Zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 21 stycznia 2022 r. w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii, do końca lutego administracja publiczna ma pracować zdanie. W rozporządzeniu zastrzeżono, że wyjątki od powyższej zasady będą stanowić sytuacje, w których realizacja określonych zadań jest niezbędna do zapewnienia pomocy obywatelom lub ze względu na przepisy prawa, bądź potrzeby urzędu lub jednostki, a ich realizacja nie jest możliwa w ramach pracy zdalnej.
- Trudno oprzeć się wrażeniu, że zmiana ta była podyktowana przede wszystkim tym, że rząd bardzo chciał wykazać się jakimiś działaniami, a miał tu bardzo ograniczone możliwości. Nie chciał wprowadzać dalszych ograniczeń w zakresie funkcjonowania społecznego, zwłaszcza w sytuacji rozpoczętego cyklu ferii zimowych w poszczególnych województwach. Nie chciał też narażać się grupie antyszczepionkowców w swoich szeregach – komentuje Grzegorz Kubalski, zastępca dyrektora biura Związku Powiatów Polskich.
Przypomina, że i do tej pory możliwa była praca zdalna administracji publicznej w zakresie wynikającym z decyzji kierownika jednostki. W praktyce oznaczało to, że już we wszystkich urzędach gmin czy starostwach powiatowych była wdrożona odpowiednia organizacja pracy. Stanowiska związane z bezpośrednią obsługą interesantów, jak i urzędnicy pracujący w oparciu o systemy teleinformatyczne działające w sieciach wydzielonych (nie połączonych z Internetem) działały stacjonarnie. Pozostałe osoby częściowo pracowały zdalnie, częściowo stacjonarnie. W urzędach dokonywany był podział pracowników na grupy, które pracowały rotacyjnie. Sytuacja była ustabilizowana i pod kontrolą.
Czytaj: Czy rada społeczna może odbywać posiedzenia zdalnie? >
- Nowe rozwiązania, a właściwie rozwiązania ponownie wprowadzone, gdyż niegdyś już obowiązywały, odwracają dotychczasową zasadę. O ile do tej pory praca zdalna była wyjątkiem, a stacjonarna – regułą, to teraz praca zdalna jest zasadą, a stacjonarna – regułą – wskazuje Grzegorz Kubalski.
W konsekwencji, kierownicy jednostek musieli uzasadnić inny tryb pracy tym pracownikom, którzy tego uzasadnienia nie potrzebowali. Grzegorz Kubalski wskazuje więc, że pomysł rządu sprowadził się do konieczności tworzenia dokumentów kadrowych - tylko po to, aby wszystko pozostało tak jak było do tej pory. Zwłaszcza w administracji samorządowej, która ma stały kontakt z obywatelem.
Czytaj także: Administracja przechodzi na pracę zdalną - rozporządzenie opublikowane >
Małym gminom trudno pracować zdalnie
Leszek Świętalski, dyrektor biura Związku Gmin Wiejskich RP zwraca uwagę, że rząd, wprowadzając rozporządzenie o pracy zdalnej, umył ręce jak Piłat, bo decyzję o ostatecznej decyzji scedował na kierowników jednostek. A w gminach prawie każde stanowisko związane jest z obsługą mieszkańców. Problem mają głównie najmniejsze gminy, na dodatek zdziesiątkowane są przez choroby, izolacje i kwarantannę.
- Trudno wprowadzać pracę zdalną w ośrodkach pomocy społecznej, które zostały zalane wnioskami o dodatek osłonowy, gdzie zdecydowana większość wniosków wpłynęła w formie papierowej. Przypomnę, że to na gminy nałożono obowiązek weryfikacji tych wniosków. Pracownicy socjalni nie mogą zabrać tych wniosków do domu, bo są tam dana wrażliwe i w domu nie mają systemów, które pozwalają potwierdzać tożsamość czy dochodowość wnioskującego – wskazuje Leszek Świętalski.
Zwraca też uwagę, że od nowego roku gminom przybył jeszcze jeden ważny obowiązek - pobierania odcisków linii papilarnych. A to wymaga bezpośrednio wizyty w urzędzie i kontaktu z pracownikiem. Choć już niektóre z urzędów gmin, wykorzystując fakt, że składanie wniosków jest odmiejscowione, ograniczają kontakt z petentami, odsyłając do gmin sąsiednich.
- Przy pracy zdalnej trzeba też brać pod uwagę czynnik osobowy. Nie wszyscy to tytani pracy, z odpowiednią empatią, niektórych do tej pracy trzeba motywować – wskazuje Leszek Świętalski.
Czytaj: Zmiany w organizacji pracy w urzędach gmin w związku z wprowadzeniem stanu epidemii >
Praca zdalna ma też wpływ na obsługę konkursów
Praca zdalna już komplikuje terminowe składanie wniosków o dotacje. Stowarzyszenie Gmin i Powiatów Wielkopolski, po sygnałach ze strony lokalnych samorządów, wystąpiło do wicemarszałka województwa Wojciecha Jankowiaka o wydłużenie terminu naboru wniosków z jednego z konkursów Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Wielkopolskiego o kolejne 6 dni robocze, do 28 lutego 2022 r. Prośbę uzasadniło sytuacją związaną z pandemią COVID-19, a przede wszystkim rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 21 stycznia 2022 r. wprowadzającym właśnie pracę zdalną w urzędach.
- Aktualna sytuacja pandemiczna sprawia, że wiele samorządów zmaga się z zadaniami związanymi z przeciwdziałaniem skutkom pandemii koronawirusa, a z uwagi na organizację pracy zdalnej, działania w zakresie przygotowania wniosku o dofinansowanie są znacznie utrudnione, zwłaszcza w zakresie przeprowadzenia diagnozy potrzeb oraz dotarcia do grupy docelowej przedmiotowego wsparcia – uzasadnił zarząd związku.
Wojciech Jankowiak, wicemarszałek Województwa Wielkopolskiego, przychylił się do prośby stowarzyszenia.
Dominika Kusiak, zastępca dyrektora Działu Pozyskiwania Dotacji Europejskich i Krajowych Wielkopolskiej Akademii Nauki i Rozwoju zwraca uwagę, że działania związane z aplikowaniem o środki europejskie są zawsze mocno ograniczone czasowo. A nabory wniosków trwają zazwyczaj kilkanaście dni i dokładnie tyle czasu gminy mają na przygotowanie kompletnej dokumentacji.
- Naszym zadaniem jest poznanie potrzeb gminy, dostosowanie ich do ram dokumentacji konkursowej i zebranie wszystkich wymaganych danych. Niejednokrotnie informacje niezbędne do złożenia wniosku pochodzą z różnych wydziałów i jednostek - jak ośrodki pomocy społecznej czy szkoły, dlatego tak ważna jest dyspozycyjność osób współpracujących przy kompletowaniu dokumentów. Praca zdalna urzędów, a także wzrost zakażeń COVID-19 mocno utrudniają kontakt bieżący oraz przepływ informacji. Jako organizacja współpracująca z ponad 700 jednostkami samorządu terytorialnego w kraju, otrzymujemy sygnały od naszych partnerów, że przejście na zdalny tryb pracy wydłuża wszystkie procesy związane z aplikowaniem o środki unijne – wskazuje Dominika Kusiak.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.