Czy spółka stosuje prawidłową metodę rozliczania służbowych wydatków dokonywanych prywatnymi kartami pracowników?

Pytanie

Wszyscy pracownicy naszej firmy posiadają karty korporacyjne, którymi opłacają wszystkie wydatki poniesione podczas podróży służbowych.

Niestety istnieją przypadki, gdy pracownicy pomimo posiadania karty korporacyjnej pokrywają wydatki kartą prywatną. W przypadku podróży służbowych zagranicznych wszystkie wydatki w walucie zagranicznej pokryte kartą prywatną są przeliczane i zwracane pracownikom po kursie z dnia poprzedzającego rozliczenie podróży służbowej. Przy takim sposobie rozliczania u pracownika rozliczającego się z podróży powstaje strata pomiędzy średnim kursem NBP a mniej korzystnym kursem oferowanym przez Bank, w którym pracownik ma prywatną kartę. Pracownicy zwracają się z prośbą o zwrot różnicy na podstawie przedstawionych wyciągów bankowych z prywatnej karty.

Czy zwracana różnica może być potraktowana jako dodatkowe koszty podróży służbowych, zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych?

Czy spółka stosuje prawidłową metodę rozliczania tych wydatków?

Jeżeli nie, to proszę o podanie właściwego sposobu rozliczania.