Pytanie użytkownika LEX Ochrona Danych Osobowych: Czy hotel może w karcie meldunkowej zbierać dane w postaci numeru dowodu osobistego? Czy hotel może umieszczać na fakturze na firmę dane takie jak: imię i nazwisko osoby wynajmującej pokój, np. pracownika, numer pokoju? Jakie dane hotel ma prawo zbierać?
Należy przyjąć zasadę minimalizacji danych
Ponieważ przepisy prawa nie wskazują wprost zakresu danych, jakie powinny być pozyskane od gościa hotelowego, należy przyjąć zasadę minimalizacji danych z art. 5 rozporządzenia w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO). Oznacza to, że hotel może żądać od gościa podania danych, które są niezbędne do świadczenia i rozliczenia usług hotelowych, tzn. danych identyfikacyjnych niezbędnych do weryfikacji tożsamości gościa, ale także umożliwiających dochodzenie ewentualnych roszczeń (kradzież, zniszczenie mienia).
Oznacza to, że hotel może przetwarzać dane w zakresie imienia, nazwiska gościa, ale także numeru dokumentu tożsamości lub PESEL gościa, które umożliwią mu dochodzenie ewentualnych roszczeń. Zatem podstawą przetwarzania danych będzie odpowiednio umowa na korzystanie z usług hotelowych (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz prawnie usprawiedliwiony interes administratora, jakim jest dochodzenie roszczeń od gościa (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Hotel może spisać także numer rejestracyjny pojazdu
Hotel może przetwarzać dane gościa w zakresie imienia, nazwiska, adresu zamieszkania, a także serii i numeru dokumentu tożsamości lub PESEL-u. Jeżeli gość korzysta z hotelowego parkingu - hotel może spisać także numer rejestracyjny pojazdu. W przypadku wcześniejszej rezerwacji telefonicznej, przez e-mail lub pośrednika, także odpowiednie dane kontaktowe pozyskane podczas tej rezerwacji, tzn. telefon, e-mail, dane dotyczące płatności i szczegółów rezerwacji. Podczas zameldowania gościa hotel jest uprawniony zażądać od niego podpisania się na "karcie rejestracji" (zwanej też kartą meldunkową), w celu potwierdzenia danych i zaakceptowania warunków korzystania z usługi hotelowej.
Jakie dane hotel może zamieszczać na fakturze
Oczywiście w przypadku wystawiania faktury, hotel jest także uprawniony do przetwarzania danych odbiorcy i nabywcy faktury.
Odnosząc się jeszcze do kwestii faktury – jest to dokument księgowy wystawiany na podstawie i zgodnie z przepisami art. 106 e ustawy o podatku od towarów i usług. Przepis ten nie wskazuje konieczności podawania danych osób, które skorzystały z usługi hotelowej. Teoretycznie hotel ma techniczną możliwość zamieszczenia dodatkowej informacji na fakturze w polu uwagi, jednakże ze względu na zasadę adekwatności przetwarzanych danych do celu ich przetwarzania (art. 5 RODO), taka informacja nie powinna być zamieszczana na fakturze. Dane odbiorców usługi hotelowej mogą zostać wskazane w odrębnym dokumencie, np. załączniku do faktury (odrębny niezależny dokument), specyfikacji zamówienia itp.
Więcej pytań i odpowiedzi znajdziesz w LEX Ochrona Danych Osobowych:
Jak powinna być sformułowana klauzula informacyjna dla gościa pensjonatu? >
Czy koszty noclegu pracowników kontrahenta mogą stanowić koszt uzyskania przychodu spółki? >