Rejestr umów jednostek sektora finansów to efekt ustawy z 14 października 2021 r. o zmianie ustawy – Kodeks karny oraz niektórych innych ustaw. Wprowadza ona zmiany w ustawie z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (ufp), tworząc rejestr umów zawartych przez jednostki sektora finansów publicznych (art. 34a ust. 1 ufp). Rejestr ma być systemem teleinformatycznym prowadzonym przez Ministra Finansów ma objąć około 40 tys. podmiotów. Miał wystartować od 1 lipca 2022 r. i od tego dnia, informacje w rejestrze umów mają być zamieszczane bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 14 dni od daty zawarcia umowy lub zaistnienia. Do rejestru miały być wprowadzone umowy zawarte od 1 stycznia br., czyli od dnia, kiedy ustawa weszła w życie.
Czytaj też: Rejestr umów JSFP w sprawach zamówień publicznych >
Rząd proponuje wydłużenie terminu
W rządowym projekcie poprawek do ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz niektórych innych ustaw, na etapie procedowania w Sejmie, dorzucono przepisy dotyczące rejestru. Przesuwają one datę wejścia w życie przepisów dotyczących rejestru na 1 stycznia 2023 r.
Rejestr umów w jednostkach sektora finansów publicznych a RODO - zaproszenie na szkolenie >>
Zgodnie z projektem rejestr będzie dotyczył umów zawartych od dnia:
- 1 października 2022 r. – w przypadku Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, ministerstw i urzędów wojewódzkich.
- 1 stycznia 2023 r. – w przypadku jednostek samorządu terytorialnego oraz ich związków, związków metropolitalnych i samorządowych jednostek organizacyjnych;
- 1 kwietnia 2023 r. – w przypadku pozostałych jednostek sektora finansów publicznych.
Z poprawki wynika, że w rejestrze mają być zamieszczane informacje o umowach zawartych w formie pisemnej, dokumentowej, elektronicznej albo innej formie szczególnej, których wartość przedmiotu przekracza 5000 zł bez podatku od towarów i usług.
Obecne przepisy wskazują sankcje za niewykonanie obowiązku prowadzenia, aktualizacji, udostępnienia lub wprowadzania danych do rejestru umów albo podania w nim nieprawdziwych danych. To grzywna, kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Projekt zmienia odpowiedzialność karną za naruszenie obowiązków rejestrowania umów - zostanie zmieniona na odpowiedzialność z tytułu naruszenia dyscypliny finansów publicznych.
Przeczytaj także: Umowy w rejestrze już nie na 500 zł, a 5000 zł, bez VAT i później>>
Samorządom zaangażowanym w pomoc uchodźcom brakuje kadr
Propozycję przesunięcia terminu wdrożenia obowiązku popiera Ogólnopolskie Porozumienie Organizacji Samorządowych, które reprezentuje organizacje jednostek samorządu terytorialnego z sześciu województw. Porozumienie wskazuje, że zgodnie z treścią obowiązującej dziś ustawy od 1 lipca w ciągu 14 dni samorządu musiałyby do rejestru wprowadzić około 10 mln rekordów: danych dotyczących umów, informacje o uzupełnieniu lub zmianie umowy, rozwiązaniu za zgodą stron umowy, jak również informacje o odstąpieniu od umowy, jej wypowiedzeniu lub wygaśnięciu, które zawarły w ciągu ostatnich 6 miesięcy. Niektóre podmioty, jak miasta, uczelnie czy jednostki służby zdrowia, takich rekordów do wprowadzenia miałaby kilkadziesiąt a nawet kilkaset tysięcy (uczelnie oszacowały, że przy obecnej konstrukcji przepisów musiałyby rejestrować około 1 mln rekordów rocznie). A to wymagałoby ogromnego zaangażowania kadrowego.
OPOS wskazuje także, że w związku z konfliktem zbrojnym na Ukrainie, gminom przybyły dodatkowe zadania związane choćby z nadawaniem numeru PESEL uchodźców. Wdrożenie od 1 lipca rejestru mogłoby oprowadzić do ich paraliżu JSFP.
- Ponadto dojedzie do duplikowania rejestru określonych umów. Zgodnie z art. 309 ustawy Prawo zamówień publicznych w terminie 30 dni od dnia zawarcia umowy Jednostki Sektora Finansów Publicznych zobowiązane są do rejestracji tych umów w systemie e - zamówienia prowadzonego przez Urząd Zamówień Publicznych. Tym samym takie umowy będą zmuszone do rejestracji w dwóch systemach, w dwóch różnych terminach – wskazuje Grzegorz Bebłowski z Kancelarii Doradztwa Zamówień Publicznych z Gdańska.
Na potrzeby rejestru potrzebna własna definicja umowy
Choć samorządy dobrze oceniają propozycję wydłużenie o pół roku wdrożenia obowiązku, to zwracają uwagę, że nowelizacja nie obejmuje najistotniejszej zmiany – określenia definicji umów, jakie mają być ewidencjonowane w rejestrze umów. - To stanowi ogromne trudności w jej stosowaniu i kreuje szereg potencjalnych naruszeń. Brak takiej definicji powoduje, że w tym rejestrze będą musiały być ewidencjonowane w zasadzie wszystkie umowy: dochodowe, sprzedażowe, umowy o pracę, umowy stypendialne i tak dalej – wskazuje Grzegorz Świetlik przewodniczący Stowarzyszenia Gmin Regionu Południowo-Zachodniego Mazowsza.
OPOS proponuje aby w rejestrze umów umieszczać informacje o umowach polegających na wydatkowaniu środków publicznych na usługi, dostawy i roboty budowlane – zgodnie z definicją określoną w art. 7 pkt. 4, 21 i 28 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych, których wartość przedmiotu przekracza 5000 zł brutto, oraz umowy dzierżawy, umowy najmu nieruchomości (z wyłączeniem najmu krótkoterminowego), umowy przeniesienia własności, umowy darowizny, których całkowita wartość przedmiotu przekracza 5000 zł.
Czytaj więcej: Obowiązki JST związane z wprowadzeniem rejestru umów zawartych przez jednostki sektora finansów publicznych >
- Ustawodawca nie zaproponował żadnej definicji umowy, nawet z katalogu umów zawartych w Kodeksie Cywilnym. Dlatego proponujemy ograniczenie tego nieokreślonego katalogu przy zachowaniu jednocześnie celów ustawy czyli transparentności wydatku środków publicznych. Z tego katalogu proponujemy wyłączenie z obowiązku rejestracji umów najmu krótkoterminowego, ze względu na ilość takich umów i tym samym absorbcję pracowników przy wprowadzeniu ich do rejestru – mówi Grzegorz Bebłowski. Uważa też, że ustawie powinien pojawić się wprost zapis, że do rejestru nie trafią umowy o prace dotyczące wynagrodzeń osób innych niż osoby pełniące funkcje publiczne. Zwraca również uwagę, że procedowana nowelizacja ustawy zakładająca, że do rejestru trafiać będą umowy o wysokości 5000 zł bez VAT, nie bierze się pod uwagę tego, że udzielenie zamówienia i tym samym zawarcie umowy może być dokonane z osobą fizyczną nie będąca podatnikiem podatku VAT.
- I pojawia się wątpliwość, czy dane takiej umowy podlegają publikacji czy nie – mówi Grzegorz Bebłowski.
Kierunek dobry, ale wątpliwości wciąż wiele
Dr Marlena Sakowska-Baryła, radca prawny i partner w Sakowska-Baryła, Czaplińska Kancelarii Radców Prawnych uważa że zarówno procedowana w Senacie poprawka, jak i propozycja OPOS to krok naprzód w uporządkowaniu bubla prawnego jakim są przepisy o rejestrze umów JSFP. Ma jednak zastrzeżenia co do wyłączenia spod reżimu publikacji najmu krótkoterminowego. - Często krótkoterminowy najem powierzchni miejskich jest znaczącą kwota i ważną informacja z punktu prowadzenia polityki najmu – mówi.
Jej zdaniem tworząc definicję umów dla potrzeb rejestru należałoby rozważyć, czy spod rygoru ustawy nie wyłączyć umów zbliżonych do tych zawieranych z konsumentami np. umowy wynajmu lokali komunalnych, umowy na dostarczanie wody. A przede wszystkich sprecyzować kwestie wyłączenia umów o pracę. Według niej należałoby rozważyć czy spod rygoru ustawy nie wyłączyć umów zbliżonych do tych zawieranych z konsumentami np. umowy wynajmu lokali komunalnych, umowy na dostarczanie wody. A przede wszystkich sprecyzować kwestie wprost wyłączeń umowy o pracę.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.