Na określony w umowie dzień zostaną również przelane środki zgromadzone na kontach zakładowych funduszy świadczeń socjalnych poszczególnych spółek. Środki na wspólną działalność będą powiększane o oprocentowanie środków na wspólnym rachunku bankowym. W najbliższym czasie zostaną z tych pieniędzy sfinansowane talony okolicznościowe dla pracowników w kwocie zróżnicowanej, zależnej od sytuacji materialnej pracowników.

 

Pytanie:
Jaka będzie ewidencja księgowa w księgach ORGANIZATORA wspólnej działalności socjalnej, jak również w pozostałych spółkach wyżej opisanych operacji gospodarczych:
- przelew dotychczas zgromadzonych środków na wspólny rachunek ZFŚS,
- uznanie wspólnego rachunku bankowego odsetkami uzyskanymi od środków na rachunku,
- zapłata prowizji i opłat bankowych dotyczących operacji na wspólnym rachunku bankowym,
- wydanie talonów dla pracowników poszczególnych spółek,
- naliczenie odpisu na ZFŚS na początek roku,
- przekazanie ww. odpisu na wspólny rachunek,
- korekta naliczenia na koniec roku obrotowego?

Odpowiedź:
Nie znając zapisów umowy o wspólnej działalności socjalnej odpowiedzi udzielono przy założeniu, iż każda ze spółek z grupy kapitałowej nalicza samodzielnie odpis na ZFŚS w swoje koszty operacyjne, a następnie przekazuje środki na wspólny rachunek bankowy do spółki zwanej dalej Organizatorem.
W rozliczeniu w przekazywaniu środków między spółkami powiązanymi a Organizatorem proponuję zastosować konto 809 Fundusze wydzielone. W księgach rachunkowych Organizatora powinna być rozwinięta analityka do konta 809 według poszczególnych spółek.

1. Naliczenie odpisu podstawowego na ZFŚS w poszczególnych spółkach:
Wn konto 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia
Ma konto 851 Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
oraz zapis równoległy:
Wn konto 641 Rozliczenia międzyokresowe czynne kosztów operacyjnych
Ma konto 490 Rozliczenie kosztów.

2. Korekta naliczenia ZFŚS na koniec roku (zapis czerwony, jeżeli odpis naliczony jest większy od odpisu należnego):
Wn konto 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia
Ma konto 851 Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
oraz zapis równoległy:
Wn konto zespół 5
Ma konto 490 Rozliczenie kosztów.

3. Przelew dotychczas zgromadzonych środków na wspólny rachunek ZFŚS:
Wn konto 809 Fundusze wydzielone
Ma konto 133 Rachunki bankowe środków wyodrębnionych
oraz zapis równoległy:
Wn konto 851 Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
Ma konto 809 Fundusze wydzielone.

4. Przekazanie odpisu za dany rok obrachunkowy na wspólny rachunek ZFŚS:
Wn konto 809 Fundusze wydzielone
Ma konto 131 Bieżący rachunek bankowy
oraz zapis równoległy:
Wn konto 851 Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
Ma konto 809 Fundusze wydzielone.

Po stronie Organizatora:
1. Wpływ dotychczas zgromadzonych środków przez spółki z grupy kapitałowej na wspólny rachunek ZFŚS:
Wn konto 133 Rachunki bankowe środków wyodrębnionych
Ma konto 809 Fundusze wydzielone
oraz zapis równoległy:
Wn konto 809 Fundusze wydzielone
Ma konto 851 Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych.

2. Wpływ odpisu za dany rok obrachunkowy na wspólny rachunek ZFŚS:
Wn konto 133 Rachunki bankowe środków wyodrębnionych
Ma konto 809 Fundusze wydzielone
oraz zapis równoległy:
Wn konto 809 Fundusze wydzielone
Ma konto 851 Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych.

3. Uznanie wspólnego rachunku bankowego odsetkami uzyskanymi od środków na rachunku:
Wn konto 133 Rachunki bankowe środków wyodrębnionych
Ma konto 851 Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych.

4. Zapłata prowizji i opłat bankowych dotyczących operacji na wspólnym rachunku bankowym:
Wn konto 851 Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
Ma konto 133 Rachunki bankowe środków wyodrębnionych.

5. Talony dla pracowników:
a) zakup talonów towarowych:
Wn konto 300 Rozliczenie zakupu
Ma konto 202 Rozrachunki z dostawcami krajowymi niepowiązanymi
b) zapłata za zakupione talony:
Wn konto 202 Rozrachunki z dostawcami krajowymi niepowiązanymi
Ma konto 133 Rachunki bankowe środków wyodrębnionych
c) przekazanie talonów do poszczególnych spółek osobie upoważnionej do rozprowadzenia talonów w danej spółce:
Wn konto 248 Inne rozrachunki
Ma konto 300 Rozliczenie zakupu
d) rozliczenie osoby odpowiedzialnej za rozprowadzenie talonów według potwierdzeń odbioru:
Wn konto 851 Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
Ma konto 248 Inne rozrachunki.

Na postawie potwierdzeń odbioru talonu pracownicy odpowiednich spółek powinni być obciążeni podatkiem dochodowym od osób fizycznych, gdyż zgodnie z zapisami art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.) zwolniona z opodatkowania jest wartość otrzymanych przez pracownika rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł, jednakże rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi.
Mając na uwadze powyższe, nie znając jednocześnie zapisów umowy o prowadzeniu wspólnej działalności socjalnej, domniemywam, iż podatek dochodowy od osób fizycznych będzie każda spółka samodzielnie pobierać od swoich pracowników poprzez listę płac zgodnie z dostarczoną przez Organizatora listą potwierdzeń odbioru. Wówczas zapisy księgowe będą następujące:
Wn konto 231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń
Ma konto 226 Rozrachunki z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych.
Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 592 z późn. zm.) pracodawcy mogą prowadzić wspólną działalność socjalną na warunkach określonych w umowie. Umowa powinna określać w szczególności przedmiot wspólnej działalności, zasady jej prowadzenia, sposób rozliczeń oraz tryb wypowiedzenia i rozwiązania umowy.

[Uwaga! Ta odpowiedź jest nieaktualna od 1 I 2018 r.]