Elektronizacja zamówień publicznych to wyzwanie dla wszystkich instytucji państwowych, zobowiązanych do prowadzenia unijnych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. Zmiany wprowadzone w tym roku obligują zamawiających m.in. do rozstrzygnięcia kwestii wyboru środka komunikacji elektronicznej i jego wdrożenia, zmiany procedur wewnątrz organizacji czy opracowania nowych wzorów specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ) w taki sposób, aby dopełnić obowiązku informacyjnego.

Czytaj też: Elektroniczne wadium ograniczy konkurencję w zamówieniach

Wątpliwości co do prawidłowej obsługi przetargów

Rozporządzenia regulujące kwestię elektronizacji zamówień publicznych weszły w życie 18 października 2018 roku. Wśród zamawiających pojawiło się wiele wątpliwości dotyczących prawidłowej obsługi postępowań przetargowych prowadzonych w formie elektronicznej.

Jak podkreśla Anna Serpina-Forkasiewicz, prezes zarządu Portal PZP, mnogość wymagań stawianych przed zamawiającymi wywołuje wśród nich wiele pytań, najczęściej  dotyczą one trzech obszarów: formy pełnomocnictwa do złożenia oferty, wnoszenia odwołań i konieczności korzystania z miniPortalu UZP.

 


Pełnomocnictwo do złożenia oferty na papierze czy elektronicznie?

Według ekspertki zamawiający wyrażają wątpliwości związane z formą pełnomocnictwa do złożenia oferty. Taki dokument może posiadać formę papierową, jak dotychczas, lub występować w wersji elektronicznej z podpisem kwalifikowanym. - Nie jest jednak jednoznaczne, jaką formę powinno przybrać pełnomocnictwo, aby było ważne, a stanowiska w tym obszarze są rozbieżne - podkreśla Anna Serpina-Forkasiewicz.

Otrzymaliśmy w tej sprawie maila z następującą uwagą: "nie jest prawdą, że odwołania do Prezesa KIO nie trzeba wnosić przed system ePUAP. Zmiana z dnia 18 października 2018 r., o której mowa w artykule, polegała tylko na dodaniu ust. 2 do par. 5 rozporządzenia - Regulamin postępowania przy rozpoznawaniu odwołań, a w ust. 1 w miejsce "korespondencji Urzędu" zapisano "korespondencja Izby"."

Urząd Zamówień Publicznych nie wyraził jeszcze jednoznacznego stanowiska na ten temat. - Opinia jest jeszcze w opracowaniu – informuje nas rzecznik prasowy UZP Anita Wichniak-Olczak.

Forma powinna być taka sama

W ocenie Ewy Wiktorowskiej, prezesa Ogólnopolskiego Stowarzyszenia Konsultantów Zamówień Publicznych, pełnomocnictwo do złożenia oferty powinno mieć taką samą formę co oferta, do której się odnosi, czyli postać elektroniczną podpisaną elektronicznym podpisem kwalifikowanym. - Prawidłowa będzie również forma elektronicznej kopii dokumentu potwierdzona za zgodność z oryginałem przez notariusza – dodaje.

Jak podkreśla ekspertka, w lipcu do ustawy Prawo zamówień publicznych wprowadzono zapis, że forma elektroniczna z kwalifikowanym podpisem powinna być stosowana tylko do ofert, wniosków i oświadczeń JEDZ. – We wcześniejszej wersji nowelizacji natomiast był zapis, że wymóg podpisu kwalifikowanego odnosić się będzie również do oświadczeń składanych przez wykonawców w postępowaniu przetargowym - dodaje.

Według Ewy Wiktorowskiej przydałaby się kompleksowa opinia Urzędu Zamówień Publicznych rozstrzygająca, w jakiej formie powinny być składane poszczególne dokumenty lub oświadczenia w toku postępowania. - W przeciwnym razie uczestnicy rynku zamówień publicznych będą mieli wątpliwości – zaznacza.

Czytaj też: Wykonawcy mogą przesyłać skany papierowych oryginałów

Odwołania na specjalny email

Anna Serpina-Forkasiewicz przypomina też, że elektronizacja zamówień publicznych to również wnoszenie odwołań w formie elektronicznej. - 18 października weszło w życie rozporządzenie, które umożliwia wnoszenie odwołania na e-mail, wskazany przez Urząd Zamówień Publicznych. Jednocześnie, zrezygnowano w tym zakresie z obowiązkowego dotychczas wnoszenia odwołań przez elektroniczną skrzynkę podawczą ePuaP – dodaje.

Przypomina, że MiniPortal stworzony przez Urząd Zamówień Publicznych jest darmowym narzędziem, które w minimalnym stopniu wspiera zamawiającego w przyjmowaniu zaszyfrowanych ofert. - Jeśli jednak zamawiający, posiada komercyjny portal e-usług, wówczas nie ma potrzeby korzystania z miniPortalu. Portale komercyjne obejmują wszystkie jego funkcjonalności - zaznacza.