Skoro Prawa zamówień publicznych bezwzględnie nie stosuje się do zamówień poniżej progu, należy postawić pytanie, według jakich zasad i procedur zamawiający powinni udzielać zamówień podprogowych.
Przede wszystkim podstawowe zasady wydatkowania środków publicznych reguluje art. 44 ust. 3 ustawy o finansach publicznych. Zgodnie z tym przepisem wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów. Na uwadze należy mieć też fakt, że wydatki winny być dokonywane w sposób umożliwiający terminową realizację zadań, a także w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Wydatek celowy to inaczej wydatek uzasadniony, niezbędny do wykonania zadania publicznego. Minimalizacja dostępnych zamawiającemu zasobów oznacza oszczędność. Według NIK oszczędność to jest standard oznaczający „dobre gospodarowanie pieniądzem publicznym".
Natomiast sposoby zawarcia umowy (udzielenia zamówienia) określa kodeks cywilny. Sposoby te mogą być jednak modyfikowane przez zamawiających. Powszechną praktyką w tym zakresie jest wprowadzanie w danej jednostce regulaminu określającego procedury udzielania zamówień. Warto zwrócić uwagę, że procedury powinny być stosunkowo łatwe, szybkie i skuteczne, tak by jednocześnie wypełnić postulat ustawodawcy zawarty w art. 4 pkt 8 pzp o niestosowaniu skomplikowanych procedur ustawowych oraz dochować zasad wynikających z ustawy o finansach publicznych.
Niestety, w praktyce można bardzo często zaobserwować wprowadzanie wewnętrznych regulacji, które zawierają obszerne tryby, warunki czy wymagania niedostosowane do potrzeb danej jednostki, a także niezwykle trudne do zrealizowania przez zobowiązanych do ich stosowania pracowników.
Określenie zbyt skomplikowanych procedur, a także każde odstępstwo od ustalonych regulacji może być uznane przez organy kontrolne za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Regulamin zawsze powinien być więc poprzedzony analizą zakupów dokonywanych przez daną jednostkę – dopiero na podstawie uzyskanych informacji możliwe jest precyzyjne określenie procedury udzielania zamówień podprogowych.
W ramach procedury proponuje się wprowadzenie trzech progów: pierwszego (podstawowego) uprawniającego do realizowania zakupów przez uprawnione osoby bez stosowania jakichkolwiek procedur (w celu możliwie szybkiego reagowania na bieżące drobne potrzeby jednostki); drugiego – polegającego na przesłaniu zapytania ofertowego wybranym wykonawcom. W trzecim progu oprócz zapytań ofertowych zamawiający winien zamieścić zapytanie ofertowe na swojej stronie internetowej (dobrym wzorcem mogą się okazać np. wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POKL, zawierające tzw. zasadę konkurencyjności).
Źródło: Rzeczpospolita