Każda z z 346 tys. firm, które dostały wsparcie z Polskiego Funduszu Rozwoju musi do 31 grudnia 2020 r. dostarczyć do banku dokumenty potwierdzających, że wszystkie osoby, które składały w jej imieniu wnioski o udzielenie subwencji finansowej, w tym podpisywały umowę , a także składały odwołania, były uprawnione lub umocowane do reprezentowania beneficjenta. Dokumenty te muszą być zgodne z umową subwencji oraz regulaminem ubiegania się o udział w programie. Tymczasem często w imieniu firm wnioski o subwencję z tarczy finansowej składali księgowi lub inne osoby. A zarówno ze starym, jak obowiązującym od 28 maja 2020 roku regulaminem, warunkiem uzyskania wsparcia jest złożenie wniosku przez osobę upoważnioną do samodzielnej reprezentacji. Co ważne, w przypadku, gdy daną osobę reprezentował pełnomocnik, ale także spółkę kapitałową jeden członek zarządu nieuprawniony do samodzielnej reprezentacji, pełnomocnictwo powinno zostać sporządzone w formie pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi, przy czym rygor formy powinien zostać dopełniony najpóźniej w dniu złożenia wniosku. 

- Aby zatem nie być zobowiązanym do zwrotu subwencji, ale też, by móc ubiegać się o jej umorzenie beneficjent musi złożyć stosowne oświadczenie o tym, że potwierdza zawartą umowę i wynikające z niej prawa oraz obowiązki - mówi Jakub Jankowiak, prawnik z kancelarii Filipiak Babicz. Pozostaje jednak pytanie, czy należy składać zarówno dokumenty potwierdzający umocowanie (tzn. wyciąg z KRS, CEIDG albo pełnomocnictwo), jak i oświadczenie. 

Sprawdź w LEX: Czy spółka cywilna która otrzymała subwencję z PFR i zamierza przekształcić się w sp. z o.o. i Sk. będzie zobowiązana do zwrotu otrzymanych środków? >

Kiedy dokumenty z CEiDG lub KRS, kiedy pełnomocnictwo, a kiedy oświadczenie

PFR opublikowało informację na temat dostarczenia pełnomocnictw dla beneficjentów programu, w zależności od tego kto złożył w imieniu beneficjenta wniosek o udzielenie subwencji finansowej. Wynika z niej, że wystarczającym jest złożenie  informacji z KRS/CEIDG, z której wynika umocowanie samodzielnej do reprezentacji, albo  pełnomocnictwa w stosownej formie, albo oświadczenia, jeśli przedsiębiorcę reprezentowała osoba nieumocowana do samodzielnej reprezentacji. 

Gdy dokumenty zostały złożone przez osobę upoważnioną do samodzielnego działania w imieniu beneficjenta (np. członka zarządu spółki kapitałowej uprawnionego do jednoosobowej reprezentacji albo osobę prowadzącą jednoosobową działalność działającą bezpośrednio we własnym imieniu), konieczne jest przedłożenie:

  • informacji odpowiadającej odpisowi aktualnemu z Krajowego Rejestru Sądowego, z którego wynika umocowanie osoby składającej wniosek o udzielenie subwencji finansowej/odwołanie do jednoosobowego działania w imieniu beneficjenta;
  • wydruku z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, z którego wynika umocowanie osoby składającej wniosek o udzielenie subwencji finansowej/odwołanie do jednoosobowego działania w imieniu beneficjenta.

Gdy umowa subwencji finansowej została zawarta/odwołania zostały złożone przez osobę, która nie była upoważniona do samodzielnego działania w imieniu beneficjenta (np. księgową posiadającą dostęp do bankowości elektronicznej, jednego z członków zarządu spółki kapitałowej uprawnionego do łącznej reprezentacji, jednego ze wspólników spółki cywilnej), konieczne jest przedłożenie:

  • pełnomocnictwa udzielonego każdej osobie, która składała oświadczenia w bankowości internetowej na etapie zawierania umowy subwencji finansowej (w tym w zakresie składania odwołań) przez osobę/osoby umocowane do działania w imieniu beneficjenta (pełnomocnictwo powinno zostać udzielone przed dniem złożenia wniosku o udzielenie subwencji finansowej/odwołania) wraz z informacją odpowiadającą odpisowi aktualnemu z Krajowego Rejestru Sądowego albo wydruku z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, z których będzie wynikało umocowanie osób podpisujących pełnomocnictwo; albo
  • oświadczenia retrospektywnego, na podstawie którego beneficjent potwierdza zawarcie umowy subwencji finansowej (w tym złożenie odwołań) podpisanego przez osobę/osoby umocowane do działania w imieniu beneficjenta wraz z informacją odpowiadającą odpisowi aktualnemu z Krajowego Rejestru Sądowego albo wydruku z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, z których będzie wynikało umocowanie osób podpisujących oświadczenie retrospektywne.
  • w przypadku spółek cywilnych pełnomocnictwo oraz oświadczenie powinny zostać podpisane przez wszystkich wspólników spółki cywilnej

Oświadczenie i pełnomocnictwo  notarialnie potwierdzone

​Co do zasady, dokumenty te mogą zostać złożone w formie papierowej lub elektronicznej. Tyle, że w zakresie pełnomocnictwa oraz oświadczenia wymagane są formy szczególne. Jeśli są w formie pisemnej muszą być  z podpisami notarialnie poświadczonymi, a jeśli w formie elektronicznej - opatrzone z kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi. Zgodnie z bowiem z par. 9 umowy subwencji oraz par. 11 ust. 11 lit. b regulaminu programu, w przypadkach złożenia oświadczeń przez nieupoważnioną osobę,  przedsiębiorca jest zobowiązany dostarczyć do banku, w którym został złożony wniosek , oświadczenie o potwierdzeniu stanu związania przez beneficjenta umową subwencji zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 3 do regulaminu - pobierz wzór oświadczenia. - Oświadczenie ma funkcję potwierdzającą czynność prawną, gdy wniosek składała osoba nieuprawniona do samodzielnej reprezentacji - podkreśla Jakub Jankowiak. Zgodnie zaś ze wspomnianym par. 11 ust 11 lit. a pełnomocnictwo tez musi być sporządzone według wzoru - pobierz wzór pełnomocnictwa. - Zarówno do pełnomocnictwa, jak i do oświadczenia retrospektywnego, należy załączyć informację z KRS/CEIDG, z której będzie wynikać umocowanie do reprezentowania przedsiębiorcy osób podpisujących te dokumenty - mówi Jankowiak.  Przedsiębiorcy już powinni się do tego przygotować, bo oświadczenie należy opatrzeć zgodnie z zasadą reprezentacji podpisem kwalifikowanym lub podpisem tradycyjnym, ale potwierdzonym notarialnie. Zarząd wielu spółek należy więc uczulić, że czeka go jeszcze jeden obowiązek związany z tarczą finansową.

Sprawdź w LEX: Czy z subwencji otrzymanej z Polskiej Fundacji Przedsiębiorczości w ramach tarczy antykryzysowej możemy realizować płatności zagraniczne i przewalutować pieniądze? >

 


Bezpieczniej jest złożyć i pełnomocnictwo, i oświadczenie

Długo jednak istniała wątpliwość, czy należy składać zarówno dokumenty potwierdzający umocowanie (tzn. wyciąg z KRS, CEIDG albo pełnomocnictwo), jak i oświadczenie. Par. 11 regulaminu mówi bowiem, że beneficjent jest zobowiązany dostarczyć do banku nie później niż do dnia 31 grudnia 2020 r.:
a) dokumenty potwierdzające, że osoba upoważniona była umocowana  (tj., w zależności od sytuacji: pełnomocnictwo, informację odpowiadającą odpisowi pełnemu z Krajowego Rejestru
Sądowego lub wyciąg z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej), przy czym wzór pełnomocnictwa stanowi załącznik nr 2 do Regulaminu; oraz
b) oświadczenie beneficjenta o potwierdzeniu i akceptacji treści i należytego zawarcia umowy.

- Zgodnie z treścią postanowienia regulaminu, gdzie warunki te zawarte są w koniunkcji, to należałoby spełnić oba z nich, aby wywiązać się ze zobowiązania - mówi Jankowiak. -  Na gruncie prawnym taki wymóg należałoby uznać za zbędny formalizm, ponieważ funkcją retrospektywnego oświadczenia jest niejako uzdrowienie sytuacji, w której osoba składająca wniosek (podpisująca umowę) była do tego niewłaściwie umocowana. Brzmienie umowy nie wyjaśniało tej  wątpliwości, ale z przytaczanej informacji PFR wynika, że można złożyć albo informację z KRS/CEIDG,  albo pełnomocnictwo, albo oświadczenie - ocenia Jankowiak.

Mimo informacji PFR, regulamin programu nie został zmieniony. Czy więc można opierać się tylko na informacji PFR? - W mojej ocenie tak, bo ryzyko podważenia jest niewielkie. W miarę możliwości warto  jednak zalecać przedsiębiorcom składanie obu dokumentów (np. pełnomocnictwa i oświadczenia), jeśli system bankowy oferuje taką możliwość, a w innym wypadku – oświadczenie można wysłać pocztą. Jest to wynik podejścia bardzo ostrożnościowego, ale w kontekście programu Tarczy Finansowej PFR - wydaje się, że odpowiedniego - kwituje Jankowiak.

Sprawdź w LEX: Czy spółka która otrzymała subwencję z PFR może ją zwrócić lub zrezygnować? >
Zobacz procedurę w LEX: Postępowanie z powództwa o zapłatę w razie zarzutu strony pozwanej, że jej pełnomocnik zawierając z powodem umowę sprzedaży przekroczył zakres umocowania >