Odpowiedź: towary handlowe i materiały co do zasady powinny być wpisane do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu lub sprzedaży. Przepisy prawne nie przewidują możliwości księgowania tego typu zdarzeń na podstawie zestawienia miesięcznego. Zakup towaru powinien być zatem księgowany odrębnie na podstawie dokumentu księgowego potwierdzającego poniesienie kosztu.
 
Uzasadnienie: zasady ujmowania towarów handlowych i materiałów w księdze zostały uregulowane w § 17 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów - dalej r.p.k.p.r. Wynika z niego, że zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych musi być wpisany do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży. jeśli chodzi o zapisy dotyczące pozostałych wydatków, dokonuje się ich jeden raz dziennie, po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym.
Przepisy dopuszczają odstępstwa od tych zasad w sytuacji, gdy prowadzenie księgi zostało powierzone biuru rachunkowego. W takim przypadku, stosownie do § 30 r.p.p.k.p.r., zapisy dokonywane są w porządku chronologicznym na podstawie dowodów księgowych oraz sum miesięcznych przychodów wynikających z ewidencji sprzedaży lub danych wynikających z zestawienia sporządzonego w oparciu o dane z raportów miesięcznych kas rejestrujących skorygowanych o kwoty mające wpływ na wysokość przychodu (o którym mowa w § 20 ust. 2 r.p.k.p.r.), przekazywanych przez podatnika zgodnie z postanowieniami umowy, w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.
Podobne zasady obowiązują w przypadku podatników prowadzących przedsiębiorstwa wielozakładowe.
Rozporządzenie dopuszcza możliwość księgowania na podstawie zestawienia, ale dotyczy to wyłącznie sprzedaży (§ 19 r.p.p.k.p.r.). Jeżeli w danym dniu podatnik wystawia wiele faktur, zapisów w księdze można wtedy dokonywać jedną sumą wynikającą z dziennego zestawienia tych faktur.
Natomiast podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży mogą dokonywać zapisów dotyczących przychodu, wykazanych w tej ewidencji, w jednej pozycji na koniec każdego miesiąca.

Nie ma jednak takiej możliwości w przypadku ewidencjonowania zakupów. Podatnik powinien zatem księgować zakup towarów handlowych i materiałów na podstawie odrębnych dowodów księgowych.

Więcej odpowiedzi na pytania z zakresu działalności gospodarczej i podatków znajdziesz w Kompasie Księgowo Kadrowym