Coraz większą popularnością cieszą się w Polsce usługi wykonywane przez podmioty z branży MICE (w szczególności agencje eventowe), które polegają na kompleksowej organizacji wyjazdów typu incentive travel, tj. wyjazdów motywacyjnych i integracyjnych dla pracowników firm.
Wyjazdy incentive travel trwające dłużej niż 24 godziny lub obejmujące nocleg oraz obejmujące inne usługi (np. usługę przewozu na wyjazd integracyjny lub jakiekolwiek inne usługi realizowane w ramach wydarzenia) mogą zostać uznane za imprezę turystyczną w rozumieniu przepisów ustawy o imprezach turystycznych.
Podmioty z branży MICE powinny więc pamiętać o obowiązku stosowania się do wymogów wynikających z ustawy z 24 listopada 2017 r. o imprezach turystycznych a w szczególności o uzyskaniu wpisu do rejestru organizatorów turystyki i przedsiębiorców ułatwiających nabywanie powiązanych usług turystycznych. Organizowanie imprez turystycznych bez wpisu do tego rejestru jest zagrożone karą grzywny, karą ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat trzech.
20 lutego 2024 r. Sąd Rejonowy dla Warszawy-Pragi Południe skazał Jarosława M., który prowadził przedsiębiorstwo oferujące, reklamujące oraz sprzedające usługi organizacji wyjazdów turystycznych, w tym do miejsc kultu religijnego, za wykonywanie działalności organizatora turystyki bez wymaganego wpisu do Rejestru Organizatorów Turystyki i Przedsiębiorców Ułatwiających Nabywanie Powiązanie Usług Turystycznych Województwa Mazowieckiego. Wyrok jest nieprawomocny.
Czytaj też: Ochrona nazwy „organizator turystyki” to za mało do zwalczenia szarej strefy
Event firmowy jako impreza turystyczna
Zgodnie z ustawą o imprezach turystycznych, do imprezy takiej dochodzi, gdy jeden przedsiębiorca, np. agencja eventowa, oferuje realizację co najmniej dwóch różnych rodzajów usług turystycznych w ramach tej samej podróży lub wakacji. Nie jest przy tym istotne czy usługi te zostaną zrealizowane samodzielnie przez tego samego przedsiębiorcę czy też za pomocą podwykonawców (przewoźników np. linii lotniczych, hoteli świadczących usługi noclegu lub wyżywienia, bądź jakichkolwiek innych podmiotów). Do utworzenia imprezy turystycznej dochodzi także wówczas, gdy ten sam przedsiębiorca, który oferuje swoim klientom “pakiet usług” zamierza je zrealizować korzystając z pomocy poszczególnych podwykonawców.
Wymogi wynikające z ustawy o imprezach turystycznych muszą być stosowane w odniesieniu do wszystkich wydarzeń spełniających cechy imprezy turystycznej. Celem ustawy jest bowiem zapewnienie maksymalnie szerokiej ochrony prawnej wszystkim podróżnym, o czym świadczy m.in. przyjęta w ustawie szeroka definicja opisanej wyżej imprezy turystycznej oraz szeroka definicja podróżnego.
Czytaj też w LEX: Kubińska-Jabcoń Ewa, Niekurzak Mariusz, Paliś Beata, Analiza współczesnych trendów w przemyśle spotkań na świecie >
Szeroka definicja podróżnego
Zgodnie z ustawą podróżnym może być każdy, kto chce zawrzeć umowę lub jest uprawniony do podróżowania na podstawie zawartej umowy. Podróżnym może być zatem zarówno osoba fizyczna, jak również osoba prawna, np. spółka, która zawiera umowę o udział w imprezie turystycznej na rzecz swoich pracowników. Ustawa o imprezach turystycznych zawiera wąski katalog wyjątków, w odniesieniu do których jej przepisy nie znajdą zastosowania. Wymogów wynikających z tej ustawy nie stosuje się między innymi do imprez turystycznych, które są oferowane, zamawiane i realizowane w sposób okazjonalny (tj. nie więcej niż kilka razy w ciągu roku), na zasadach niezarobkowych i wyłącznie ograniczonej grupie osób, przy czym te warunki muszą zaistnieć jednocześnie.
Ponadto, ustawa o imprezach turystycznych nie ma do zastosowania do imprez turystycznych i powiązanych usług turystycznych realizowanych na podstawie umowy generalnej o organizację podróży służbowych, tj. podróży realizowanych na polecenie pracodawcy polegających na realizacji zadań służbowych poza miejscem ich stałego wykonywania. Niektóre podmioty z branży eventowej próbują przekonywać, że organizowane przez te podmioty wyjazdy integracyjne dla pracowników (tj. wyjazdy, których celem nie jest świadczenie pracy) mogą stanowić podróż służbową, w związku z czym w ich ocenie nie należy stosować przepisów ustawy o imprezach turystycznych. Takie tłumaczenia należy jednoznacznie ocenić jako nieskuteczną próbę obejścia przepisów ustawy o imprezach turystycznych.
Czytaj też w LEX: Kubińska-Jabcoń Ewa, Niekurzak Mariusz, Paliś Beata, Zmiany w zarządzaniu przemysłem spotkań na świecie w obliczu wirusa SARS-CoV-2 w opinii ekspertów >
Agencje eventowe jako samodzielny organizator turystyki
Podmioty z branży MICE, które zajmują się organizacją wydarzeń mogących zostać uznane za imprezy turystyczne, występują względem swoich klientów w roli organizatora turystyki. Większość z takich wydarzeń jest realizowana w ten sposób, że organizator turystyki samodzielnie zawiera odrębne umowy bezpośrednio z każdym podwykonawcą odpowiedzialnym za realizację danej usługi objętej programem imprezy.
Organizator turystyki ponosi pełną odpowiedzialność względem podróżnych (w szczególności klientów agencji eventowej oraz pracowników klienta takiej agencji, którzy wezmą udział w imprezie turystycznej) za wykonanie usług turystycznych objętych umową o udział w imprezie turystycznej. Dla tej odpowiedzialności nie ma żadnego znaczenia czy usługi te mają być wykonane przez organizatora turystyki samodzielnie, czy z pomocą podwykonawców. Pełna odpowiedzialność organizatora turystyki względem podróżnych jest niezależna od ewentualnych ograniczeń odpowiedzialności dostawców poszczególnych usług turystycznych objętych programem jednego wydarzenia.
Zdarza się, że agencje decydują się na realizację wyjazdów dla pracowników własnych klientów za pośrednictwem innych podmiotów takich jak tour operatorzy, których podstawowa działalność polega na kompleksowej organizacji imprez turystycznych. Wówczas zawiera ona bezpośrednio z tour operatorem umowę o kompleksową organizację przez niego imprezy turystycznej dla pracowników klienta agencji. W takiej sytuacji agencja nie zawiera zatem bezpośrednio żadnych umów z poszczególnymi podwykonawcami usług objętych programem wyjazdu, w którym biorą udział pracownicy jej klienta.
Agencja eventowa występuje wtedy w roli swego rodzaju pośrednika pomiędzy własnym klientem a tour operatorem. W szczególnych sytuacjach agencja względem własnego klienta (w tym pracowników takiego klienta, którzy wezmą udział w imprezie turystycznej organizowanej faktycznie przez inny podmiot – tour operatora) może zostać uznana nawet za odrębnego i samodzielnego organizatora turystyki. Przyjęcie takiej oceny powoduje jednocześnie, że agencja względem własnego klienta (w tym pracowników takiego klienta, którzy wezmą udział w imprezie turystycznej organizowanej faktycznie przez inny podmiot) przejmuje na siebie obowiązki organizatora turystyki wynikające z ustawy. W związku z tym w takich szczególnych sytuacjach to agencja będzie zobowiązana do spełnienia względem podróżnych obowiązków wynikających z ustawy o imprezach turystycznych obejmujących w szczególności informacje o głównych cechach imprezy turystycznej (np. miejscach pobytu, trasie, czasie trwania imprezy, liczbie noclegów, rodzaju, klasie środków transportu, a także inne informacje dotyczące przejazdów, w szczególności czas i miejsce wyjazdów oraz postojów).
Ponadto, agencja jako samodzielny organizator turystki w takich szczególnych sytuacjach jest zobowiązana do zawarcia z własnym klientem umowy o udział w imprezie turystycznej pracowników klienta. Postanowienia tej umowy muszą również spełniać wymogi wynikające z ustawy o imprezach turystycznych. Należy zaznaczyć, że agencja eventowa ponosi samodzielną odpowiedzialność za prawidłowe wykonanie tych ustawowych obowiązków względem własnych klientów oraz ponosi samodzielną odpowiedzialność wobec podróżnych (tj. wobec własnego klienta oraz jego pracowników, którzy biorą udział w wyjeździe) za prawidłową realizację umowy o udział w imprezie turystycznej. Odpowiedzialność agencji powstaje zatem niezależnie od tego, czy tour operator, który zajmuje się bezpośrednią organizacją imprezy, prawidłowo wykonał własne obowiązki wynikające z ustawy o imprezach turystycznych.
Dokonanie jednoznacznej oceny roli agencji eventowej, w sytuacjach gdy zawiera umowę o udział w imprezie turystycznej na rzecz swojego klienta (osoby prawnej) wymaga zbadania relacji prawnych (w tym postanowień umownych) występujących w szczególności pomiędzy jej klientem a tym podmiotem oraz pomiędzy agencją a tour operatorem. Prawidłowe określenie tych relacji pozwoli na jednoznaczne ustalenie, czy agencja eventowa jest zobowiązana do stosowania przepisów ustawy o imprezach turystycznych.
Samodzielna odpowiedzialność za prawidłową realizację usług turystycznych
Agencje eventowe ponoszą samodzielną odpowiedzialność za prawidłową realizację usług turystycznych, w tym usług, które są realizowane przez podwykonawców. W ich interesie jest zatem zadbanie z jednej strony o zawarcie z podróżnymi (tj. klientami agencji eventowych) odpowiednich umów o udział w imprezie turystycznej, które muszą odpowiadać wymogom ustawowym, a z drugiej strony zadbanie o zawarcie z podwykonawcami usług turystycznych umów, które zabezpieczą prawidłową realizację tych usług przez te podmioty oraz określą ich odpowiedzialność względem agencji oraz podmiotów biorących udział w imprezie.
Zakres umów zawieranych z podwykonawcami agencji eventowej
Umowy zawierane przez agencję z podwykonawcami usług turystycznych powinny zatem zostać skonstruowane w taki sposób, aby uwzględniały okoliczność, że to agencja jest odpowiedzialna względem własnych klientów za prawidłową organizację imprezy turystycznej. W szczególności takie umowy powinny zawierać postanowienia regulujące możliwość bez kosztowego odstąpienia od takiej umowy przez agencję eventową na wypadek gdyby impreza turystyczna nie doszła do skutku np. w związku z realizacją przez podróżnych (klientów agencji) wynikającego z ustawy o imprezach turystycznych prawa do odstąpienia od umowy o udział w imprezie turystycznej, które może zostać wykonane praktycznie w każdym czasie przed rozpoczęciem imprezy.
Michał Ryba, radca prawny, Senior Associate, WN Legal Wątrobiński Nartowski
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
