Zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 lutego 2013 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. poz. 231) dalej rozporządzenie, Zamawiający może w celu potwierdzenia że oferowane roboty budowlane, dostawy i usługi odpowiadają wymaganiom określonym przez Zamawiającego - żądać od Wykonawców próbek.

Wykonawca musi złożyć wniosek o zwrot próbki >>>

W opisanej sytuacji Zamawiający może skorzystać z tego uprawnienia i zażądać, by Wykonawcy wraz z ofertą przedstawili próbki narzędzi chirurgicznych. Z przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907) dalej p.z.p., wynika jednak teza prezentowana szeroko w orzecznictwie i doktrynie, że Zamawiający ma obowiązek przechowywać próbki, złożone w postępowaniu, a wydać je może wyłącznie Wykonawcy, którego oferta nie została wybrana jako najkorzystniejsza i tylko na jego wniosek.

Czynnością niezgodną z p.z.p. będzie natomiast zwrócenie takich materiałów Wykonawcy, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą i z którym podpisano umowę w przedmiocie wykonania zamówienia. W takim przypadku bezwzględnym obowiązkiem Zamawiającego jest zatrzymanie próbek w celach dowodowych, zgodnie z dyrektywą art. 97 ust. 1 p.z.p. (opinia prawna Urzędu Zamówień Publicznych - Niedopuszczalność zwrotu próbek załączonych do oferty wybranego wykonawcy).

Nie jest zatem możliwe by Wykonawcy po przedstawieniu narzędzi chirurgicznych Zamawiającemu zaprezentowali je i po prezentacji zabrali je ze sobą. Próbki są dowodem w postępowaniu, przechowywanym wraz z protokołem. Ogólna zasada nakazuje je więc przechowywać, zaś odstępstwem od tej zasady jest możliwość zwrotu próbek na wniosek Wykonawcy. Zwrot próbek bez wniosku Wykonawcy będzie działaniem nieuprawnionym. Bez znaczenia jest tu fakt, czy będą to próbki demonstracyjne czy inne. W przypadku próbek demonstracyjnych zachodzi natomiast większe prawdopodobieństwo, że Wykonawcy nie będą żądali ich zwrotu. Rodzi to jednak problem ich przechowywania i braku możliwości użytkowania. Należy zastanowić się także nad tym, czy próbka demonstracyjna będzie wiernym odzwierciedleniem produktu odpłatnego, bo zgodnie z rozporządzeniem, to na podstawie próbki właśnie Zamawiający ma ocenić czy Wykonawca proponuje produkt zgodny z oczekiwaniami Zamawiającego, opisanymi w specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

Zamawiający nie musi prezentować próbek na otwarciu ofert >>>

Prezentacja narzędzi dokonywana przez Wykonawców, którzy złożą oferty nie wpisuje się w żaden przepis p.z.p. Zgodnie z p.z.p., Zamawiający ocenia oferty (a próbki będą w tym wypadku elementem oferty) bez udziału Wykonawców. Odstępstwo od tej zasady mogłoby prowadzić do zachwiania uczciwej konkurencji i równego traktowania Wykonawców, a także prowadzić do niedozwolonych negocjacji Zamawiającego z Wykonawcami.