Koronawirus w Chinach, wybuch wulkanu, zamach terrorystyczny czy śnieżyca i zamknięte lotniska oraz odwołane loty – powodują nie tylko wymierne problemy przedsiębiorców związane np. ze wstrzymaną wymianą handlową, ale rodzą też nie lada problemy (i koszty) związane z niestawieniem się pracowników w pracy, po zakończonym urlopie wypoczynkowym, z przyczyn od nich niezależnych. Pół biedy, gdy nieobecność trwa jeden-dwa dni i można wziąć urlop na żądanie. Gorzej, gdy przeciąga się np. o dwa tygodnie, albo i dłużej.

- Mamy problem z pięcioma pracownikami, którzy będąc na urlopie, utknęli w Chinach. Ich kwarantanna ma tam potrwać aż do 28 marca. Nie możemy umożliwić im pracy zdalnej, bo to rozwiązanie zbyt kosztowne dla nas. Zastanawiamy się, co z tym fantem dalej robić – mówi nam przedstawicielka jednej z dużych firm na Mazowszu.

Sprawdź w LEX: W którym kraju pracownik wykonujący pracę zdalną z zagranicy podlega ZUS i PIT? >

Nie wiadomo ilu dokładnie Polaków ma obecnie problem z powrotem do Polski.

- Ministerstwo Spraw Zagranicznych nie prowadzi rejestru obywateli RP przebywających w innych krajach. Obywatele RP mogą natomiast dobrowolnie rejestrować się w systemie „Odyseusz” (dzięki niemu, w przypadku wystąpienia sytuacji nadzwyczajnych za granicą, MSZ będzie mógł podjąć z daną osobą kontakt, udzielić niezbędnych informacji oraz pomocy poprzez właściwą placówkę dyplomatyczno-konsularną – przyp. red.). W chwili obecnej w tym systemie zarejestrowało się 401 obywateli polskich przebywających w Chinach. Osoby te, o ile nie przebywają w prowincji Hubei, mogą opuścić ten kraj na własną rękę – poinformował nas MSZ.

Czytaj w LEX: Urlop na żądanie >

Co powinien zrobić pracodawca, którego pracownik nie może wrócić do kraju, a w konsekwencji - także do pracy i jak powinien w takiej sytuacji postąpić sam pracownik?

 


Opóźnienie to nie klęska żywiołowa


Dr Dominika Dörre-Kolasa, radca prawny, partner w kancelarii Raczkowski, mówi serwisowi Prawo.pl, że pracodawca nie powinien ponosić kosztów związanych z nieobecnością pracownika, który po urlopie wypoczynkowym nie stawił się do pracy, nawet gdy nastąpiło to z przyczyn od niego niezależnych.

- Wybuch wulkanu czy choćby nawet koronawirus, powodujące zamkniecie lotniska, co uniemożliwia powrót pracowników z urlopu - pracodawca może uznać za okoliczności usprawiedliwiające nieobecność w pracy. A ponieważ w stosunku pracy obowiązuje wzajemność, to z uwagi na fakt, iż pracownik, który utknął za granicą nie świadczy pracy, to nie może też być mowy o płatnej nieobecności.

Czytaj w LEX: Sposób usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz zakres przysługujących pracownikom zwolnień od pracy, a także przypadki, w których za czas nieobecności lub zwolnienia pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia >

Moim zdaniem, najprostszym rozwiązaniem będzie, w zależności od decyzji pracownika, albo przedłużenie urlopu wypoczynkowego albo przekazanie pracodawcy prośby o usprawiedliwienie jego nieobecności w pracy bez zachowania prawa do wynagrodzenia. Sytuacje, w których pomimo braku świadczenia pracy, nieobecność pracownika nie powoduje utraty pensji są w przepisach uregulowane w sposób ścisły i jako wyjątki od zasady wzajemności nie powinny być interpretowane rozszerzająco – podkreśla mec. Dörre-Kolasa.

Czytaj w LEX: Urlop bezpłatny - rodzaje i sposoby udzielania >

Zgodnie z par. 2 ust. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. z 2014 r. , po. 1632), pracownik powinien uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy, jeżeli przyczyna tej nieobecności jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia. Z kolei ust. 2 tego paragrafu stanowi, że w razie zaistnienia przyczyn uniemożliwiających stawienie się do pracy, pracownik jest obowiązany niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy.

Sprawdź w LEX: Czy pracodawca może nie przyjąć zwolnienia lekarskiego wystawionego przez lekarza po wystąpieniu nieobecności? >

Jeżeli przepisy prawa pracy obowiązujące u danego pracodawcy nie określają sposobu zawiadomienia pracodawcy o przyczynie nieobecności pracownika w pracy, zawiadomienia tego pracownik dokonuje osobiście lub przez inną osobę, telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności albo drogą pocztową, przy czym za datę zawiadomienia uważa się wtedy datę stempla pocztowego.

Jednym zaś z dowodów usprawiedliwiających nieobecność w pracy może być decyzja właściwego państwowego inspektora sanitarnego, wydana zgodnie z przepisami o zwalczaniu chorób zakaźnych – w razie odosobnienia pracownika z przyczyn przewidzianych tymi przepisami (par. 3 pkt 2 ww. rozporządzenia), czego nie można wykluczyć, w związku z koronawirusem po powrocie tych osób do kraju. Do tego jednak czasu brak jest, zdaniem prawników, podstaw do interpretacji rozszerzającej.

Sprawdź w LEX: Jak rozliczyć nieobecność i wynagrodzenie pracownika, który przebywa w szpitalu i nie przedstawił zwolnienia lekarskiego? >

– Nie widzę jednak powodu do zwolnienia dyscyplinarnego pracownika, który nie stawił się do pracy nie z własnej winy. Podobnie jak uważam, że mimo, iż przepisy nie regulują tej konkretnej sytuacji, z którą pracodawcy mogą mieć do czynienia, to nie ma potrzeby ingerencji ustawodawcy – zaznacza dr Dörre-Kolasa.

Czytaj w LEX: Rozwiązanie z pracownikiem umowy o pracę bez wypowiedzenia w tzw. trybie dyscyplinarnym >

Zdaniem Waldemara Gujskiego, adwokata z kancelarii Gujski Zdebiak, sytuacja z koronawirusem pokazuje, że najwyższy czas na dokonanie racjonalnej i kompleksowej, uwzględniającej dzisiejsze realia nowelizację tej konstytucji prawa pracy, która wypełniłaby ewidentną lukę w prawie w tym zakresie.

Z kolei Katarzyna Siemienkiewicz, ekspert ds. prawa pracy Pracodawców RP uważa, że pracodawca ma obowiązek zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy, zwłaszcza w sytuacji zagrożenia epidemią. Obowiązkiem pracownika jest natomiast takie rozplanowanie urlopu, aby mógł się do pracy stawić na czas. – Pracodawca nie może jednak ponosić odpowiedzialności za decyzje pracownika, a taką jest wybór miejsca, w którym spędza urlop – podkreśla Siemienkiewicz. Według niej, pracownik może w ostateczności przedłużyć urlop wypoczynkowy.

Czytaj w LEX: Odmowa udzielenia urlopu na żądanie >


 

Koronawirus jako usprawiedliwiony powód nieobecności

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w odpowiedzi na pytania Prawo.pl potwierdziło, że na podstawie obowiązujących przepisów prawa pracy możliwe jest i dopuszczalne usprawiedliwienie nieobecności pracownika w pracy w związku z niemożnością dotarcia/stawienia się w pracy, spowodowaną np. wybuchem/szerzeniem się epidemii koronawirusa 2019 – nCov w Chinach, gdzie przebywa pracownik, czy też jakąkolwiek inną epidemią uniemożliwiającą pracownikowi stawienie się do pracy.
Zgodnie bowiem z przepisem par. 1 ww. rozporządzenia, przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność w pracy są zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie, a także inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy. Jak twierdzi resort, powszechnie obowiązujące przepisy prawa pracy nie wskazują wprawdzie jakiejkolwiek epidemii, w tym np. epidemii wspomnianego wyżej koronawirusa, jako przyczyny usprawiedliwiającej nieobecność pracownika w pracy, jednak w opinii ministerstwa, pracodawca może uznać taką przyczynę nieobecności za usprawiedliwioną, na podstawie powołanego wyżej przepisu rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej.

Sprawdź w LEX: Czy można zwolnić pracownika, który nie stawia się do pracy, a podlega ochronie przedemerytalnej? >

- Trzeba jednak również nadmienić, że powszechnie obowiązujące przepisy nie gwarantują w takim przypadku pracownikowi prawa do wynagrodzenia. Należy bowiem zauważyć, iż zasadą jest, że wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną, a za czas niewykonywania pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia tylko wówczas, gdy przepisy prawa pracy tak stanowią (art. 80 Kodeksu pracy) - napisał resort pracy w przekazanej nam odpowiedzi. MRPiPS zastrzega jednak, że wyrażane przez ministerstwo poglądy prawne i opinie nie są wiążące dla stron konkretnych stosunków pracy, Państwowej Inspekcji Pracy oraz sądów pracy.

Czytaj w LEX: Wynagrodzenie za jeden dzień przepracowany przy absencji chorobowej przez resztę miesiąca >

 

Delegacja, podróż służbowa albo praca zdalna

Eksperci, z którymi rozmawialiśmy nie mają wątpliwości co do tego, że rozwiązanie sytuacji zależy od okoliczności i dobrej woli pracodawcy. Przyznają jednak, że zgoda na pracę zdalną może budzić na gruncie przepisów prawa pracy wątpliwości.

- Sam fakt solidnego przygotowania do urlopu zazwyczaj wystarcza, tzn. ustawienie zastępstw, utrzymywanie lekkiego nadmiaru kompetencji i ludzi – mówi Katarzyna Lorenc, ekspert ds. prawa pracy Business Centre Club. I dodaje: - Praca zdalna jest oczywiście rozwiązaniem, jednak pamiętajmy o tym, że wiele aplikacji nie jest dostępnych m.in. w Chinach, z uwagi na ograniczanie dostępu do Internetu. Jeśli jednak aplikacje są dostępne, możliwa jest forma oddelegowania. Jak podkreśla, dziś przepisy kodeksu pracy nie umożliwiają pracy w miejscu nie sprawdzonym przez pracodawcę. - Miejsce też musi spełniać wiele wymagań, które w praktyce ograniczają takie możliwości – zaznacza Lorenc.

Zdaniem dr Artura Rycaka, adwokata, partnera zarządzającego kancelarii Rycak – Kancelaria Prawa Pracy i HR, pracownik, który po urlopie utknął w świecie może uzgodnić, że w tym czasie będzie świadczył pracę, o ile pracodawca ma dla niego pracę, która można wykonać w warunkach podobnych do telepracy. - Taka praca będzie świadczona z innego miejsca, a jej wyniki będą przesłane przez internet, czyli tak jak w wielu korporacjach zdalnie (w trybie home office). To jednak zależy od dobrej woli pracodawcy, który nie ma obowiązku ad hoc zorganizować pracę dla takiego pracownika – mówi dr Rycak.

Czytaj w LEX: Praca w domu – wygodnie i efektywnie dla pracodawcy i pracownika >

 

Wytyczne i wskazania

- Od moich klientów mam sygnały o narastającej wśród pracodawców fobii. Zwłaszcza dużych międzynarodowych organizacji, które wydają swoim pracownikom nieformalne wytyczne. Nakazują np. informowanie przełożonych o tym, że mieli kontakt z osobami, które wróciły z Chin albo że jedli surowe mięso i teraz mają objawy choroby. W takich sytuacjach pracownik ma pozostać w domu i udać się do lekarza na badania - mówi dr Dominika Dörre-Kolasa.

Nie są to przypadki odosobnione. Pracownica jednej z międzynarodowych korporacji mających siedzibę w Polsce powiedziała nam nieoficjalnie o zakazie wyjazdów na zagraniczne urlopy. W innych firmach niektórzy pracownicy podpisują dokumenty, zgodnie z którymi wyjazdy zagraniczne będą odbywały się na ich własną odpowiedzialność.

Czytaj w LEX: Odwołanie pracownika z urlopu >

- Pracodawca nie może zabronić pracownikom udania się na urlop w określone miejsce na świecie. Może co najwyżej zalecić unikania miejsc, w których pracownicy będą zagrożeni – mówi Joanna Torbé, adwokat z Kancelarii Adwokackiej Joanna Torbé i Partnerzy, ekspert BCC ds. prawa pracy i ubezpieczeń społecznych. Także według niej bardzo wątpliwe byłoby dyscyplinarne zwolnienie pracownika. - Może to być nieobecność usprawiedliwiona, ale niepłatna, choć oczywiście pracodawca zawsze może postąpić korzystniej dla pracownika i przyznać mu określone świadczenia pieniężne – podkreśla. Jeśli natomiast pracodawca sam wysłał pracownika w podróż służbową, z której ten nie może wrócić, wówczas podróż służbowa ulegnie przedłużeniu, co niestety narazi pracodawców na większe koszty.

Czytaj również: Pracodawca nie może dowolnie wysyłać pracownika na urlop