Ochrona sygnalistów – taki jest zasadniczy cel dyrektywy UE w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (dalej jako „Dyrektywa”), która ma zostać implementowana przez państwa członkowskie do 17 grudnia 2021 r.

Czytaj: Administracja i firmy już mogą zacząć wprowadzać procedury dla sygnalistów>>
 

Zinstytucjonalizowana ochrona sygnalistów na poziomie UE ma służyć lepszemu egzekwowaniu prawa i interesowi publicznemu. Aby przeciwdziałać i zwalczać praktyki korupcyjne oraz wszelkie inne działania sprzeczne z prawem, ochronie sygnalistów przed działaniami odwetowymi ma towarzyszyć stworzenie kanałów dokonywania zgłoszeń. Precyzując, w państwach członkowskich powinny funkcjonować trzy kanały zgłoszeń: wewnętrzny w ramach organizacji zatrudniających co najmniej 50 osób (w sektorze publicznym bez tego ograniczenia); zewnętrzny we właściwych organach publicznych i ujawnienie publiczne czyli zgłoszenie nieprawidłowości do mediów. Zarówno dla sektora publicznego, jak i prywatnego może oznaczać to rewolucję.

Czytaj w LEX: Zgłaszanie nieprawidłowości >

Obowiązek dla firm powyżej 250 pracowników

Do 17 grudnia 2021 r. Dyrektywa obejmie podmioty sektora prywatnego zatrudniające co najmniej 250 osób (Polska może uznać, że wliczać się będą nie tylko pracownicy, ale także zatrudnieni na podstawie umów cywilnoprawnych) oraz co do zasady wszystkie podmioty sektora publicznego. Z kolei do 17 grudnia 2023 r. również podmioty zatrudniające od 50 do 249 pracowników będą zobowiązane wdrożyć odpowiednie mechanizmy raportowania nieprawidłowości. Przy czym limit 50 pracowników nie ma zastosowania do sektora finansowego, lotnictwa cywilnego, transportu morskiego oraz podmiotów działających w obszarze złóż gazu ziemnego i ropy naftowej na obszarach morskich.

Czytaj w LEX: Czym jest HR compliance i dlaczego warto go wprowadzać do organizacji >

 


Sygnalistą będzie mógł być każdy, kto dokona zgłoszenia w kontekście związanym z pracą – pracownik, współpracownik (zleceniobiorca, samozatrudniony), akcjonariusz, wspólnik, członek organu zarządzającego, nadzorującego, czy pracownik podwykonawcy. Jakkolwiek Dyrektywa dotyczy wybranych dziedzin prawa UE, które są najbardziej narażone na naruszenia interesu publicznego (np. zamówienia publiczne, rynki finansowe, ochrona środowiska), w przepisach krajowych zakres możliwych do zgłoszenia naruszeń może zostać rozszerzony na wszelkie naruszenia prawa.

Czytaj: Unijna dyrektywa o sygnalistach - pracodawcy już dziś powinni pomyśleć o nowych obowiązkach>>
 

Co to oznacza dla przedsiębiorców?

Wdrożenie unijnej dyrektywy oznacza dla przedsiębiorców obowiązek podjęcia szeregu działań mających na celu zbudowanie kompleksowego systemu zgłaszania nieprawidłowości. Niezbędne będzie wdrożenie wewnętrznej procedury wraz z ustanowieniem co najmniej jednego bezpiecznego kanału zgłoszeń umożliwiającego dokonanie zgłoszenia ustnie lub pisemnie (np. dedykowany mail, hotline, aplikacja). Jeśli w przedsiębiorstwie obowiązują już procedury raportowania np. procedura antymobbingowa, zasadne będzie ujednolicenie ich w ramach ogólnej i jasnej procedury dostarczającej potencjalnym sygnalistom informacje o ich prawach i obowiązkach. System zgłaszania nieprawidłowości powinien być bezpieczny i zapewniać ochronę tożsamości sygnalistów uniemożliwiając dostęp do takich danych osobom niezaangażowanym w rozpatrywanie zgłoszeń. Oznacza to, że przedsiębiorcy powinni zastanowić się nad wyborem najbezpieczniejszego kanału zgłoszeń jak i doborem odpowiednich – bezstronnych osób, które będą z należytą starannością rozpatrywać zgłoszenia (mogą być to osoby z wewnątrz jak i podmioty trzecie np. wyspecjalizowane podmioty, kancelarie prawne).

Także obowiązki informacyjne

Na stworzeniu ram formalnych raportowania nadużyć obowiązki przedsiębiorcy się nie kończą. Osoby wyznaczone do obsługi procedury będą zobowiązane poinformować osobę zgłaszającą o przyjęciu zgłoszenia w terminie 7 dni od jego dokonania. Następnie powinny zweryfikować informacje przekazane w zgłoszeniu poprzez analizę danych przekazanych przez sygnalistę, czy przeprowadzenie rozmów wyjaśniających ze świadkami, podejrzanym, lub też samym sygnalistą. Celem wewnętrznego postępowania wyjaśniającego powinno być ustalenie czy doszło do naruszenia prawa lub etyki. W razie zidentyfikowania nadużycia niezbędne będzie podjęcie działań następczych np. pociągnięcie do odpowiedzialności dyscyplinarnej osoby uznanej za winną naruszenia, czy przekazanie sprawy do właściwych organów państwowych. Należy pamiętać, że osoba zgłaszająca powinna najpóźniej w ciągu 3 miesięcy od dokonania zgłoszenia otrzymać informację zwrotną co do tego jak zgłoszenie zostało rozpoznane lub że wciąż się toczy.

Każdy podmiot zobowiązany powinien prowadzić rejestr wszystkich otrzymanych zgłoszeń i przechowywać je przez okres niezbędny. Zaś kluczową kwestią będzie ochrona sygnalistów, czyli osób które dokonały zgłoszenia zgodnie z procedurami oraz mając uzasadnione podstawy by sądzić, że  przekazana przez nich informacja jest prawdziwa. Innymi słowy wobec takich osób zabronione będzie wyciąganie jakichkolwiek negatywnych konsekwencji z powodu dokonanego zgłoszenia. Z drugiej strony osoby, które celowo lub świadomie zgłoszą informacje nieprawdziwe nie będą korzystały z ochrony i powinny ponieść tego konsekwencje.

Stan prac legislacyjnych

Aktualnie nie ma projektu aktu prawnego transponującego Dyrektywę. Wiadomo, że zgodnie z zarządzeniem Prezesa Rady Ministrów z 1 grudnia 2020 r. opracowaniem projektu ustawy ma zająć się Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii. Dotychczas tematyka sygnalistów została poruszona w projekcie ustawy o jawności życia publicznego oraz w projekcie ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych, które dotychczas nie zostały uchwalone.

Dyrektywa wyznacza minimalne standardy w zakresie wdrożenia mechanizmów zgłaszania nieprawidłowości i ochrony sygnalistów. Istnieje duże prawdopodobieństwo, że wzorem poprzednich lat Dyrektywa zostanie transponowana metodą transpozycji dosłownej, co oznacza, że większość przepisów polskiego aktu prawnego będzie się pokrywać z jej przepisami. Dzięki temu już teraz można przewidzieć jakie obowiązki będą nałożone na polskich przedsiębiorców.

Czego jeszcze nie wiemy?

Z drugiej strony należy się spodziewać, że prawo krajowe doprecyzuje te postanowienia Dyrektywy, które miały charakter ogólnych wytycznych. Jest to przede wszystkim kwestia dopuszczalności zgłoszeń anonimowych, środków karnych (np. za stosowanie działań odwetowych, naruszenia poufności tożsamości sygnalisty) i ich wysokości, szczegółowego zakresu przedmiotowego (jakie naruszenia będzie można zgłaszać) oraz ewentualnego rozszerzenia obowiązku wdrożenia procedur zgłaszania nieprawidłowości także na inne podmioty nieobjęte Dyrektywą. Należy także pamiętać, że Dyrektywa wyznacza standardy minimum, co oznacza że prawo krajowe może ustanawiać wyższy standard ochrony, jednocześnie spełniając cele unijnej regulacji.

 

Konsekwencje opóźnienia wdrożenia Dyrektywy

Polska ma obowiązek wprowadzić w życie odpowiednie przepisy do 17 grudnia 2021 r. Oznacza to że od 17 grudnia br. przepisy implementujące Dyrektywę powinny już obowiązywać, a przecież konieczne będzie jeszcze zastosowanie odpowiednio długiego vacatio legis, aby zobowiązane podmioty zdążyły dostosować się do nowej regulacji. W związku z tym powstaje pytanie jakie mogą być konsekwencje opóźnienia w implementacji przepisów unijnych przez polski rząd. Co do zasady pełna skuteczność dyrektywy jest uzależniona od jej implementacji do prawa krajowego. Oznacza to, że dopóki nie wejdą w życie odpowiednie przepisy krajowe Dyrektywa nie będzie miała zastosowania między jednostkami. Innymi słowy podmioty prywatne nie mogą ponieść konsekwencji za np. niewdrożenie procedur zgłaszania nieprawidłowości.

Szansa na optymalizację biznesu

Warto dodać, że procedury zgłaszania nieprawidłowości są już stosowane w przedsiębiorstwach jako element mechanizmu zarządzania ryzykiem. W organizacjach, które wprowadziły możliwość zgłaszania nieprawidłowości i ochronę sygnalistów skuteczność zapobiegania i minimalizowania ryzyk związanych z oszustwami i korupcją okazuje się być wyższa niż w organizacjach, które takich mechanizmów nie posiadają (np. badania Association of Certified Fraud Examiners z 2020 r.). Stąd też najgorsza dla organizacji jest niewiedza, bo nierozpoznane odpowiednio wcześnie nadużycia mogą spowodować szkody i to nie tylko finansowe. Warto potraktować wdrożenie systemu zgłaszania nieprawidłowości bardziej w kategoriach przedsięwzięcia mającego na celu usprawnienie organizacji, niż kolejnego obowiązku prawnego, któremu trzeba będzie sprostać.

 

Marta Kozak-Maśnicka, associate, pracuje w Praktyce Prawa Pracy Kancelarii Ożóg Tomczykowski, doktorantka w Katedrze Prawa Pracy i Polityki Społecznej Uniwersytetu Warszawskiego.