W ostatnich latach ZUS otrzymywał kolejne, nowe zadania. To ta instytucja zajęła się ustalaniem uprawnień i wypłatą Polskiego Bonu Turystycznego oraz przysługujących Polakom i Ukraińcom świadczeń wychowawczych 500+, rodzinnego kapitału opiekuńczego, dofinansowania do pobytu dziecka w żłobku czy wyprawki szkolnej w ramach programu „Dobry start”. Żeby zrealizować te zadania, konieczna była rozbudowa i przygotowanie systemów informatycznych ZUS do obsługi nowych świadczeń. Najwyższa Izba Kontroli sprawdziła, jak to przebiegało.
NIK wzięła pod lupę 3 działania z lat 2020-2022 (I poł):
- Przygotowanie rozbudowy systemów informatycznych ZUS do obsługi zadań związanych z obsługą wypłat nowych świadczeń.
- Udzielanie zamówień na rozbudowę systemów informatycznych ZUS do zadań związanych z obsługą wypłat nowych świadczeń oraz realizację zawartych umów.
- Utrzymanie i funkcjonowanie systemów informatycznych ZUS obsługujących zadania związane z obsługą nowych świadczeń.
Inspiracją do podjęcia kontroli doraźnej stały się informacje medialne o nieprawidłowościach w wydatkowaniu środków na rozbudowę systemów IT ZUS do wypłaty nowych świadczeń oraz informacje o potencjalnych nieprawidłowościach w wypłacie świadczenia 500+ cudzoziemcom.
Nie bez znaczenia były wstępne ustalenia dokonane podczas kontroli wykonania budżetu państwa w 2021 r. przeprowadzonej w Centrali ZUS. Zebrany materiał dowodowy wskazywał na możliwość wystąpienia potencjalnych nieprawidłowości w udzielaniu zamówień publicznych. Jednocześnie wpłynęło do NIK pismo złożone przez parlamentarzystów.
Czasu było mało, więc działano w pośpiechu
Jak podaje w komunikacie NIK, ze względu na wyznaczony krótki czas na rozbudowę systemów IT Zakład Ubezpieczeń Społecznych nie przygotował się dobrze do przeprowadzenia zamówień publicznych. Kontrolą objęto pięć zamówień publicznych z zakresu IT, których łączna wartość po zawarciu aneksów do umów według stanu na 30 czerwca 2022 r. wyniosła 248 mln 700 tys. zł. Dotyczyły one dostosowania systemów informatycznych ZUS do wypłaty nowych świadczeń. Do czterech z nich ustawodawca wyłączył obowiązek stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, a jedno zamówienie ZUS udzielił w trybie niekonkurencyjnym tj. z wolnej ręki. Ponadto zgodnie z wolą prawodawcy ZUS miał niewiele czasu na udzielenie zamówień w zakresie rozbudowy systemów IT oraz uruchomienie wypłaty nowych świadczeń.
NIK ustaliła, że ZUS nie w pełni prawidłowo przygotował się do realizacji zamówień dotyczących rozbudowy systemów informatycznych do obsługi zadań związanych z wypłatą nowych świadczeń.
Obowiązujące w Zakładzie regulacje, dotyczące zamówień publicznych wyłączonych spod ustawy Prawo zamówień publicznych nie ustanawiały konieczności i zasad sporządzania szacunkowej wartości przedmiotu zamówienia oraz sposobu udzielania zamówień publicznych. Przyczyniło się to do niedokumentowania czynności szacowania wartości przedmiotu zamówienia.
W wyniku niniejszej kontroli NIK sformułowała wniosek pokontrolny dotyczący konieczności dokumentowania czynności szacowania wartości przedmiotu zamówienia niezależnie od tego, czy do zamówienia ma zastosowanie ustawa Pzp.
W odpowiedzi Prezes ZUS poinformowała, że w przygotowywanych zarządzeniach dotyczących udzielania zamówień publicznych wyłączonych z obowiązku stosowania ustawy Pzp każdorazowo wskazywana jest konieczność dokumentowania szacunkowej wartości przedmiotu zamówienia.
Czytaj też: ZUS dumny z PUE, ale informacja o kosztach informatyzacji tajna >
Nieprawidłowości w wypłatach świadczeń 500+ obywatelom Ukrainy
W trakcie kontroli stwierdzono również nieprawidłowości m.in. w wypłatach świadczeń 500+ obywatelom Ukrainy. NIK wskazuje, że weryfikacja prawa do pobierania świadczenia 500+ przez obywateli Ukrainy, którzy przybyli na teren Polski po 23 lutego 2022 r. była nieskuteczna. Spośród ponad 82 tys. uchodźców, którzy w okresie między 1 a 15 czerwca przebywali powyżej miesiąca poza Polską NIK wybrała do badania 100 obywateli Ukrainy. Okazało się, że jednej piątej wypłacano świadczenia 500+ na łączną kwotę ponad 30 tys. zł, mimo że przebywali ponad miesiąc poza Polską. W trakcie kontroli Zakład wstrzymał wypłaty świadczeń tym osobom. We wszystkich 20 przypadkach wydane zostały decyzje zobowiązujące do zwrotu niezależnie pobranego świadczenia.
W odpowiedzi na wnioski pokontrolne dot. nieprawidłowości w zakresie weryfikacji wypłaty świadczeń obywatelom Ukrainy, prezes ZUS wskazała, że od zakończenia kontroli NIK zmianie uległy przepisy. W ich konsekwencji w ZUS wprowadzono systemowe zmiany, w wyniku których obecnie prawo do wypłaty świadczeń weryfikowane jest automatycznie także w oparciu o dane od Straży Granicznej.
ZUS odpiera zarzuty NIK: realizację zamówień przygotowano rzetelnie
Zakład Ubezpieczeń Społecznych odniósł się do zarzutów NIK. Jam mówi Paweł Żebrowski, rzecznik prasowy ZUS, ZUS rzetelnie przygotował się do realizacji zamówień dotyczących rozbudowy systemów informatycznych do obsługi zadań związanych z obsługą nowych świadczeń. Czynności polegające na oszacowaniu wartości zamówień oraz opisaniu ich przedmiotu zostały wykonane z uwzględnieniem obowiązujących regulacji, przyjętej metodyki realizacji projektu oraz istniejących okoliczności natury obiektywnej. Żebrowski zaznacza, że Zakład mierzył się z koniecznością wdrożenia projektowanych rozwiązań w bardzo krótkim terminie. W odniesieniu do analizowanych umów, okres przewidziany na przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia oraz wykonanie modernizacji rozbudowy był tożsamy z okresem vacatio legis (tj. okresem pomiędzy uchwaleniem a wejściem w życie aktu prawnego), który wynosił od 0 do 106 dni.
ZUS podkreśla, że przejęcie programów dla rodzin od samorządów daje ogromne oszczędności dla Państwa. Szacujemy, że jest to już 0,6 mld złotych. Oznacza to, że po 1,5 roku obsługi świadczeń rodzinnych Zakład wygenerował oszczędności, które są dwa razy wyższe niż koszt zakupu systemów IT. Należy pamiętać, że system jest już ukończony nie wymaga inwestycji i każdy kolejny rok zwielokrotni te oszczędności. Nasze wyliczenia wskazują, że dzięki tym systemom w ciągu dziesięciu lat oszczędzimy dla budżetu państwa ponad 3 mld zł. Jest to bezprecedensowy przykład gospodarności i efektywności funkcjonowania w sferze finansów publicznych. Jak wynika z szacunków ZUS, dzięki przejęciu przez ZUS programów dla rodzin roczny koszt obsługi jednego wniosku o 500 plus spadł z ok. 51 zł w samorządach do 6 zł w ZUS. Daje to oszczędność na poziomie 3,1 mld zł w 11 lat z tytułu obsługi administracyjnej. Podobnie jest w przypadku programu "Dobry start". Koszt obsługi wniosku spadł z 10 zł do 30 gr.