Obowiązki pracodawcy likwidującego firmę

Pracodawca, który planuje zlikwidować prowadzoną działalność gospodarczą powinien zapoznać się ze swoimi obowiązkami wobec organów podatkowych, ZUS w związku z likwidacją, a także świadczeń, które po zwolnieniu przysługują jego pracownikom. Ekspert Kompasu Księgowo-Kadrowego objaśnia jakie czynności powinien podjąć pracodawca likwidując firmę.

Pytanie pochodzi z Kompasu Księgowo-Kadrowego

 

Po śmierci wspólnika przedsiębiorca zamierza zlikwidować spółkę z o.o.

 

Jakie obowiązki dotyczące pracowników i rozliczeń z ZUS spoczywają na firmie?

 

Odpowiedź

Likwidacja firmy powoduje, że nawiązane z pracownikami stosunki pracy pracodawca powinien rozwiązać przez wypowiedzenie lub za porozumieniem stron.

 

Uzasadnienie

1. Nie obowiązują normy ochronne

 

Jeśli firma ulega likwidacji przestają obowiązywać normy ochronne wynikające z przepisów ustawy z 26.06.1974 r. – Kodeks pracy – dalej k.p., oraz innych przepisów szczególnych dotyczących ochrony pracowników przed wypowiedzeniem lub rozwiązaniem umowy o pracę.

 

W przypadku gdy firma ulega likwidacji pracodawca:

 

- nie ma obowiązku w przypadku wypowiedzenia umowy na czas nieokreślony informowania na piśmie reprezentującej pracownika organizacji związkowej (art. 411 k.p. w związku z art. 38 k.p.),

 

- może wypowiedzieć umowę o pracę pracownikowi, któremu brakuje nie więcej niż 4 lata do osiągnięcia wieku emerytalnego, jeżeli okres zatrudnienia umożliwia mu uzyskanie prawa do emerytury z osiągnięciem tego wieku (art. 411 k.p w związku z art. 39 k.p.)

 

- może wypowiedzieć umowę o pracę w czasie urlopu pracownika, a także w czasie innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, jeżeli nie upłynął jeszcze okres uprawniający do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia (art. 411 k.p w związku z art. 41 k.p.),

 

- może rozwiązać umowę o pracę za wypowiedzeniem w okresie ciąży, urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego (art. 177 § 4 k.p., art. 1821g k.p., art. 1823 § 3 k.p.),

 

- może, w celu wcześniejszego rozwiązania umowy o pracę, skrócić okres trzymiesięcznego wypowiedzenia, najwyżej jednak do 1 miesiąca. W takim przypadku pracownikowi przysługuje odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za pozostałą część okresu wypowiedzenia (art. 361 § 1 k.p.).

 

2. Urlop wypoczynkowy

 

Jeśli pracodawca udzieli pracownikowi urlopu w okresie wypowiedzenia będzie on zobowiązany wykorzystać urlop wypoczynkowy w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u pracodawcy w roku ustania stosunku pracy (art. 1671 k.p.). Niewykorzystany urlop powinien być pracownikowi zrekompensowany ekwiwalentem pieniężnym.

 

3. Dni wolne na poszukiwanie pracy

 

W przypadku wypowiedzenia umowy o pracę przez pracodawcę, pracownicy mają prawo do zwolnienia na poszukiwanie pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia, w wymiarze:

 

- 2 dni roboczych - w razie dwutygodniowego lub jednomiesięcznego wypowiedzenia,

 

- 3 dni roboczych - przy wypowiedzeniu trzymiesięcznym, także w przypadku jego skrócenia na podstawie art. 361 § 1 k.p. (art. 37 § 2 k.p.).

 

4. Świadectwo pracy

 

W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany niezwłocznie wydać pracownikowi świadectwo pracy, jeżeli nie zamierza z pracownikiem nawiązać kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy. Świadectwo pracy dotyczy okresu lub okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy (art. 97 § 1 k.p.). Wydanie świadectwa pracy nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą.

 

Pracodawca wydaje świadectwo pracy bezpośrednio pracownikowi albo osobie upoważnionej przez pracownika na piśmie. Upoważnienie może być dostarczone pracodawcy w postaci papierowej lub elektronicznej (§ 3 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie świadectwa pracy z 30.12.2016 r.).

 

Pracodawca wydaje świadectwo pracy niezwłocznie, w dniu, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy. Jeżeli wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej w dniu rozwiązania stosunku pracy nie jest możliwe, pracodawca, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia upływu tego terminu, powinien przesłać świadectwo pracy pracownikowi lub osobie upoważnionej za pośrednictwem poczty albo doręczyć je w inny sposób (§ 4 rozporządzenia)

 

5. Wypłata wynagrodzenia

 

W dniu ustania stosunku pracy pracodawca ma obowiązek wypłacić pracownikowi wynagrodzenie za pracę oraz inne świadczenia, które przysługują pracownikowi z tytułu stosunku pracy np. odprawę emerytalno-rentową, odprawę z tytułu rozwiązania stosunku pracy z przyczyn niedotyczących pracodawcy.

 

6. Powiadomienie organu egzekucyjnego

 

W przypadku gdy stosunek pracy zostaje rozwiązany z pracownikiem, którego wynagrodzenie zostało zajęte przez komornika dotychczasowy pracodawca czyni wzmiankę o zajęciu należności w wydanym dłużnikowi świadectwie pracy, a jeżeli nowy pracodawca dłużnika jest mu znany, przesyła temu pracodawcy zawiadomienie komornika i dokumenty dotyczące zajęcia wynagrodzenia oraz powiadamia o tym komornika i dłużnika, przeciwko któremu toczy się postępowanie egzekucyjne.

 

Wzmianka w świadectwie pracy powinna zawierać:

 

- oznaczenie komornika, który zajął należność, oraz

 

- numer sprawy egzekucyjnej, jak również

 

- wskazać wysokość potrąconych już kwot (art. 884 § 2 k.p.c.).

 

7. Obowiązki wobec ZUS

 

Pracodawca, który z powodu likwidacji firmy rozwiązał z pracownikami stosunki pracy powinien:

 

- za ostatni miesiąc zatrudnienia złożyć dokumenty rozliczeniowe ZUS RCA, ZUS RSA oraz deklarację rozliczeniową ZUS DRA,

 

- wyrejestrować pracowników z ubezpieczeń społecznych i z ubezpieczenia zdrowotnego na druku ZUS ZWUA,

 

- wyrejestrować członków rodziny pracownika z ubezpieczenia zdrowotnego na druku ZUS ZCNA,

 

- do dnia 28 lutego roku następnego, na piśmie lub za zgodą ubezpieczonego - w formie dokumentu elektronicznego przekazać byłemu pracownikowi raport ZUS RMUA, który zawiera zestawienie należnych składek w podziale na poszczególne miesiące (art. 41 ust. 8 u.s.u.s.),

 

- przekazać wypłatę zasiłków do ZUS. Pracodawca rozwiązujący z pracownikiem stosunek pracy wypłaca wynagrodzenie chorobowe i zasiłki przysługujące tylko do dnia rozwiązania umowy. Dalszej wypłaty świadczenia dokonuje ZUS, także w przypadkach, gdy pracownik do końca umowy nie wykorzystał limitu 33 dni (14 dni) wynagrodzenia chorobowego.

 

8. Obowiązki wobec US

 

W razie zaprzestania przez płatnika, prowadzenia działalności płatnik ma obowiązek:

 

- przesłać do urzędu skarbowego deklarację PIT- 4R - w terminie do dnia zaprzestania działalności – art. 38 ust. 1-1a ustawy z 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – dalej u.p.d.o.f.

 

- przekazać podatnikowi i urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika wykonuje swoje zadania, imienne informacje PIT-11 - w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym, a w przypadku gdy płatnik składa informację w formie pisemnej najpóźniej do końca stycznia następującego po roku podatkowym.

 

Jeżeli obowiązek poboru przez płatnika, zaliczek na podatek ustał w ciągu roku, na pisemny wniosek podatnika, płatnik są obowiązany do sporządzenia i przekazania podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu informacji PIT-11 w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku przez pracownika (art. 39 ust. 2 u.p.d.o.f.).