Urlopem zaległym może stać się nie tylko urlop przysługujący pracownikowi na mocy przepisów Kodeksu pracy, ale również urlop dodatkowy, do którego pracownik nabywa prawo na podstawie przepisów szczególnych, np. dodatkowy urlop przysługujący pracownikom niepełnosprawnym. Jeżeli pracownik nie wykorzysta urlopu dodatkowego do końca roku, w którym nabył do niego prawo, to z dniem 1 stycznia kolejnego roku urlop ten stanie się urlopem zaległym, którego należy udzielić pracownikowi w terminie określonym w art. 168 k.p.
W sposób szczególny ustawodawca uregulował kwestię tzw. urlopu na żądanie, w sytuacji, gdy urlop ten nie zostanie wykorzystany w danym roku przez pracownika. Urlop na żądanie, a więc 4 dni urlopu, z których pracownik może skorzystać w każdym roku w wybranym przez siebie terminie, nie przechodzi na następny rok. Oznacza to, że jeżeli w danym roku pracownik nie korzystał z urlopu na żądanie (albo wykorzystał mniej niż 4 dni takiego urlopu), to nie spowoduje to zwiększenia wymiaru urlopu na żądanie w kolejnym roku. Z dniem 1 stycznia te niewykorzystane dni urlopu na żądanie staną się częścią urlopu zaległego, udzielanego pracownikowi w terminie uzgodnionym z pracodawcą, przy czym w odróżnieniu od zwykłego urlopu, ta część urlopu zaległego nie jest objęta obowiązkiem udzielenia jej pracownikowi w terminie określonym w art. 168 k.p. Wynika to z przyjętej interpretacji przepisu art. 168 zdanie drugie, zgodnie z którym obowiązek udzielenia pracownikowi urlopu zaległego w terminie wskazanym w tym przepisie nie dotyczy części urlopu udzielanego zgodnie z art. 1672 k.p. (a więc urlopu na żądanie).
Odpowiedzialność za udzielenie pracownikom urlopów w terminie zgodnym z obowiązującymi przepisami spoczywa na pracodawcy i to on będzie ponosić konsekwencje w przypadku naruszenia tego obowiązku. Z tego też względu pracodawca powinien zadbać o to, aby pracownicy w odpowiednim terminie złożyli wnioski urlopowe w celu sporządzenia planu urlopów lub w przypadku braku planu urlopów, uzgodnili termin wykorzystania urlopu w drodze indywidualnego porozumienia. Należy pamiętać, że plan urlopów powinien obejmować cały urlop jakim dysponuje pracownik, a więc również urlop zaległy. Zarówno plan urlopów jak i porozumienie co do terminu wykorzystania urlopu wiążą obie strony stosunku pracy, a zmiana ustalonego w nich terminu korzystania z urlopu może nastąpić tylko w wyjątkowych sytuacjach przewidzianych w kodeksie pracy.
Częstym problemem z jakim spotykają się pracodawcy jest niechęć pracowników do wykorzystywania zaległych urlopów w terminie określonym w art. 168 k.p. Sąd Najwyższy w tej kwestii stanął po stronie pracodawców, przyznając im prawo do wysłania pracownika na urlop zaległy nawet bez jego zgody.
Polecamy: Niewykorzystany urlop na żądanie nie przechodzi na następny rok
W uzasadnieniu wyroku z dnia 24 stycznia 2006 r. (I PK 124/05) Sąd Najwyższy zwrócił uwagę, iż przepis art. 168 k.p. dopełnia regulację kodeksową, co do czasu, w jakim urlopy powinny być udzielane nie uzależniając swego postanowienia, że ma to nastąpić "najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego" żadnymi warunkami i nie przewidując żadnych wyjątków. Zdaniem Sądu z uwagi na przedmiot, cel i zakres art. 168 k.p. nie da się wywieść warunku, że zastosowanie art. 168 k.p. zależne jest od zgody pracownika. Warunek taki nie został wyrażony w powołanym przepisie (...). Sąd podkreślił, że prawo do urlopu wypoczynkowego określone jest przepisami o charakterze bezwzględnie obowiązującym i to w odniesieniu do obu stron stosunku pracy. Pracodawca jest zobowiązany do udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego w określonym rozmiarze i terminie określonym według ustalonych zasad, a z drugiej strony pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu (por. art. 152 § 2 k.p.) i nie może odmówić wykorzystania urlopu udzielonego zgodnie z przepisami prawa pracy.
Nieudzielanie pracownikowi niewykorzystanego urlopu w terminie określonym w art. 168 k.p. w większości przypadków (poza okolicznościami przewidzianymi w kodeksie pracy powodującymi przesunięcie lub przerwanie urlopu - np. choroba pracownika) stanowić będzie wykroczenie przeciwko prawom pracownika, zagrożone karą grzywny od 1000 zł do 30000 zł.
Niezachowanie wskazanego terminu, a więc nieudzielenie pracownikowi urlopu za dany rok kalendarzowy do 30 września następnego roku, stanowi naruszenie obowiązujących przepisów, nie spowoduje to jednak utraty prawa do zaległego urlopu, z którego pracownik będzie mógł skorzystać aż do przedawnienia roszczenia o urlop. Roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się z upływem 3 lat od dnia, w którym stały się wymagalne. Dotyczy to również roszczenia o udzielenie zaległego urlopu wypoczynkowego. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 11 kwietnia 2001 r., I PKN 367/2000, "rozpoczęcie biegu tego terminu następuje bądź z końcem roku kalendarzowego, za który urlop przysługuje (art. 161 k.p.), bądź najpóźniej z końcem pierwszego kwartału roku następnego, jeżeli urlop został przesunięty na ten rok z przyczyn leżących po stronie pracownika lub pracodawcy (art. 168 k.p.)."
Takie same zasady przedawnienia roszczenia o urlop wypoczynkowy dotyczą urlopu na żądanie, czy urlopu dodatkowego dla osób niepełnosprawnych.
W przypadku kumulacji urlopów zaległych z kilku lat, urlop za dany rok kalendarzowy przedawnia się w swoim „własnym” terminie.
