Projektowane przepisy mają za zadanie usprawnić pracę urzędów stanu cywilnego (USC), a przez to i poprawić poziom obsługi obywateli. Potrzeba zmian wynika z trudności związanych z funkcjonowaniem obowiązującego od dnia wejścia w życie ustawy z 28 listopada 2014 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. 2014 r. poz. 1741 ze zm.) nowego, scentralizowanego systemu rejestracji aktów stanu cywilnego.
Projekt zakłada możliwość przenoszenia aktów sporządzonych w papierowych księgach stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego przez pracowników USC. Obecnie ustawa wymaga uwierzytelnienia każdego przenoszonego do rejestru dokumentu przez kierownika USC lub jego zastępcę. Proponowana zmiana umożliwi udzielenie wybranym pracownikom USC upoważnienia do dokonywania tych czynności. Będzie to oznaczało możliwość skorzystania ze stosowanych przed wejściem w życie nowej ustawy aplikacji wspierających, do których dane wprowadzali pracownicy, dokonując przy tym interpretacji treści aktów stanu cywilnego.
Przewidziano również sytuacje, w których odpisy aktów stanu cywilnego, sporządzonych w księgach stanu cywilnego z wykorzystaniem aplikacji wspierających, będą mogły być wydawane, pod pewnymi warunkami, bez konieczności przeniesienia tych aktów do centralnego rejestru. Będzie to rozwiązanie tymczasowe, funkcjonujące przez okres pięciu lat liczonych od dnia wejścia w życie ustawy – Prawo o aktach stanu cywilnego.
Zaproponowano również wydłużenie terminu przeniesienia do rejestru aktów sporządzonych w okresie od 1 marca do 31 sierpnia 2015 r. Czynność ta powinna być zakończona w ciągu pięciu lat od dnia wejścia w życie nowelizacji.
Szczegółowo opisano tryb unieważniania aktów stanu cywilnego błędnie zarejestrowanych w rejestrze stanu cywilnego z przyczyn technicznych lub niewłaściwego zastosowania funkcjonalności rejestru. W tych przypadkach unieważnienie będzie czynnością materialno-techniczną dokonywaną przez kierownika USC z urzędu lub na wniosek osoby zainteresowanej. Podobne czynności będą podejmowane w razie błędnego przeniesienia aktu stanu cywilnego do rejestru. Unieważnienie wzmianki dodatkowej również będzie, w określonych w ustawie przypadkach, czynnością materialno-techniczną.
Przewiduje się administracyjny tryb unieważniania aktów stanu cywilnego w sytuacji, gdy kilka aktów wprowadzonych do rejestru opisuje to samo zdarzenie i nie ma wątpliwości, że każdy z nich dotyczy tego samego zdarzenia – unieważnienie nastąpi wtedy w formie decyzji administracyjnej wydawanej przez wojewodę.
Wejście w życie zmienianych przepisów planowane jest na dzień następujący po dniu ogłoszenia nowelizacji. Nowe reguły unieważniania aktów w formie czynności materialno-technicznych mają obowiązywać dopiero po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia, zaś przepis dotyczący nowych uprawnień pracowników USC wszedłby w życie z dniem 1 sierpnia 2016 r.