie ciekawych i efektywnych szkoleń na temat regulaminu. Szkolenia te powinny uwzględniać różne aspekty potencjalnego naruszenia zasad etyki w pracy w kontekście korzystania z mediów społecznościowych. Jeśli dana firma nie prowadzi specyficznych szkoleń poświęconych zasadom wzajemnych relacji w pracy, w tym dyskryminacji czy naruszaniu praw współpracowników, szkolenia dotyczące regulaminu użycia mediów społecznościowych mogą stanowić dobry punkt wyjścia do podjęcia tych tematów.

Wykorzystywanie mediów społecznościowych przez pracowników stwarza zarówno szanse, jak i zagrożenia. Każda firma powinna przyjętymi regulacjami maksymalizować korzyści, jakie daje zasięg tych mediów, ich wpływ na opinie, postawy i zachowania odbiorców, zaś minimalizować zagrożenia związane z ewentualnym nieprawidłowym użyciem mediów. Z pewnością ten temat zasługuje na przemyślane, wyważone decyzje zarządów.