To styl pracy, który zakłada, że pracownicy nie mają na stałe przypisanych biurek, ale mogą swobodnie zmieniać stanowiska w zależności od upodobań, nastroju czy zadań do wykonania. Tu pracownik jest w centrum, a organizacja biura ma ułatwiać mu wykonanie obowiązków. Od dzisiejszego pracownika wymaga się dużo większej aktywności i kreatywności. Przestrzeń do pracy musi za tymi wymaganiami podążać. Nie bez znaczenia jest też to, że na rynku pracy mamy aktualnie cztery, a nawet pięć pokoleń, które muszą ze sobą współpracować.

Activity-Based Working - co to jest?
Biuro zorganizowane na zasadzie Activity-Based Working nie dzieli się na poszczególne miejsca pracy, ale na strefy, w których wykonywane są określone zadania. To od aktualnej aktywności pracownika, czynności, którą wykonuje, zależy to, w którym miejscu w firmie w danej chwili się znajduje. Obok open space, w tak zorganizowanym biurze powinny się pojawić sale do małych spotkań, miejsca odosobnienia do cichej pracy czy rozmów telefonicznych czy strefy odpoczynku.

Korzyści i zagrożenia wynikające z tej koncepcji zebrał portal Pracuj.pl

Zalety Activity-Based Working:
•    okazja do większej współpracy, wymiany myśli, dzielenia się wiedzą i doświadczeniem, rozszerzenia perspektywy (wynika to z zajmowania miejsca codziennie obok innych osób – w konsekwencji dochodzi do interakcji, które w innej sytuacji nigdy by nie zaszły)
•    ekonomiczne rozwiązanie – zaoszczędzenie powierzchni, biurka nie stoją puste
•    możliwość zwiększenia zatrudnienia bez konieczności rearanżacji biura
•    mobilność i elastyczność, zgodnie z preferencjami pokolenia millennialsów
•    dostosowanie do aktywności i potrzeb pracowników
•    możliwość zmiany miejsca pracy może pozytywnie wpływać na efektywność
•    alternatywa dla koncepcji open space, która bywa postrzegana jako uciążliwa – pracownicy nie mogą się skupić na realizacji zadań, są zmęczeni, rozpraszają ich różne bodźce
 
Potencjalne zagrożenia:
•    brak własnego biurka, jednego stałego miejsca może początkowo obniżać poczucie bezpieczeństwa i utożsamiania się z miejscem pracy.
•    codzienne sprzątanie swojego biura, żeby zostawić je czystym dla innych użytkowników, może być odbierane jako uciążliwe.
•    praca w nowych warunkach wymaga nauki i zmiany dotychczasowych nawyków, a także ustalenia jasnych zasad, aby uniknąć chaosu, wskazane jest tu przemyślane zarządzanie zmianą.
•    wprowadzenie tylko wybranych elementów koncepcji Activity-Based working i nie traktowanie jej jako spójnej całości może negatywnie wpłynąć na nastroje, motywację i efektywność personelu – na przykład, jeśli pracodawca decyduje się na współdzielenie biurek, ale już nie zapewni stref do spotkań nieformalnych, pracy w skupieniu czy różnorodnych sal spotkań.

Środowisko pracy - niedocenione narzędzie biznesowe

Trzech liderów rynku środowiska pracy – Hays, Kinnarps i Skanska opublikowało przeszło rok temu obszerny materiał na temat polskich doświadczeń dotyczących wdrażania koncepcji Activity-Based Working. Raport prezentuje szeroki kontekst zjawiska oraz wyniki badania Biuro a potrzeby organizacji, przeprowadzonego przez partnerów w 2016 roku na próbie blisko 100 firm zatrudniających łącznie ponad 50 000 pracowników. Spektrum zagadnień poruszonych w naszym wspólnym materiale doskonale ilustruje jak złożonym zjawiskiem jest to, co potocznie nazywamy biurem, zaś sama publikacja skłania do refleksji – jak mało docenianym narzędziem biznesowym jest środowisko pracy.

Dobrze zorganizowane biuro da firmie wymierne korzyści

Istotą koncepcji Activity-Based Working – w ujęciu zaprezentowanym we wspomnianej publikacji – nie jest stworzenie środowiska, w którym efektywność wykorzystania przestrzeni mierzy się liczbą stanowisk pracy, jakie udało się zmieścić na danej powierzchni. Chodzi o to, aby z określonej liczby metrów kwadratowych biura i jednostek czasu pracy, wydobyć jak największy potencjał pracowników, który pozwoli organizacjom na uzyskanie przewagi konkurencyjnej.

Coaching kariery >>
Pierwsza na polskim rynku publikacja łączącą tematykę coachingu z nowoczesnym doradztwem zawodowym >>

To podejście wskazuje wyraźnie, że koncepcja Activity-Based Working nie ogranicza się do aranżacji wnętrz, lecz stanowi element strategii osiągania celów biznesowych, zakładający gruntowną znajomość wzorców pracy w danej organizacji, które obejmują zarówno technologię, zarządzanie, kulturę organizacyjną opartą na zaufaniu, jak i fizyczną przestrzeń. Zaś wygląd tej przestrzeni jest jedynie widocznym rezultatem wdrożenia Activity-Based Working. Kluczowe znaczenie ma świadomość celów, jakie organizacja zamierza osiągnąć za pomocą wprowadzonych zmian, a biuro i jego aranżacja pomagają z sukcesem dokonać tej transformacji – komentowała raport Beata Rejkowska, Sales Operation Director Kinnarps Polska.

To wciąż tylko koncepcja

Mimo iż pod wpływem Activity-Based Working miejsca pracy stają się coraz bardziej wielofunkcyjne i elastyczne, przywołane badanie z 2017 roku dowodzi, że do jej upowszechnienia jest jeszcze daleko. Respondenci ocenili, że obecnie zaledwie 30 proc. biur wspiera kreatywność i pracę zespołową – a więc cechy, których pracodawcy najczęściej poszukują u potencjalnych pracowników. Zarazem w podobnym odsetku biur sytuacja jest odwrotna – miejsce pracy nie wspiera pracownikom we współpracy oraz realizacji ich potencjału. Najwięcej firm znajduje się natomiast w „połowie drogi”, co oznacza, że ich biuro zawiera pewne elementy, które wspierają pożądane postawy.

Pracownicy najlepiej wiedzą, czego potrzebują

Swoją przygodę z Activity-Based Working rozpoczyna właśnie w Krakowie Aon  – firma świadcząca usługi z zakresu doradztwa i zarządzania ryzykiem. W styczniu do nowego biura  zajmującego 10 tysięcy metrów kwadratowych powierzchni, mieszczącego się na terenie  krakowskiego kompleksu biurowego Enterprise Park, przeniosło się ponad 1100 pracowników firmy. Dla pracowników dostępne są zarówno klasyczne przestrzenie open space, jak i biurka do pracy na stojąco z regulowaną wysokością, sofy z wyciszonymi ściankami, biurka-bieżnie, oraz pokoje bez technologii, sprzyjające rozmowie. Takie rozwiązania mają pomóc w budowaniu pozytywnych doświadczeń pracowników, rozwijać ich kreatywność i innowacyjność, a także wspierać współpracę i budowanie relacji.

Poszczególne etapy projektowania i urządzania wnętrza poprzedziły konsultacje z pracownikami. Mogli oni ocenić dotychczasowe działania i zaproponować rozwiązania ułatwiające wykonywanie codziennych obowiązków. Mieli też wpływ elementy wystroju wnętrz nowego biura. – Jesteśmy zdania, że sami pracownicy najlepiej wiedzą, czego potrzebują, by poczuć się w miejscu pracy w pełni komfortowo. Dlatego to im oddaliśmy głos w wielu kwestiach, takich jak dobór mebli, nazewnictwo sal konferencyjnych, a także wyposażenie pokoi wellbeing – opowiada Ted Winterbottom, Programme Manager w Aon.

Nigdy wcześniej biuro nie pełniło tak ważnej roli w rozwoju biznesu

Dziś to, gdzie pracujemy, musi wspierać karierę profesjonalistów, być skutecznym narzędziem rekrutacyjnym, i tym samym wzmacniać strategiczne procesy biznesowe w firmie. Biuro ma być miejscem odpowiadającym na potrzeby pracowników różnych pokoleń. I na to właśnie doskonałą receptą jest koncepcja Activity-Based Working, zgodnie z którą to pracownicy wskazują jak najczęściej pracują, a pracodawca dostarcza im powierzchnię w pełni dostosowaną do aktywności. To pierwsze tak elastyczne podejście do sposobu pracy, które, jak pokazują doświadczenia wielu globalnych marek, przekłada się na wyższą efektywność i satysfakcję zespołów – komentuje Ewelina Kałużna, dyrektor ds. wynajmu i zarządzania wartością budynków w Skanska Property Poland.

A czy Wy w waszym miejscu pracy spotkaliście się z taką organizacją biura? Zachęcamy do podzielenia się opiniami w komentarzach.