Fiskus i ZUS dokumenty od obywateli kierują na kwarantannę

Urzędy skarbowe przez 48 godzin, a oddziały ZUS przez 72 godziny, czyli trzy dni, pozostawiają w kwarantannie dokumenty, jakie trafiły do skrzynek, specjalnie w tym celu ustawionych przed ich budynkami w związku ze stanem epidemii. Zdaniem ekspertów, takie postępowanie rodzi wątpliwości co do ustalenia daty wpływu dokumentów i terminów postępowania.

W związku z epidemią koronawirusa nie tylko prywatni przedsiębiorcy będący pracodawcami podjęli działania mające chronić zdrowie pracowników. Na taki krok zdecydowała się też administracja publiczna. Szefowie urzędów chcąc zabezpieczyć podległych sobie urzędników przed ryzykiem zarażenia  wprowadzili m.in. rotacyjny czas pracy. Jak ustaliło Prawo.pl, urzędy skarbowe i oddziały Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w ramach profilaktyki zdecydowały się też poddać kwarantannie dokumenty, jakie do nich wpływają.

- Z sygnałów, jakie otrzymujemy od zdziwionych i zaskoczonych przedsiębiorców wynika, że składane do skrzynek przed urzędami skarbowymi pisma, wnioski czy inne dokumenty nie trafiają od razu do urzędnika, ale są poddawane kwarantannie przez 48 godzin. Dopiero po upływie tego czasu, trzeciego dnia zawartość skrzynek jest rozdzielana między pracowników urzędu skarbowego. Wiemy, że w ZUS-ie trwa to dłużej – mówi Katarzyna Lorenc, ekspert ds. prawa pracy Business Centre Club. I dodaje: - Rozumiemy, że to sposób ochrony urzędników, jednak zastanawiamy się, jak to wpłynie na datowanie spraw - dodaje.

Po pierwsze bezpieczeństwo

Informacje te potwierdza Ministerstwo Finansów. Twierdzi, że zasady opróżniania urn na dokumenty ustalane są indywidualnie przez kierownictwo izb administracji skarbowej i urzędów skarbowych. - Urny opróżniane są w zależności od potrzeb, najczęściej raz na dobę po zakończeniu pracy przez urząd lub przed jej rozpoczęciem – informuje MF.

Czytaj w LEX: Uprawnienia i obowiązki pracodawcy związane z koronawirusem >

Według resortu finansów, odbiór dokumentów i ich rejestracja odbywają się z zachowaniem zasad bezpieczeństwa: praca w rękawiczkach ochronnych, dezynfekcja i rotacyjna wymiana urn, kwarantanna dokumentów czyli przechowywanie w specjalnych pojemnikach lub pomieszczeniach przez określony czas (np. 24 godziny) i rejestracja dopiero po jego upływie – przy czym, jak podkreśla ministerstwo, w takiej sytuacji dokument rejestrowany jest z datą faktycznego złożenia do urny.

Także Zakład Ubezpieczeń Społecznych zapewnia, że z uwagi na bezpieczeństwo i stan epidemii w Polsce (z powodu koronawirusa) wnioski i inne dokumenty złożone w skrzynkach ustawionych przed placówkami ZUS przechodzą trzydniową kwarantannę. Dokumenty są specjalnie oznaczane - datą wpływu. Urzędnicy Zakładu nie zapominają też o dezynfekcji.

- Skrzynki powinny zostać oznaczone w widoczny sposób datą i po każdym dniu powinny zostać przeniesione do pomieszczenia, w którym (bez otwierania) będą „w kwarantannie” przez 3 dni kalendarzowe. Po tym czasie zostaną otwarte i zarejestrowane przez pracowników z datą faktycznego wpływu do ZUS (datą skrzynki) - mówi Paweł Żebrowski, rzecznik prasowy ZUS.

Wątpliwości dowodowe

Zaskoczenia sytuacją i procedurą obowiązującą w administracji skarbowej i oddziałach ZUS nie kryje Józef Banach, radca prawny partner w kancelarii InCorpore Banach Szczypiński i Partnerzy. Jak mówi, z perspektywy podatnika i organu podatkowego istotna jest data doręczenia korespondencji. I z tego względu przyjęta przez administrację skarbową procedura jest dość zaskakująca.

Czytaj w LEX: Koronawirus a podatki >

– Nie wiem, jak to dokładnie wygląda technicznie, ale jeżeli urząd nie wybiera korespondencji ze skrzynki na bieżąco, tzn. na koniec dnia urzędowania, lecz robi to kolejnego dnia, to nie wie tak naprawdę, kiedy dany dokument do niego wpłynął. I nie ma na to dowodu. Tym samym nie ma pewności, czy np. przedsiębiorca złożył pismo w terminie – podkreśla mec. Józef Banach. I dodaje: - Ale to w zasadzie działa na korzyść podatników, więc tak naprawdę to problem organów podatkowych. Aczkolwiek na pewno problemem nie jest skrócenie terminu, w jakim organ ma rozpatrzeć sprawę. Bo tym się wcale nie przejmują. Organy skrzętnie wykorzystują zaistniałą sytuację do przesuwania terminów załatwienia spraw nawet o kilka miesięcy. Ostatnio otrzymaliśmy pismo, że sprawa w drugiej instancji rozpoznana zostanie do 30 września 2020 r. Chodzi natomiast o uznanie danej czynności za dokonaną w terminie, nawet jeśli tak nie było.

Sprawdź również książkę: Kontrakty na rynku ubezpieczeń >>

Nieco inaczej na sprawę patrzy Sławomir Paruch, radca prawny, partner założyciel kancelarii Paruch Chruściel Schiffter, jednej ze znaczących kancelarii prawa HR w Polsce. - Epidemia nie wpływa niestety na podejście urzędników. Złych przyzwyczajeń nie zmienimy tak łatwo – mówi, zastrzegając, że postępowanie urzędów naraża składających wnioski i inne dokumenty na negatywne konsekwencje związane z niemożnością ustalenia terminu ich złożenia. Jak mówi, o terminie wniesienia pisma do urzędu decyduje prezentata na tym piśmie, a opisany proceder utrudnia lub uniemożliwia udzielenie prezentaty. To skazuje przedsiębiorców na nadanie pisma pocztą, co dziś jest również utrudnione. – Każdy rozsądny przedsiębiorca dba o potwierdzenie nadania korespondencji, żeby nie narazić się na złożenie pisma po terminie – zaznacza mec. Paruch.

Czytaj również: MK i GIS: odpady wytwarzane w miejscach kwarantanny to zwykłe śmieci>>

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.