Przepisy Prawa o notariacie przewidują, że poświadczenie podpisów może nastąpić nie tylko przez złożenie ich bezpośrednio w obecności notariusza, ale również poprzez uznanie przed notariuszem własnoręczności złożonych uprzednio podpisów. W tym drugim przypadku dochodzi do swoistego "rozciągnięcia w czasie" dokonania czynności prawnej, która wywołuje skutki prawne dopiero z chwilą uznania przed notariuszem własnoręczności ostatniego złożonego podpisu.
Czytaj: Brak notarialnego poświadczenia o reprezentacji pozbawi subwencji finansowej>>
Zachowanie tożsamości i charakteru podpisujących
Konsekwencją przyjęcia tej konstrukcji jest konieczność zachowania tożsamości i charakteru, w jakim występują osoby podpisujące umowę - w chwili składania podpisu oraz uznawania jego własnoręczności. W związku z tym nie wywoła skutków prawnych umowa podpisana przez członków zarządu, jeżeli w chwili uznawania własnoręczności podpisów przed notariuszem nie są oni już członkami tego organu, lub przez pełnomocnika, którego pełnomocnictwo w chwili uznawania własnoręczności podpisów już wygasło lub zostało odwołane – chyba że umowa taka zostanie potwierdzona (w formie z notarialnym poświadczeniem podpisów) przez osobę, w której imieniu umowa została zawarta przez byłych członków zarządu tej osoby lub jej byłego pełnomocnika.
Niezachowanie przepisanej formy powoduje nieważność umowy zbycia lub zastawienia udziałów, czy też zbycia lub wydzierżawienia przedsiębiorstwa, z tym jednak zastrzeżeniem, że zamiast notarialnego poświadczenia własnoręczności podpisów strony mogą skutecznie zawrzeć umowę także w formie aktu notarialnego.
Czytaj w LEX: Poświadczenie podpisu przez notariusza pod umową zbycia udziałów w sp. z o.o. >
Podpisy w obecności notariusza
Zgodnie z art. 97 ustawy – Prawa o notariacie każde poświadczenie dokonywane przez notariusza powinno zawierać datę i oznaczenie miejsca jego sporządzenia (na żądanie - również godzinę dokonania czynności), oznaczenie kancelarii, podpis notariusza i jego pieczęć. Podpisy na poświadczonych dokumentach powinny być zasadniczo składane w obecności notariusza, jeżeli jednak podpis na takim dokumencie był złożony nie w obecności notariusza, osoba, która podpisała, może uznać przed notariuszem złożony podpis za własnoręczny, a notariusz zaznacza tę okoliczność w sporządzonym dokumencie (art. 88 Prawa o notariacie). Powołany przepis wskazuje więc na dwa możliwe sposoby zachowania formy notarialnego poświadczenia podpisu:
- kiedy strony podpisują dokument w obecności notariusza, który potwierdza tę okoliczność zamieszczając na dokumencie stosowną klauzulę oraz
- kiedy strony podpisują dokument nie w obecności notariusza, a następnie okazują dokument notariuszowi i uznają złożone podpisy za własnoręczne, co notariusz zaznacza w sporządzonym dokumencie.
Zobacz procedurę w LEX: Ustanowienie użytkowania na udziale w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością >
Umowa ważna po uznaniu ostatniego podpisu
O ile pierwszy z wymienionych sposobów dochowania zastrzeżonej formy nie budzi żadnych wątpliwości i stanowi zasadniczy sposób dokonywania poświadczenia podpisu, to już drugi może stwarzać poważne problemy interpretacyjne, chociażby w zakresie ustalenia daty, od jakiej dana umowa wywołuje skutki prawne. W przypadku, gdy strony sporządzają i podpisują umowę, dla ważności której wymagane jest notarialne poświadczenie podpisów, a dopiero po pewnym czasie okazują ją notariuszowi, uznając przed nim własnoręczność złożonych podpisów, dochodzi do swoistego "rozciągnięcia w czasie" dokonania czynności w wymaganej formie prawnej. Należy uznać wtedy, że umowa jest ważnie zawarta i wywołuje zamierzone skutki prawne dopiero z chwilą uznania we wskazany wyżej sposób ostatniego z podpisów złożonych na umowie. Nie można bowiem w takim przypadku mówić o konwalidacji nieważnej czynności prawnej (tzw. "uzdrowieniu" - późniejszym nadaniu mocy prawnej czynności prawnej, która pierwotnie była nieważna). Tym samym, w przypadku zawarcia przez strony umowy zbycia udziałów spółki z o.o. albo przedsiębiorstwa w zwykłej formie pisemnej, a następnie złożenia po pewnym czasie przed notariuszem oświadczenia co do uznania własnoręczności podpisów, stosowne udziały lub przedsiębiorstwo przejdą na nabywcę dopiero gdy wszystkie złożone podpisy (a przynajmniej te, które są wymagane do dochowania zasad reprezentacji danego podmiotu) zostaną uznane w obecności notariusza za własnoręczne przez podpisujące osoby.
Czytaj w LEX: Czynności notarialne związane z zarządem sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej >
Podpisujący muszą pozostawać w tym samych charakterze
Dodatkowym problemem, jaki może się pojawić przy tej okazji jest problem tożsamości stron umowy oraz osób, które podpisały umowę, a następnie uznały przed notariuszem własnoręczność złożonych podpisów. W związku ze wspomnianym wyżej "rozciągnięciem w czasie" dokonania czynności w przepisanej formie konieczne jest nie tylko, aby własnoręczność podpisów potwierdziły te osoby, które je złożyły, ale również, by w chwili potwierdzenia osoby te nadal występowały w charakterze wskazanym w treści umowy w momencie jej podpisania. Dla zilustrowania mogącego pojawić się problemu analizie poddane zostaną trzy sytuacje:
- kiedy umowę podpisuje działająca we własnym imieniu i na własny rachunek osoba fizyczna,
- kiedy umowę podpisuje osoba fizyczna działająca jako pełnomocnik osoby trzeciej oraz
- kiedy umowę podpisują osoby fizyczne działające jako organ osoby prawnej.
Pierwsza sytuacja nie powinna zasadniczo powodować żadnych trudności - osoba, która złożyła podpis pod umową musi następnie osobiście uznać go przed notariuszem za własnoręczny. Oczywiście w powołanym wcześniej przykładzie umowy zbycia udziałów, jeżeli pomiędzy złożeniem podpisu, a jego uznaniem wspólnik skutecznie zbył udziały osobie trzeciej albo też udziały tego wspólnika zostały umorzone, nawet uznanie własnoręczności podpisu nie spowoduje, że umowa przeniesie własność udziałów z chwilą takiego uznania na nabywcę - co najwyżej zrodzi odpowiedzialność odszkodowawczą wspólnika wobec niedoszłego nabywcy. Brak skuteczności przeniesienia nie będzie więc wynikał z nieważności samej umowy zawartej z niedoszłym nabywcą.
Czytaj w LEX: Poświadczenie własnoręczności podpisu >
Pełnomocnictwo przy podpisaniu i przy uznaniu
Z kolei w sytuacji podpisania umowy, a następnie uznania własnoręczności złożonego podpisu przez pełnomocnika działającego w imieniu swojego mocodawcy umowa będzie uważana za ważną pod warunkiem, że zarówno w chwili składania podpisu, jak i jego uznania pełnomocnik nadal posiadał umocowanie i działał w jego granicach. W przeciwnym razie, a więc np. w sytuacji, gdy w chwili uznania własnoręczności podpisu pełnomocnictwo już wygasło lub zostało odwołane, ważność umowy zależeć będzie od jej potwierdzenia przez osobę, w której imieniu umowa została zawarta (art. 103 § 1 kodeksu cywilnego), dokonanego w formie z podpisami notarialnie poświadczonymi.
Zobacz linię orzeczniczą w LEX: Wadliwość reprezentacji osoby prawnej a skuteczność czynności prawnej >
Jeszcze do niedawna szczególnego znaczenia w kontekście analizowanego zagadnienia nabierała sytuacja, gdy umowa była zawierana za osobę prawną przez osoby fizyczne działające jako organ tej osoby prawnej. Problem powstawał w sytuacji, gdy umowa została podpisana przez osoby wchodzące w skład zarządu, które w chwili uznania własnoręczności złożonych podpisów nie pełniły już funkcji członka zarządu.
Czytaj w LEX: Podpis - analiza pojęcia w aspekcie czynności notarialnej poświadczenia własnoręczności podpisu >
To nie tylko techniczna czynność
Do 1 marca 2019 r. brak było bowiem w polskim porządku prawnym normy analogicznej do tej mającej zastosowanie w przypadku braku lub przekroczenia zakresu umocowania pełnomocnika. W konsekwencji w takich sytuacjach należało uznawać, że umowa w ogóle nie doszła do skutku. Było tak z uwagi na to, że samo uznanie własnoręczności złożonego podpisu nie jest jedynie czynnością o charakterze czysto technicznym, ale stanowi element "rozciągniętego w czasie" dopełnienia formy czynności prawnej, która wywrze skutki właśnie dopiero z chwilą wystąpienia tego ostatniego elementu. Przyjęcie odmiennej interpretacji, a mianowicie, że umowa została skutecznie zawarta, mimo, że osoby uznające własnoręczność złożonych podpisów nie wchodziły już w skład organu osoby prawnej w chwili takiego uznania umożliwiałoby ponadto faktyczne obejście prawa zainteresowanym stronom. W opisanej bowiem sytuacji nic nie stałoby na przeszkodzie, aby osoby wchodzące niegdyś w skład organów osób prawnych składały w późniejszym czasie podpisy na antydatowanych umowach, a następnie uznawały przed notariuszem własnoręczność podpisów złożonych w takich okolicznościach. Narażałoby to interesy osób prawnych, których jedyną bronią w takich sytuacjach byłoby udowodnienie na drodze sądowej rzeczywistej daty złożenia przez strony podpisów na umowie - co zapewne w większości przypadków okazałoby się niemożliwe.
W dniu 1 marca 2019 r. weszła jednak w życie nowelizacja kodeksu cywilnego, która wprowadziła możliwość potwierdzenia zawarcia umowy przez osobę fizyczną działającą jako organ osoby prawnej, która jednak w momencie jej zawierania nie miała umocowania lub przekroczyła jego zakres (art. 39 § 1 kodeksu cywilnego). Stanowi więc ona powielenie mechanizmu stosowanego już wcześniej w przypadku pełnomocników. W konsekwencji, umowy podpisane po 1 marca 2019 r. będą ważne wskutek następczego uznania przed notariuszem własnoręczności złożonych podpisów przez członków zarządu pod warunkiem, że zarówno w chwili składania podpisu, jak i jego uznania, dana osoba nadal pełniła tę funkcję. W przeciwnym razie, a więc np. w sytuacji, gdy w chwili uznania własnoręczności podpisu taka osoba była już odwołana z zarządu (albo jej mandat wygasł z mocy prawa), ważność umowy zależeć będzie od jej potwierdzenia przez osobę prawną, w której imieniu umowa została zawarta, dokonanego w formie z podpisami notarialnie poświadczonymi. Może to więc wymagać zaangażowania nowych członków zarządu.
Konsekwentnie, analogiczne rozważania należy odnieść do sytuacji, gdy podpis składa członek zarządu upoważniony do jednoosobowej reprezentacji, a w chwili uznawania przed notariuszem własnoręczności podpisu osoba ta pozostaje nadal członkiem zarządu, ale ma jedynie prawo reprezentacji łącznej - również wówczas wymagane będzie potwierdzenie umowy przez zarząd osoby prawnej działający zgodnie z zasadami reprezentacji mającymi zastosowanie do tej osoby prawnej (co może wymagać ponownego złożenia oświadczenia przez osobę pierwotnie podpisującą umowę).
Usprawnienie obrotu prawnego
Niewątpliwie celem przyjęcia przepisu art. 88 Prawa o notariacie było ułatwienie obrotu prawnego poprzez umożliwienie stronom uznania w późniejszym terminie własnoręczności złożonych uprzednio podpisów.
Cel ten zapewne został osiągnięty, ponieważ każda ze stron umowy może osobno stawić się przed notariuszem w celu złożenia oświadczenia o własnoręczności podpisu na przedstawionym dokumencie, a ponadto nie jest związana żadnym terminem, w jakim takie oświadczenie powinno zostać złożone. Wydaje się jednak, że przy obecnym brzmieniu przepisów, regulacja mająca na celu ułatwienie obrotu prawnego może w rzeczywistości rodzić trudności przy ustalaniu daty zawarcia i skuteczności dokonanej czynności prawnej. Jak wynika z treści niniejszego artykułu, kwestie te mogą wiązać się z poważnymi trudnościami interpretacyjnymi i wymagają szczególnej uwagi w procesie przeprowadzania danej transakcji. Stąd też rekomendowanym rozwiązaniem jest, aby z możliwości następczego uznania przed notariuszem własnoręczności podpisów korzystać jedynie w szczególnych przypadkach.
Autorzy:
Tomasz Żak, radca prawny, counsel, kancelaria Hogan Lovells
Piotr Kwasiborski, adwokat, starszy prawnik, kancelaria Hogan Lovells
