Obowiązujące do tej pory rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej ma już 12 lat. Mimo że było nowelizowane tylko kilka razy, 1 stycznia zastąpi je zupełnie nowy akt. Jego projekt upubliczniono w piątek i przekazano do konsultacji społecznych. Zmiana dostosuje teczki pracowników do RODO i ustawy wprowadzającej nowy okres przechowywania dokumentacji oraz jej elektronizację.

 

Ostateczna treść przepisów różni się znacznie od projektu przedstawionego do konsultacji. Tu znajdziesz nowsze informacje na ten temat >

 

Jak teraz wyglądają akta osobowe?

Akta osobowe pracownika składają się z 3 części i obejmują:

  1. w części A - dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,
  2. w części B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika
  3. w części C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.

Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane; każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów.

 

Czytaj też: Nowe okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej >

 

Jak będzie po zmianach?

Akta osobowe pracownika będą składać się z 4 części. Dotychczasowa część C zostanie przeniesiona do części D, a w nowej części C gromadzone będą dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach.

Pracodawca będzie musiał pilnować okresu umożliwiającego przechowywanie dokumentu dotyczącego nałożenia danej kary w nowej części C. Po upływie okresu zatarcia kary będzie trzeba usunąć go z akt osobowych. Wówczas zmianie musi ulec także numeracja oraz wykaz dokumentów dotyczących danej kary.

Sam zakres informacji gromadzonych w poszczególnych częściach nieco się zmieni, ale rewolucji nie będzie - zmiany wynikają z konieczności dostosowania rozporządzenia m.in. do wymagań RODO. Z tego powodu zrezygnowano np. z wyliczenia w rozporządzeniu dokumentów, które należy gromadzić w związku z rekrutacją na dane stanowisko i zastąpiono je odesłaniem bezpośrednio do art. 22(1) kodeksu pracy (określa katalog danych, których pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie). Pracodawca będzie mógł żądać udokumentowania tych danych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. W przypadku zatrudnienia kopie dokumentów przedstawionych przez pracownika w trakcie jego rekrutacji oraz już po jego zatrudnieniu, poświadczające przekazane dane osobowe, pracodawca będzie mógł włożyć do akt osobowych pracownika - odpowiednio do części A lub B.

 

Czytaj też: Kwestionariusz osobowy po wejściu w życie RODO >

 

Od 2019 roku akta osobowe pracownika będą składać się z 4 części i obejmą:
w części A - oświadczenia lub dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, obejmujące dane osobowe, o których mowa w 22(1) § 1 lub 4 oraz art. 22la § 1 lub art. 22lb § I Kodeksu pracy, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich z poprzednich okresów zatrudnienia;
w części B - oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:

  1. oświadczenia lub dokumenty, obejmujące dane osobowe, o których mowa w art. 22(1) § 3 lub 4 oraz projektowanym art. 22(la) § 1 lub art. 22(1b) § 1 Kodeksu pracy,
  2. umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej - potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków,
  3. zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę,
  4. dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy z 19 grudnia 2008 roku o emeryturach pomostowych,
  5. potwierdzenie zapoznania się przez pracownika:

    - z treścią regulaminu pracy albo obwieszczenia,

    - z informacjami o warunkach zatrudnienia oraz o zmianie warunków zatrudnienia,

    - z dodatkowymi informacjami o warunkach zatrudnienia oraz o zmianie tych warunków zatrudnienia.

    - z informacją o celu. zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu,

    - z informacją o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami,

    - z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy,

    - z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji,

  6. potwierdzenie otrzymania przez przedstawiciela ustawowego pracownika młodocianego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami,
  7. zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
  8. oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków w innym trybie,
  9. dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się,
  10. dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub związane ze zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych,
  11. dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia,
  12. dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego,
  13. dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu,
  14. dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego,
  15. dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat,
  16. oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem,
  17. dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego,
  18. dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego obejmujące:

    - wniosek pracownika o udzielenie urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim, urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopie rodzicielskim oraz urlopie ojcowskim,

    - wniosek pracownika o przesunięcie terminu urlopu,

  19. skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich
  20. umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy,
  21. wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy,
  22. dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagających takiego współdziałania,
  23. dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy,
  24. wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych,
  25. pisemne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych.

Wskazany katalog oświadczeń lub dokumentów gromadzonych w części B akt osobowych nie jest wyczerpujący i obejmuje oświadczenia lub dokumenty, których podstawę prawną pozyskania stanowi Kodeks pracy. Trudno bowiem przewidzieć, jakiego rodzaju dokumenty mogłyby być dodatkowo składane w trakcie zatrudnienia przez pracownika, a także jakiego rodzaju dokumenty muszą znaleźć się w aktach osobowych pracownika w związku z szeregiem szczególnych regulacji prawnych dotyczących określonych grup pracowników, wymagających ich pozyskania (np. orzeczenie o stopniu niepełnosprawności w przypadku pracowników niepełnosprawnych). Zatem oświadczenia lub dokumenty pozyskiwane od pracowników na podstawie przepisów szczególnych, także będą umieszczane w części B akt osobowych pracownika.

 


 

w części C - dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

 

Czytaj też: Do końca września trzeba dostosować monitoring do RODO >


w części D - oświadczenia i dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym:

  • oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę,
  • wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy,
  • dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop
  • wypoczynkowy,
  • kopię wydanego świadectwa pracy,
  • potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w
  • związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,
  • umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką
  • umowę,
  • skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających.

Podobnie, jak w części B akt osobowych, katalog oświadczeń lub dokumentów gromadzonych i przechowywanych w części D – nie został sformułowany w sposób wyczerpujący.

 

Czytaj też: Jak udokumentować urlop okolicznościowy zgodnie z RODO? >


Dodatkowe przepisy w nowym rozporządzeniu

Oprócz zakresu, sposobu i warunków prowadzenia, przechowywania oraz zmiany postaci dokumentacji pracowniczej w nowym rozporządzeniu znajdą się też regulacje w sprawie:

  1. sposobu i trybu doręczania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej w przypadku upływu okresu jej przechowywania oraz poprzedniej postaci tej dokumentacji w przypadku zmiany postaci jej prowadzenia i przechowywania, a także sposobu odbioru dokumentacji pracowniczej
  2. sposobu wydawania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej uprawnionym członkom jego rodziny, w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika

To nowe regulacje, które zostaną wprowadzone 1 stycznia 2019 roku przez ustawę z 10 stycznia 2018 roku
o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

 

Czytaj też: Wydanie świadectwa pracy - zmiany w 2019 roku >

 

Kiedy zaczną obowiązywać nowe zasady prowadzenia akt pracowniczych?

Projekt jest dopiero na etapie konsultacji. W jego sprawie wypowiedzą się m.in. organizacje pracodawców i związki zawodowe. Konsultacje zakończą się w połowie października, a zmiany wejdą w życie 1 stycznia 2019 roku. Od tego dnia pracodawcy będą mieli 6 miesięcy na dostosowanie do nowych regulacji sposobu prowadzenia i warunków przechowywania dotychczasowej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, którzy będą zatrudnieni w dniu 1 stycznia 2019 roku. Akta pracowników zatrudnionych później będą musiały być prowadzone już zgodnie z nowymi wymaganiami.

Więcej materiałów na ten temat znajdziesz w LEX Kadry:

Zmiany w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej >

Nowe okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej >

Raport informacyjny - nowy obowiązek płatnika składek >

Prowadzenie akt osobowych pracowników na przykładach >