Dziś Zakład Ubezpieczeń Społecznych przesyła ubezpieczonym pisma i decyzje zwykłym listem. Ma z tego powodu czasami problemy, gdy list trafi do złej skrzynki, albo adresat twierdzi, że go mimo wszystko nie dostał. Ma się to jednak zmienić, bo w przygotowaniu są już przepisy, które wprowadzą – z perspektywy ludzi – radykalne zmiany. Już wkrótce ZUS będzie bowiem wysyłał korespondencję wyłącznie elektronicznie, za pośrednictwem swojego portalu PUE ZUS. Jedynie osoby prowadzące działalność gospodarczą będą otrzymywały korespondencję ZUS na adres do doręczeń elektronicznych, a dopiero po doręczeniu pisma, dodatkowo będzie ono zamieszczane także na profilu PUE.
Czytaj również: Będzie elektroniczne zawieranie umów, ale nie w Kodeksie pracy
Elektroniczna fikcja doręczeń
Taką zmianę ma wprowadzić przygotowana przez Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej nowelizacja ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw (nr UD 368). Jej projekt z 24 marca 2022 r. przekazany został do uzgodnień międzyresortowych i konsultacji publicznych. Projektowana ustawa zmienia w art. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: u.s.u.s.). Nowością będzie wprowadzenie doręczeń elektronicznych dla wszystkich podmiotów: zarówno przedsiębiorców, jak i osób fizycznych. Jedyna różnica polegać ma na tym, że osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą będą dostawały korespondencję ZUS na adres do doręczeń elektronicznych, a dopiero po jej doręczeniu, pismo czy decyzja będzie zamieszczana na ich koncie w PUE ZUS. Zwykły Kowalski dostanie pismo z ZUS od razu na swoje konto w PUE ZUS, a jeśli go nie odbierze, to po upływie 14 dni od jego umieszczenia na portalu, pismo będzie uznane za doręczone. Umożliwi to nowy, dodawany do art. 71ab u.s.u.s. ust. 4 i 5.
Czytaj więcej: Platforma Usług Elektronicznych ZUS - zadania - komentarz praktyczny >
- Platforma Usług Elektronicznych (PUE) jest elektroniczną skrzynką podawczą ZUS. Obecnie liczba zarejestrowanych profili tj. klientów, którzy mają założone konto na PUE to ponad 9 milionów. Liczba ta stale wzrasta z uwagi na zmianę sposobu komunikacji klientów z urzędami na formę elektroniczną. Tak duża liczba klientów korzystających z PUE pozwala na coraz większy udział korespondencji elektronicznej wysyłanej przez ZUS. Dodatkowo, obsługa wniosków składanych w ramach Tarcz antykryzysowych, programów Dobry Start, Rodzina 500+ oraz Rodzinny Kapitał Początkowy, zakładają komunikację z klientem tylko w sposób elektroniczny za pośrednictwem PUE – wyjaśniają autorzy projektu w uzasadnieniu celu zmian w zakresie doręczania pism w postaci elektronicznej.
Kadry i płace: O czym warto pamiętać w maju? >>
Brakuje elektronicznego „awiza”
Szkopuł jednak w tym, że projektodawcy nie przewidują możliwości powiadamiania adresatów o czekającej na nich korespondencji na koncie w PUE ZUS.
- Pomysł doręczeń elektronicznych jest bardzo dobry, ale musi być wprowadzony z dużą rozwagą i dokładnym przygotowaniem. Warto pamiętać, że obecnie doręczanie odbywa się za pomocą listów zwykłych, a zatem ryzyko niedoręczenia jest dużo większe niż w przypadku systemu elektronicznego. Elektroniczny diabeł - jak każdy inny - tkwi w szczegółach. W tym przypadku doręczenie do skrzynki PUE ZUS jest niemal niezawodne, ale ubezpieczeni nie rozpoczynają porannej kawy od wizyty na swoim koncie. Stąd niezbędne jest dodatkowe powiadomienie na wskazany przez obywatela mail czy telefon, żeby sprawdził swoją skrzynkę w PUE. Chyba taka funkcja jest już wdrażana, ponieważ przynajmniej niektórzy użytkownicy otrzymują podobne powiadomienia - twierdzi dr Tomasz Lasocki z Katedry Prawa Ubezpieczeń Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Warszawskiego. Jak podkreśla, system musi być także przygotowany do obsługi przez pracowników ZUS. W przeciwnym razie może to powodować opóźnienia. Nie jest to takie proste, ponieważ wymagałoby zakończenia procesu elektronizacji wszystkich postępowań i prawdopodobnie również obiegu dokumentacji ubezpieczonych i płatników – dodaje dr Tomasz Lasocki.
Sprawdź też: Czy awizo w związku z niezastaniem adresata może odebrać ojciec za córkę? >
Także zdaniem Katarzyny Siemienkiewicz, eksperta ds. prawa pracy Pracodawców RP, to będzie zmiana zasad doręczeń korespondencji przez ZUS. - Dziś Zakład nadal ma obowiązek doręczać ją w wersji papierowej, a ponadto może to robić listem zwykłym. Na nim też, w razie sporu, spoczywa ciężar dowodu doręczenia pisma lub decyzji. Zgodnie jednak z projektem, w przyszłości co do zasady korespondencja ma być doręczana wyłącznie na adres elektroniczny. Jeżeli ktoś takiego adresu nie posiada, będzie musiał na bieżąco sprawdzać skrzynkę PUE – zauważa Siemienkiewicz. I mówi: - To nic innego jak przeniesienie odpowiedzialności za doręczenie pisma lub decyzji na zwykłych ludzi, i to pod przykrywką cyfryzacji.
Jak podkreśla Katarzyna Siemienkiewicz, obywatele powinni być powiadamiani automatycznie o korespondencji przychodzącej na adres PUE ZUS. Nie może być natomiast tak, że to każdy ma to powiadomienie ustawiać sobie sam, jak jest obecnie. Koniecznie należy to zmienić.
Sprawdź również książkę: Prawo pracy i ubezpieczeń społecznych ebook >>
Jeden portal do doręczeń dla wszystkich organów publicznych?
Zwolennikiem doręczeń elektronicznych jest Przemysław Hinc, doradca podatkowy z kancelarii PJH Doradztwo Gospodarcze, ale i on mówi o potrzebie stworzenia systemu, który będzie prosty, łatwy i czytelny dla każdego. – Jesteśmy na etapie zmian zachowań społecznych, a pandemia je tylko przyśpieszyła. Wdrożenie elektronicznych doręczeń mogłoby być możliwe poprzez założenie na rządowym serwerze bezpiecznego konta mailowego dla każdego obywatela, które służyłoby do doręczeń i odbioru korespondencji od wszystkich organów publicznych (w tym zwłaszcza ZUS, urzędów skarbowych i sądów). Takie konto powinien mieć każdy pełnoletni obywatel, a inne osoby powinny mieć możliwość jego uzyskania o ile wystąpią ku temu powody – mówi Przemysław Hinc.
Czytaj też: Uproszczone zasady zatrudniania cudzoziemców z Ukrainy >
Według niego, zakładanie przez pracowników ZUS konta ludziom, którzy nie mają tego świadomości, rodzi niebezpieczeństwo, że taka osoba tego faktu w ogóle nie odnotuje w swojej pamięci i zwyczajnie nie będzie nawet wiedziała, ze już ma konto założone. – Wszystko dlatego, że zakładanie konta odbywa się niejako „przy okazji”. Osoba, która przyszła do ZUS w konkretnej sprawie, koncentruje się na jej załatwieniu. W takich sytuacjach umykają sprawy poboczne, tak jak zakładane konto PUE ZUS przez pracownika Zakładu. Dlatego po założeniu konta na PUE ZUS do takiej osoby powinno przychodzić powiadomienie na jej numer telefonu podany w ZUS do kontaktu, albo na adres mailowy, z informacją, że został założony profil, w jaki sposób można się na niego logować i jakie sprawy urzędowe można dzięki temu załatwić. Istnieje bowiem ryzyko, że po powrocie do domu taka osoba nie będzie pamiętała, że zostało jej założone konto na portalu informatycznym ZUS. A skoro nie będzie miała tej świadomości, to nie będzie też tam się logowała i z niego korzystała. A to już rodzi konkretne zagrożenia dla uprawnień i obowiązków strony. Wystarczy więc, że zostanie podjęte wobec niej postępowanie, ZUS wyśle decyzję, która stanie się ostateczna dzięki tzw. fikcji doręczenia i braku odwołania się od niej w terminie, a taka osoba dowie się o wszystkim dopiero wtedy, gdy komornik zajmie jej konto bankowe. Tak być nie powinno – wyjaśnia Przemysław Hinc. I dodaje: - Powinien być jeden bezpieczny portal dedykowany sprawom urzędowym, przy pomocy którego każdy zainteresowany załatwi każdą sprawę urzędową.
No i nie zapominajmy o osobach wykluczonych cyfrowo, które nie potrafią posługiwać się nowoczesnymi narzędziami komunikacji elektronicznej i nie mają nikogo, kto by im mógł w tym pomóc. Dla tych osób, a często to są ludzie starsi, schorowani i bez dostępu do internetu, założenie konta w PUE ZUS może stanowić zagrożenie o wiele większe, niż zgubienie awizo przez listonosza.
Czytaj również: Rejestr umów najbardziej pomoże państwu, nie firmom
Sprawdź też: Tryb i forma przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych do ZUS >
Postępująca cyfryzacja czy szukanie oszczędności
Do elektronicznych doręczeń ZUS przygotowuje się od miesięcy, zakładając każdemu konto na PUE ZUS. Według ostatnich informacji już ponad 10 mln obywateli ma tam już swoje konto.
- Nie wiemy, jak to będzie zorganizowane. Może powstanie jakieś centrum, które będzie rozsyłało do obywateli te pisma na PUE ZUS. Dziś jest to niewykonalne, bo nie wszyscy pracownicy Zakładu mają dostęp do internetu. Wszyscy korzystają tylko z intranetu, a dostęp do internetu mają tylko ci, którym nadano takie uprawnienia – mówi prosząc o anonimowość pracownik ZUS. I dodaje: - To jest pewnie sposób na oszczędności, bo nie jest tajemnicą, że oddziały mają problemy z tonerami. Pracownicy wystawiający decyzje i wysyłający pisma do obywateli mogą wystąpić o nowy toner dopiero wtedy, gdy skończy się ten aktualnie używany.
Jak w praktyce wygląda ta postępująca cyfryzacja Zakładu? Z sygnałów, jakie docierają od naszych Czytelników wynika, że pracownicy Zakładu zakładają konta na PUE ZUS każdemu, kto pojawi się w oddziale z jakąkolwiek sprawą. – Byłam świadkiem ostatnio w jednym z oddziałów na Mazowszu, jak pracownica założyła PUE ZUS Ukraińcowi, który przyszedł do ZUS tylko sprawdzić, czy pracodawca, który upadł, odprowadzał za niego wcześniej składki na ubezpieczenie społeczne. Gdy sprawdzał jeszcze coś na boku, podeszła do niego inna pracownica oddziału i zaczęła go zachęcać do założenia PUE ZUS. Na to zareagowała od razu ta, która przed chwilą go obsługiwała informując koleżankę, że właśnie to konto już mu założyła – opisuje sytuację czytelniczka.
- Pracownicy mają polecenie zakładania kont na PUE ZUS. Były akcje w zakładach pracy, na Stadionie Narodowym też była akcja zakładania kont obywatelom Ukrainy – potwierdza nieoficjalnie pracownica ZUS.
Zapytaliśmy Zakład Ubezpieczeń Społecznych o to, czy wszyscy pracownicy ZUS mają dostęp do internetu. W odpowiedzi biuro prasowe poinformowało nas, że nie wszyscy pracownicy mają dostęp do internetu. - Część pracowników wykonuje swoje obowiązki na wewnętrznych systemach ZUS. W tej sytuacji nie jest wymagane, aby każda osoba miała dostęp do internetu – przekazał Zakład.
Projekt ma co do zasady wejść w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.