Organy administracji publicznej oraz jednostki budżetowe od 5 lipca 2022 r. mają obowiązek elektronicznego doręczania pism urzędowych. Od początku tego roku obowiązek taki mają także szkoły wyższe i Polska Akademia Nauk. Od 1 stycznia 2024 r. pisma elektronicznie będą też miały obowiązek dostarczać jednostki samorządu terytorialnego i ich związki.
W przypadku braku możliwości doręczenia pisma elektronicznie lub na konto w systemie teleinformatycznym organu albo w jego siedzibie możliwe jest doręczenie pisma za pokwitowaniem przez operatora wyznaczonego z wykorzystaniem usługi hybrydowej (usługa pocztowa świadczona przez wyznaczonego operatora – obecnie Poczta Polska). Tylko w ostateczności urząd może doręczyć pismo przesyłką rejestrowaną albo przez swoich pracowników lub przez inne upoważnione osoby lub podmioty. Zawsze konieczne jest ustalenie daty otrzymania pisma przez adresata.
Załóż bezpłatne konto na Moje Prawo.pl i zyskaj unikalne funkcjonalności >>>
Urząd nie ma obowiązku zgodzić się na osobisty odbiór pisma
Aby przyspieszyć sprawę, niekiedy urzędy zgadzają się na osobisty odbiór pisma przez petentów, jednak nie mają takiego obowiązku ze względu na brak odpowiednich przepisów. Za uregulowaniem tej kwestii ustawowo opowiada się jedna z osób prywatnych, która wystąpiła w tej sprawie z petycją (P10-61/22) do senackiej Komisji Praw Człowieka, Praworządności i Petycji. Opowiada się za zmianą przepisu w kodeksie postępowania administracyjnego, tak, aby możliwy był odbiór pisma osobiście w urzędzie administracji publicznej. Powstałby w ten sposób nowy tryb doręczania pism. Odbierający miałby obowiązek podać adres poczty elektronicznej lub numeru telefonu, na który organ wysyłałby informację (SMS lub e-mail) o możliwości odebrania pisma oraz o terminie jego odbioru. Pismo można by było odebrać w ciągu 14 dni roboczych. Po 7 dniach urząd przypomniałby o terminie odbioru, a ostatecznie po upływie 14 dni uznałby pismo za doręczone.
Sprawdź też: Brak doręczenia decyzji jako przedmiot skargi na bezczynność organu administracji publicznej - LINIA ORZECZNICZA >>>
- Zdarza mi się korzystać z tej formy komunikacji z urzędami administracji publicznej. Jest ona bardzo wygodna i pozwala przyspieszyć załatwienie danej sprawy. Niestety, w związku z tym, że taka forma odbioru korespondencji nie jest uregulowana ustawowo, część urzędów odmawia uwzględnienia wniosku o odbiór osobisty pism w siedzibie organów administracji publicznej – argumentuje autor petycji. W jego opinii, taka możliwość ujednoliciłaby kwestie odbioru pism w całym kraju i byłaby korzystniejsza dla budżetu urzędów.
Fakultatywna możliwość odbioru pism lepsza
Szymon Wróbel, zastępca dyrektora Departamentu Administracji Publicznej w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji uważa, że taki postulat nie jest zasadny oraz, że rozwiązanie fakultatywne w kwestii odbioru dokumentów powinno zostać utrzymane.
– Mamy różne stopnie obciążenia w urzędach i tam gdzie decyzji jest wydawanych mało odbiór osobisty nie byłby z reguły problemem. Ale tam, gdzie wydaje się ich dużo, będzie to odciągało referentów od ich obowiązków. Usztywnienie tych regulacji mogłoby przynieść efekt przeciwny do zamierzonego, czyli trudniej byłoby się dostać do urzędnika odpowiedzialnego za naszą sprawę – argumentował.
Czytaj w LEX: Doręczanie pism w postępowaniu administracyjnym po nowelizacji KPA 5 października 2021 r. >>>
Zgodziła się z nim senacka komisja i podjęła decyzję o nie podejmowaniu dalszych prac nad petycją.
Kodeks postępowania administracyjnego w art. 39 par. 1 stanowi, że organ administracji publicznej doręcza pisma na adres do doręczeń elektronicznych, o którym mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych. Chyba że doręczenie następuje na konto w systemie teleinformatycznym organu albo w jego siedzibie. Art. 39 par. 2 k.p.a. określa inne sposoby doręczenia – przez pocztę, pracowników urzędu lub inne organy, gdy nie ma możliwości doręczenia pisma elektronicznie.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.