Ustawa prawo zamówień publicznych mówi wprost o jednym pełnomocnictwie – tzw. pełnomocnictwie konsorcjalnym (art. 23 ustawy). Przepis ten kreuje obowiązek (zdaniem niektórych jedynie prawo) wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, ustanowienia pełnomocnika do reprezentowania ich w toku postępowania a jeżeli taka będzie ich wola także do zawarcia umowy.
Pełnomocnictwo powinno zawierać numer PESEL pełnomocnika >>>
Drugim, aczkolwiek niewymienionym w ustawie, rodzajem pełnomocnictwa, które powszechnie występuje jest pełnomocnictwo do reprezentowania konkretnego wykonawcy. Prawo do jego ustanowienia wywodzi się wprost z art. 95 ust. 1 kodeksu cywilnego zgodnie z którym każdej czynności prawnej można dokonać przez pełnomocnika, chyba że w innym akcie prawnym sformułowano wyjątek od tej zasady. Ponieważ ustawa – Prawo zamówień nie zakazuje złożenia oferty (ani też dokonania jakichkolwiek innej czynności w postępowaniu) przez pełnomocnika toteż nie ma żadnych przeciwwskazać do wykorzystywania tej instytucji.
Pamiętać jednak należy, iż w art. 82 ustawy – Prawo zamówień publicznych ofertę – pod rygorem nieważności – należy złożyć w formie pisemnej. Jest to tak zwana „zwykła forma pisemna” do zachowania, której zgodnie z art. 78 § 1 k.c. wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Jest to o tyle istotne, iż wpływa w sposób oczywisty na formę interesującego nas pełnomocnictwa. Powinno ono być sporządzone w tej samej formie jaka jest wymagana dla ważności samej oferty. Wynika to wprost z art. 99 k.c. Można zatem powiedzieć, że kwestia formy pełnomocnictwa nie powinna nastręczać problemów.
Bardziej problematyczna bywa z reguły ocena treści samego dokumentu pełnomocnictwa. Nie ulega wątpliwości, iż w sposób jednoznaczny winno z niego wynikać kto, komu i w jakim zakresie udzielił umocowania. To kwestie elementarne. Dodatkowe informacje jak na przykład data udzielenia pełnomocnictwa nie mają z reguły wpływu na ważność samego umocowania (wyrok NSA z dnia 7 sierpnia 2014 r. sygn. I OSK 1772/14). Zakres umocowania powinien zawierać co najmniej uprawnienie do złożenia oferty w imieniu mocodawcy – o ile oczywiście celem nie było ustanowienie pełnomocnika do wykonywania innych czynności w postępowaniu.
Pełnomocnictwo do złożenia odwołania należy uzupełnić >>>
W praktyce problemy można napotkać jednak tam, gdzie wydawać by się mogło nie powinno ich być. Przykładem może tutaj być choćby błąd w imieniu albo nazwisku pełnomocnika (czy jego firmie jeżeli pełnomocnikiem będzie osoba prawna). Przed tego rodzaju problemem stanął sąd okręgowy, któremu przyszło odpowiedzieć na pytanie co powinien zrobić zamawiający, który otrzymał dokument pełnomocnictwa ,w którym błędnie oznaczono osobę pełnomocnika.
Wykonawca ustanowił pełnomocnika korzystając z formy notarialnego poświadczenia podpisów. W treści dokumentu jednak doszło do błędu w imieniu pełnomocnika. Zamiast „Marzanna” Kowalska napisano „Marzenna” Kowalska. Sprawę komplikował fakt, iż zarówno imię Marzanna jak i Marzenna istnieje. Można zatem powiedzieć, iż oba imiona były prawdopodobne. Ofertę z kolei podpisała Pani Marzanna. Mieliśmy zatem do czynienia z sytuacją w której de facto oferta została podpisana przez osobę o innym imieniu niż wymieniona w dokumencie pełnomocnictwa. W treści pełnomocnictwa obok imienia i nazwiska pełnomocnika podano także jego adres zamieszkania oraz numer dowodu osobistego. Dodatkowo osoba ta była także wpisana jako pełnomocnik przedsiębiorcy w centralnej ewidencji i informacji działalności gospodarczej.
Zamawiający, który dostrzegł błąd dokonał odrzucenia oferty, powołując się na art. 89 ust. 1 pkt 8 ustawy – Prawo zamówień publicznych. Zamawiający uznał, iż oferta jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów, a konkretnie art. 104 kc w myśl którego jednostronna czynność prawna dokonana w cudzym imieniu bez umocowania lub z przekroczeniem jego zakresu jest nieważna. Zdaniem zamawiającego oferta została bowiem podpisana przez inną osobę niż wymieniona w pełnomocnictwie.
Zamawiający uznał jednocześnie, iż w tego rodzaju sytuacji nie ma zastosowania procedura uzupełniania lub wyjaśniania dokumentów określona w art. 26 ust. 3 i 4 ustawy – Prawo zamówień publicznych. Z takim werdyktem zamawiającego nie zgodził się oczywiście wykonawca i wniósł odwołanie kwestionując prawidłowość jego postępowania.
Wadliwe pełnomocnictwo generuje obowiązek wezwania do jego uzupełnienia >>>
Krajowa Izba Odwoławcza podzieliła wątpliwości zamawiającego. Uznała, że „w sytuacji, gdy z przedłożonych dokumentów jednoznacznie nie wynika, w którym miejscu występuje, jaki błąd (np. czy w pełnomocnictwie, czy też w innym dokumencie w złożonej ofercie), zamawiający powinien najpierw wezwać wykonawcę odpowiednio do wyjaśnienia dokumentu (na podstawie art. 26 ust. 4 P.z.p.) lub treści oferty (art. 87 ust. 1 P.z.p.).” Pierwszy etap analizy jest kluczowy dla właściwego określenia sposobu dalszego postępowania zamawiającego. Błąd w imieniu mógł bowiem mieć miejsce zarówno w pełnomocnictwie jak i w ofercie. Dopiero prawidłowe rozpoznanie miejsca pomyłki pozwoli na dalsze właściwe postępowanie.
Nie daje to jednak odpowiedzi na pytanie czy w ogóle wezwanie do uzupełnienia dokumentów w tego rodzaju sytuacji jest zasadne?
Izba podkreśliła, że zależeć to będzie od rodzaju błędu, który został popełniony w pełnomocnictwie. Nie każdy błąd bowiem będzie powodował nieważność czy niewłaściwość samego pełnomocnictwa. Odnosząc się do konkretnej sytuacji, a więc literówki w imieniu KIO uznała, iż pełnomocnictwo było prawidłowe, a tym samym oferta została podpisana przez osobę należycie umocowaną. Na taki wniosek pozwoliła analiza całokształtu jego treści, a przede wszystkim skonfrontowanie danych pełnomocnika – numeru dowodu osobistego, z dokumentem przedstawionym przez tę osobę. (wyrok z dnia 30 kwietnia 2013 r. sygn. KIO 882/13). Rozstrzygnięcie zostało z kolei zakwestionowane przez samego zamawiającego, który wniósł skargę do Sądu Okręgowego w Koszalinie (wyrok z dnia 16 lipca 2013 r. sygn. VI Ga 71/13). Sąd w pełni podzielił stanowisko Izby. Wskazał jednak na sposób analizy każdego dokumentu pełnomocnictwa, który podlega badaniu przez zamawiającego.
Sąd podkreślił, iż dla prawidłowego przeprowadzenia oceny umocowania konieczne jest zweryfikowanie czy pełnomocnictwo złożone wraz z ofertą identyfikuje osobę pełnomocnika, oraz, czy stwierdzona wadliwość tego pełnomocnictwa, w kontekście całej dokumentacji oferty upoważnia do przyjęcia, że ofertę podpisała osoba nieumocowana, a tym samym czynność złożenia oferty jest czynnością nieważną. Dokładne opisanie w treści dokumentu osoby pełnomocnika – z podaniem adresu zamieszkania oraz numeru dowodu osobistego, czyniło za dość sprecyzowaniu kto jest faktycznie umocowany do reprezentowania przedsiębiorcy. Literówka w imieniu pełnomocnika nie miała tutaj żadnego znaczenia, co nie oznacza że zamawiający nie powinien wyjaśnić z wykonawcą owej nieścisłości.
Działanie przez pełnomocnika to ułatwienie dla wykonawcy >>>
Odwołując się do konieczności analizy całokształtu złożonej dokumentacji a nie jedynie samego dokumentu pełnomocnictwa, trzeba mieć na uwadze art. 65 k.c. zgodnie z którym oświadczenie woli należy badać biorąc pod uwagę całokształt okoliczności towarzyszących jego złożeniu. Dzięki takiej analizie można bowiem uznać komu faktycznie zostało ono udzielone – na przykład przez porównanie danych pełnomocnika zawartych w pełnomocnictwie z jego danymi ujawnionymi w innych dokumentach składanych wraz z ofertą. Kierując się tą logiką sąd uznał, iż zamawiający nie miał prawa do wzywania wykonawcy do uzupełnienia dokumentu pełnomocnictwa ponieważ samo umocowanie zostało prawidłowo ustanowione. Zamawiający winien jedynie wyjaśnić swoje wątpliwości z wykonawcą. Wadliwe pełnomocnictwo w znaczeniu art. 26 ust. 3 ustawy – Prawo zamówień publicznych to takie, którego nieprawidłowości nie można usunąć w trybie wykładni oświadczenia woli, a więc w trybie określonym w art. 65 k.c.
Na marginesie jedynie należy zwrócić uwagę, iż za wystarczające dla wykazania umocowania nie mogło zostać uznane przedstawienie jedynie informacji z centralnej ewidencji i informacji działalności gospodarczej, w której ujawniona została osoba pełnomocnika przedsiębiorcy. Możliwość ujawnienia takiego pełnomocnika daje art. 25 ust. 1 pkt 11 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz.U. 2015 r. poz. 584 ze zm.). Zgodnie z nim wpisowi do ewidencji podlegają dane pełnomocnika upoważnionego do prowadzenia spraw przedsiębiorcy, wraz ze wskazaniem zakresu spraw, które obejmuje dane pełnomocnictwo, o ile przedsiębiorca udzielił pełnomocnictwa i zgłosił informację o jego udzieleniu we wniosku o wpis do CEIDG. Nie można tej instytucji mylić z prokurą. W przypadku Centralnej Ewidencji samo ujawnienie w ewidencji nie tworzy, w przypadku zamówień publicznych, prawa do reprezentowania wykonawcy. Zawsze konieczne jest przedstawienie pełnomocnictwa.
Jakie wnioski z prezentowanych zdarzeń powinien wyciągnąć zamawiający? Po pierwsze analizując dokument pełnomocnictwa należy badać czy można oznaczyć osobę pełnomocnika a ewentualne nieścisłości, nieprecyzyjności wyeliminować stosując zasady z art. 65 k.c. Po drugie wezwanie do uzupełnienia dokumentu powinno być formułowane dopiero, gdy zamawiający nie jest w stanie usunąć wątpliwości co do treści dokumentu.