Czy podatnik we właściwy sposób dokumentuje WDT?

Pytanie

Jesteśmy spółką jawną (pełne księgi). Dokonujemy sprzedaży towarów do UE. Przed wydaniem towaru i wystawieniem faktury, sprawdzamy za pomocą VIES czy VAT-UE kontrahenta jest aktywny (na koniec miesiąca potwierdzamy również aktywność VAT na dany dzień danego kontrahenta w OZBWI w Koninie). Zgodnie z art. 42 u.p.t.u., wymagamy od klienta podpisania i odesłania: faktury sprzedaży oraz WZ (specyfikacji ładunku), a także w przypadku osobistego odbioru towaru przez kontrahenta -"oświadczenia". Natomiast jeśli towar jest dostarczany za pośrednictwem firmy transportowej, to prosimy o przesłanie potwierdzonego dokumentu CMR. Na jednym ze szkoleń dowiedziałam się, że w przypadku otrzymywania podpisanych "oświadczeń" należy podpinać pod nie koperty, aby było widoczne, że dokument został odesłany z kraju UE, do którego dostarczono towar. Kontrahenci coraz częściej zarzucają spółce biurokrację i uważają, że nie ma znaczenia koperta (skąd jest wysłane oświadczenie).

Czy spółka postępuje dobrze, wymagając od kontrahentów oryginału "oświadczenia" przesłanego z kraju UE, czy jednak podpisane i przesłane oświadczenie e-mailem jest również poprawne?