Sprawozdawczość podmiotów leczniczych stanowi - znany doskonale w grupach kapitałowych - kaskadowy model przekazywania informacji zarówno medycznej, jak i finansowej, epidemiologicznej czy farmakologicznej. Informacje podsumowujące działalność pracowników każdego obszaru działania podmiotu leczniczego składają się albo na jedno kompletne sprawozdanie z działalności albo dwa komplementarne wobec siebie sprawozdania: finansowe oraz z działalności i dotyczą ostatniego roku kalendarzowego. 

Obecnie nie obowiązują żadne regulacje wymagające sprawozdania z działalności szpitala (uchylone Rozporządzenie Ministra Zdrowia z 1999), jednak dobrą praktyką jest ich sporządzanie dla rad społecznych szpitali oraz organów założycielskich. 

Obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych nakłada na szpitale ustawa  o rachunkowości. Bilans, rachunek wyników i zestawienie przepływów pieniężnych podlegają corocznemu badaniu przez biegłego rewidenta. Powszechnie podnosi się, że taka następcza kontrola finansowa działalności podmiotów leczniczych sprzyja ich zadłużaniu się 
i uświadamia organom założycielskim skalę problemu wtedy, kiedy zadłużenie szpitala może zaważyć na jego likwidacji, natomiast nie ma cech bieżącego nadzoru. 

 



Swego czasu (2007 rok) minister zdrowia miał w planach rozporządzenie w sprawie monitorowania i oceny sytuacji ekonomiczno-finansowej szpitali włączonych do sieci szpitali, które określało szczegółowy sposób monitorowania i oceny sytuacji ekonomiczno-finansowej tych szpitali oraz dokumentowania wyników ich  działań, określało terminy przekazywania przez szpitale danych podlegających monitorowaniu, a także wskazywał wskaźniki monitoringu i sposoby ich interpretacji, jednak rozporządzenie to nigdy nie weszło w życie. 

Rada Międzynarodowych Standardów Rachunkowości wydała projekt standardu sprawozdania z działalności, w którym określiła zakres tego dokumentu. Sprawozdanie z działalności powinno zawierać informacje kierownictwa o sytuacji szpitala, jego dokonaniach oraz planach na przyszłość. Sprawozdanie z działalności pełni funkcję uzupełnienia sprawozdania finansowego. Rada zaproponowała ogólną strukturę zawartości tego dokumentu, jako następujące obszary: opis działalności, cele kierownictwa, opis strategii osiągnięcia celów, znaczące zasoby, czynniki ryzyka , relacje jednostki, osiągnięte efekty i dalsze perspektywy działania. Sprawozdanie z działalności podmiotu leczniczego powinno również zawierać opinie dyrektora na temat sytuacji finansowej, majątkowej i dochodowej szpitala, wyjaśnienia wyników działalności i plany na przyszłość.

Sprawozdanie finansowe z działalności podmiotu leczniczego ma innych użytkowników –organy założycielskie. Dlatego ten dokument opiera się na kwartalnych sprawozdaniach o przychodach, kosztach i wyniku finansowym, rocznym planie rzeczowo-finansowym, rocznym sprawozdaniu z wykonania tego planu oraz  analizie stanu należności oraz zobowiązań i przepływów pieniężnych. Sprawozdanie finansowe może obejmować również informacje statystyczne i medyczne, o ile miały istotny wpływ na wynik finansowy. Treść sprawozdania może być wzbogacona o elementy wspomagające nadzór organu założycielskiego, czyli o podsumowanie realizacji zadań statutowych, analizę prawidłowości gospodarowania mieniem i efektywności gospodarki finansowej. 

Poza wspomnianymi już sprawozdaniami z działalności i sprawozdaniem finansowym, każdy szpital musi - na podstawie rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 11 grudnia 2012 roku w sprawie leczenia krwią w podmiotach leczniczych wykonujących działalność leczniczą w rodzaju stacjonarne i całodobowe świadczenia zdrowotne, w których przebywają pacjenci ze wskazaniami do leczenia krwią i jej składnikami - raportować kwestie dotyczące krwi i krwiolecznictwa. Czuwanie nad bezpieczeństwem krwi jest to zestaw procedur nadzoru stosowanych w przypadku ciężkich powikłań u dawców lub biorców, kontroli epidemiologicznej dawców i niepożądanych zdarzeń, dlatego dokumentację dotyczącą leczenia krwią i jej składnikami umożliwiającą prześledzenie losów przetoczenia i związanych z tym badań przechowuje się przez 30 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu.

Sprawozdawczość w podmiocie leczniczym obejmuje również dane statystyczne (art. 30 pkt 3 ustawy z 29 czerwca 1995 roku o statystyce publicznej). Na stronie internetowej Centrum Systemów Informacyjnych Ochrony Zdrowia funkcjonuje portal sprawozdawczy do przekazywania danych drogą elektroniczną - System Statystyki Resortowej Ministra Zdrowia (SSRMZ). Wszystkie podmioty wykonujące działalność leczniczą zobowiązane są do zalogowania się w systemie SSRMZ i wypełnienia sprawozdań zgodnie z działalnością podmiotu leczniczego. Oznacza to, że osoby reprezentujące podmioty i przedsiębiorstwa lecznicze muszą raportować o swojej działalności jako podmiot leczniczy, a osoby reprezentujące praktyki lekarskie i pielęgniarskie jako praktyka lekarska indywidualna i grupowa, praktyka lekarza dentysty indywidualna i grupowa lub praktyka pielęgniarki/położnej (indywidualna i grupowa). 

Sprawozdania przekazywane jest za pomocą Systemu Statystyki Resortowej Ministra Zdrowia to również dane na temat zatrudnienia, kwartalne sprawozdania na temat struktury zobowiązań czy sytuacji finansowej, zbierane na podstawie art. 23 ust. 2 pkt 4 ustawy z dnia 28 kwietnia 2011 r. o systemie informacji w ochronie zdrowia, który zobowiązuje wybrane podmioty lecznicze do przekazywania danych o sytuacji ekonomiczno-finansowej.

Sprawozdawczość dotyczy oczywiście również comiesięcznych sprawozdań poszczególnych klinik i oddziałów do działów analiz statystycznych i kontrolingowych szpitali, i dalej do Narodowego Funduszu Zdrowia. W obszarze finansowym co miesiąc analizuje się przepływy pieniężne, czyli zaawansowanie wykonania kontraktu do jego rzeczywistej wartości oraz przyczyny tzw. nadwykonań, jeżeli miały miejsce. To ordynatorzy/kierownicy klinik i służby kontrolingu monitorują na bieżąco realizację kontraktu z NFZ. Na podstawie zrealizowanych procedur medycznych w ramach  jednorodnych grup pacjentów (JPG) dokumentację medyczną każdego chorego zamyka się tzw. kartą statystyczną. Na tej podstawie NFZ może określić odsetek liczby hospitalizacji realizowanej przez daną grupę pacjentów w liczbie hospitalizacji (np.: A – Choroby układu nerwowego), średnią wartość grupy na podstawie ilorazu wartości hospitalizacji sprawozdanych w ramach danej JGP i ich liczby, średnią wartość hospitalizacji na podstawie ilorazu całej wartości hospitalizacji sprawozdanych w ramach danej JGP i ich liczby, procedury medyczne sprawozdawane w ramach danej grupy oraz współczynnik rehospitalizacji, wyliczany jako iloraz liczby hospitalizacji rozliczanych daną JGP i liczby pacjentów.

W bieżącej sprawozdawczości oddziałów i klinik analizie poddawane są koszty procedur medycznych, koszty pracownicze i koszty leków, w tym antybiotyków. Ponadto  szpitalnych ordynatorzy wykonują regularne – comiesięczne lub kwartalne - analizy przeprowadzonych zabiegów, hospitalizacji, powikłań i reoperacji, zakażeń szpitalnych czy zgonów. 

Dla bieżącego funkcjonowania szpitala istotna jest nie tylko systematyczna analiza tych danych, lecz także innych źródeł informacji takich jak zgłoszenia pacjentów, skargi do Rzecznika Praw Pacjenta, roszczenia z tytułu zdarzeń medycznych i pozwów sądowych. Wszystko to prowadzi do tworzenia standardów opieki i daje możliwość porównywania się między szpitalami (benchmarking). 

Zgodnie z zapisami znowelizowanej w 2015 roku ustawy z 28 kwietnia 2011 roku o systemie informacji w ochronie zdrowia, każdy podmiot leczniczy będzie miał  obowiązek przesyłania od 1 stycznia 2018 roku danych o zdarzeniach medycznych do systemu informacji medycznej w ciągu jednego dnia od zajścia zdarzenia medycznego, a w przypadku dokumentów medycznych gromadzonych w systemie informacji medycznej – w czasie rzeczywistym. Dzięki temu można byłoby doprowadzić do powiązania danych zawartych w sprawozdaniu z informacją o zdarzeniu medycznym, które było podstawą do jego opracowania. W oczywisty sposób podniosłoby to jakość i kompletność gromadzonych danych.
Na zakończenie warto jeszcze wskazać wagę informacji sprawozdawanych przez szpitale w kontekście powstających sukcesywnie map potrzeb zdrowotnych i tworzącej się sieci szpitali wysokospecjalistycznych. W 2015 roku Ministerstwo Zdrowia zakończyło realizację projektu „Poprawa jakości zarządzania w ochronie zdrowia poprzez wsparcie procesu tworzenia regionalnych map potrzeb zdrowotnych jako narzędzia usprawniającego procesy zarządcze w systemie ochrony zdrowia” współfinansowanego przez Unię Europejską. Narzędzia statystyczno - prognostyczne wypracowane w ramach tego projektu mają wspierać decyzje zarządcze. 

Obowiązek tworzenia regionalnych map potrzeb zdrowotnych dla planowania inwestycji w ochronie zdrowia wynikał z ustawy z 21 marca 2014 roku o zmianie ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków. Mapy potrzeb zdrowotnych stanowią zaawansowane narzędzie analityczne wspierające decyzje zarządcze w ochronie zdrowia w oparciu o trendy demograficzne i epidemiologiczne, istniejącą infrastrukturę oraz przyszłe potrzeby w tym zakresie. Wiadomo już że, że płatnik (NFZ/ Oddziały Zdrowia przy Wojewodzie) będzie dążył do zawarcia większych kontraktów z tymi podmiotami leczniczymi, które oferują opiekę kompleksową i koordynowaną. Z całą pewnością decyzję te zostaną wsparte informacjami statystycznymi pochodzącymi z Centrum Systemów Informacyjnych Ochrony Zdrowia.


Joanna Mrowicka ukończyła studia Master of Bussiness Administration (MBA) Akademii im. Leona Koźmińskiego w Warszawie oraz studia prawnicze na Uniwersytecie Jagiellońskim, ma uprawnienia samodzielnego księgowego. Od wielu lat pracuje jako audytor wewnętrzny. Posiada kwalifikacje audytorskie polskie oraz międzynarodowe The Institute of Internal Auditors w zakresie audytu – CGAP oraz  w zakresie zarządzania ryzkiem – CRMA. Prowadzi szkolenia z zakresu zarządzania finansami, kontroli zarządczej i corporate goverance; jest wykładowcą Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu. Od wielu lat przeprowadza audyty zwłaszcza zapewniające i doradcze w obszarze zgodności (compliance) bieżących działań organizacji z regulacjami prawnymi i efektywnością ekonomiczną. Audytuje również kwalifikowalność wydatków w projektach realizowanych przez jednostki sektora finansów publicznych.