Jak wygląda kwestia ochrony wyborców i członków komisji wyborczych przed nieuprawnionym opublikowaniem ich wizerunków?

UODO zwrócił uwagę na ten temat przy okazji opiniowania projektu rozporządzenia ministra kultury w sprawie sposobu przekazywania, przechowywania i udostępniania dokumentów z wyborów. Ustawodawca przesądził bowiem, że rejestrowanie określonych w art. 42 Kodeksu wyborczego czynności, podczas których mogłyby być pozyskiwane dane osobowe, jest zarezerwowane wyłącznie dla mężów zaufania.

Takie osoby powoływane przez komitety wyborcze są uprawnione, by obserwować prawidłowość pracy komisji wyborczej. Mąż zaufania ma też kompetencje pozwalające na pozyskiwanie określonych informacji. Z drugiej strony musi on spełnić określone wymagania wskazane w Kodeksie wyborczym (art. 103a par. 3), by tę funkcję pełnić.

Zgodnie z art. 103b Kodeksu wyborczego, mąż zaufania może być obecny przy czynnościach komisji wyborczych, wnosić do protokołu uwagi i być obecny przy przewożeniu protokołu do właściwej komisji. Może też utrwalać dane w przypadku zastosowania urządzeń rejestrujących, o których mowa w art. 42 Kodeksu wyborczego.

Dzięki tym kompetencjom ma on dostęp do pewnych danych i może je przetwarzać. Materiały, które w ten sposób powstaną, mogą być uznane za dokumenty z wyborów. Jest więc uprawniony do tworzenia dokumentów, które muszą być odpowiednio chronione.

Czy to dotyczy osób głosujących w lokalu?

Zadaniem mężów zaufania jest analizowanie działań lub zaniechań związanych z pracą obwodowych komisji wyborczych. Mężowie zaufania mogą rejestrować określone czynności członków komisji związane z realizacją ich zadań, a więc mogą utrwalać ich wizerunki. Absolutnie nie oznacza to, że mogą rejestrować wyborców, ich zachowania i wizerunki oraz dokonywać analizy tych danych. Przepisy Kodeksu wyborczego precyzyjnie stanowią bowiem, że mężowie zaufania mogą nagrywać pracę komisji do czasu otwarcia lokali wyborczych i po ich zamknięciu.

Tworzą więc tym samym określoną dokumentację, za którą są odpowiedzialni. Urząd Ochrony Danych Osobowych zauważył, że problemy mogą wynikać z mało przejrzystego zapisu, zgodnie z którym rejestracja przez męża zaufania procesu wyborczego odbywa się na zasadzie dobrowolności („może” rejestrować, co nie oznacza, że jest zobowiązany), a ponadto z wykorzystaniem własnych urządzeń rejestrujących, a więc na sprzęcie prywatnym.

Podkreślić należy, iż przepisy nie zawierają jakichkolwiek warunków bezpieczeństwa, które powinny spełniać urządzenia rejestrujące wykorzystywane przez męża zaufania, ani nie dają gwarancji kontroli takich urządzeń. A przecież przetwarzane za ich pomocą i utrwalane dane osobowe nie są danymi prywatnymi. Cały czas mówimy bowiem o realizacji przez męża zaufania funkcji wynikającej z regulacji kodeksowej, w ramach której wytwarza materiały, które mogą stać się dokumentami z wyborów.

W systemie prawnym funkcjonuje również uchwała Państwowej Komisji Wyborczej z dnia 17 września 2018 r. w sprawie wytycznych dla obwodowych komisji wyborczych ds. ustalenia wyników głosowania w obwodzie dotyczących zadań i trybu ustalenia wyników głosowania w wyborach organów jednostek samorządu terytorialnego zarządzonych na dzień 21 października 2018 roku. Zawiera ona wskazówki dotyczące postępowania z takimi „dokumentami z wyborów”, które powstają w czasie głosowania. Na mężu zaufania spoczywa więc szczególna odpowiedzialność za to, aby jego własne urządzenia rejestrujące i gromadzące określone informacje, po pierwsze, nie gromadziły ich na zasadach niewynikających z Kodeksu wyborczego, po drugie, aby dostęp do nich miały tylko osoby uprawnione.

Mąż zaufania nie może więc np. pokazywać nagrań znajomym czy rodzinie?

Nie może, bo spoczywają na nim określone obowiązki, on jest ważnym ogniwem realizacji wyborów. Pełniąc funkcję obserwatora, staje się niejako osobą kontrolującą prawidłowość działań innych podmiotów realizujących przepisy prawa wyborczego

Może np. zamieścić nagrania w internecie?

Nie może realizować swoich funkcji w sposób inny niż dopuszczony prawem. Nie ma absolutnie mowy o publikacji materiału z wykorzystaniem własnych urządzeń rejestrujących w sytuacji, kiedy te materiały mogą być zakwalifikowane jako dokumenty z wyborów. A nawet w przypadku braku kwalifikacji takich dokumentów, jako dokumenty z wyborów, nie ma on podstaw prawnych rozpowszechniania takich dokumentów na podstawie przepisów prawa wyborczego. Zarejestrowane czynności przebiegu prac komisji obwodowych, w przypadku gdy zostają uznane za dokumenty z wyborów, podlegają określonym zasadom archiwizacji, np. muszą być zdane.

Niemniej opiniując wskazany już projekt rozporządzenia ministra kultury w sprawie sposobu przekazywania, przechowywania i udostępniania dokumentów z wyborów, wskazaliśmy, że w ocenie Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych istotne jest, by rozporządzenie to w sposób kompleksowy uregulowało kwestie postępowania z tymi dokumentami. To bardzo istotne, bowiem Kodeks wyborczy bardzo lapidarnie określa i odwołuje się do definicji dokumentów z wyborów – nie określa, jakie są to dokumenty. W rozporządzeniu tylko pewne dokumenty są potraktowane ze szczególną troską. Szczególny reżim przetwarzania danych nie został przewidziany dla wszystkich dokumentów. Nie ma np. w nim mowy, co się dzieje z dokumentami, które zostały stworzone na podstawie Kodeksu wyborczego, m.in. z kopiami list poparcia kandydatów w wyborach niezłożonych do organów wyborczych. Nie wiadomo też, co się dzieje z dokumentami po rozwiązaniu komitetów wyborczych. W prawie jest tylko ogólne odwołanie do zasad archiwizacji. Zwróciliśmy więc uwagę, że nie rozumiemy, dlaczego tylko co do niektórych dokumentów tak szczególnie potraktowano tryb zarządzania nimi.

Czytaj też: Wyborca oddający głos nie może być nagrany

A co z dokumentami wytworzonymi przez mężów zaufania?

Nie ma w przepisach rozporządzenia mowy o dokumentach wytwarzanych przez mężów zaufania. Jedynie w Kodeksie wyborczym jest lapidarne określenie, że jego nagrania mogą być zakwalifikowane jako dokumenty z wyborów. Nie wiadomo więc, co wobec tego powinien zrobić mąż zaufania po zakończeniu czynności, jeśli nie zakwalifikuje tego materiału (czy też jego kopii) jako dokumentów z wyborów i jak powinien postępować z materiałami, które pozostały na jego prywatnym sprzęcie rejestrującym. Według UODO tryb postępowania z takimi dokumentami powinien być szczególnie dopracowany.

Ponieważ nie ma szczególnych przepisów, pozostają ogólne zasady wynikające z zasad archiwizacji i z RODO. Oznacza to, że mąż zaufania nie może przetwarzać informacji w innych celach, niż te, dla których je pozyskał. Powinien więc przekazać te dokumenty do archiwum, nie mogą być one upubliczniane na zasadach przez niego ukształtowanych.
 


Zagadnienie to częściowo, ale niewystarczająco uregulowała uchwała Państwowej Komisji Wyborczej z dnia 17 września 2018 r. w sprawie wytycznych dla obwodowych komisji wyborczych ds. ustalenia wyników głosowania w obwodzie dotyczących zadań i trybu ustalenia wyników głosowania w wyborach organów jednostek samorządu terytorialnego zarządzonych na dzień 21 października 2018 roku, która  zawiera przepisy dotyczące postępowania z takimi „dokumentami z wyborów” w trakcie głosowania. Zgodnie z wytycznymi w niej zawartymi, w chwili gdy mąż zaufania złoży wniosek o dołączenie zarejestrowanego przez niego materiału jako dokument z wyborów, komisja pakuje go, opieczętowuje oraz przekazuje z innymi dokumentami z wyborów komisji ds. ustalenia wyników głosowania w obwodzie, łącznie z protokołem przekazania. W uchwale tej wskazano również na uprawnienia porządkowe przewodniczącego obwodowej komisji w przypadku, gdy działania mężów zaufania wykraczają poza ich uprawnienia, utrudniają pracę komisji, zakłócają powagę głosowania lub naruszają jego tajność (co odnotowuje w protokole zgodności).

Mąż zaufania nie może też wchodzić do pomieszczenia za zasłoną, zapewniającego tajność głosowania, gdy w pomieszczeniu tym znajduje się wyborca, nawet jeśli wyraził on na to zgodę lub poprosił o to męża zaufania.
 

Czy uwagi UODO zostały wzięte pod uwagę?

Niestety, mimo naszych sygnałów, jako organu nadzorczego, kwestie te nie zostały uwzględnione w czasie procedowania wyżej opisywanego projektu rozporządzenia. Dlatego raz jeszcze warto podkreślić, że mężowie zaufania są odpowiedzialni za pozyskiwanie, przechowywanie czy też zabezpieczenie danych. Odpowiadają również za retencję danych pozyskanych w czasie wyborów na podstawie swoich uprawnień. Z chwilą gdy przestają pełnić swoje funkcje, nie mogą dysponować materiałami z wyborów i przechowywać ich w swoich zasobach jako osoby prywatne czy występujące w innym charakterze. Ważne więc, żeby zostały dookreślone terminy przechowywania dokumentów.

Czytaj też: Obecność osób trzecich podczas głosowania ma zapobiec fałszowaniu wyborów

Co może zrobić osoba, której wizerunek zostanie opublikowany przez męża zaufania?

Zawsze może dochodzić swoich praw na podstawie ogólnego rozporządzenia o ochronie danych, czyli RODO. Wiele praw jest w nim zagwarantowanych w stopniu większym niż przed 25 maja 2018 r. Ma np. prawo zażądać informacji, na jakiej podstawie opublikowano dane, ma prawo żądać usunięcia swoich danych osobowych z sieci. Przepisy o ochronie danych osobowych dają także możliwość wystąpienia z wnioskiem o odszkodowanie za ich naruszenie.

Do kogo konkretnie osoba pokrzywdzona może się zgłosić?

Przepisy nie precyzują, do kogo może być zgłoszona skarga na czynności męża zaufania i jest to jedna z luk dostrzeżonych przez organ ochrony danych osobowych. Jako że męża zaufania desygnuje pełnomocnik wyborczy, który jest ściśle związany z komitetem wyborczym, optymalne rozwiązania powinny zakładać w takim razie procedury nakładające na te podmioty określony nadzór w tym zakresie. Pozytywnym krokiem, ale niestety niewystarczającym, są rozwiązania przewidziane we wspomnianej uchwale PKW. Wynika z nich, że w sytuacji gdy działania mężów zaufania wykraczają poza ich uprawnienia, utrudniają pracę komisji, zakłócają powagę głosowania lub naruszają jego tajność, polecenia o charakterze porządkowym może wydać przewodniczący komisji.

Zgodnie z prawem nie można nagrywać wyborców w lokalu wyborczym. Co jednak, jeśli nagranie będzie wykonane przed lokalem wyborczym i będzie na nich widać osoby wchodzące lub wychodzące z lokalu?

Monitoring wiąże się z szeroko rozumianą tematyką bezpieczeństwa. Kamery monitoringu działające zgodnie z art. 9a ustawy o samorządzie gminnym nie służą do monitorowania wyborów, tylko do ochrony osób i mienia znajdującego się m.in. w budynkach, w których mogą być lokalizowane obwodowe komisje wyborcze. Równocześnie zadania związane z monitorowaniem nie powinny naruszać zasady tajności wyborów. Dlatego też omawiane aspekty bezpieczeństwa powinny stać się istotną częścią rekomendowanych przez organ nadzoru porozumień zawartych pomiędzy organami reprezentującymi jednostki samorządu terytorialnego a administratorami odpowiedzialnymi za przeprowadzenie wyborów na podstawie przepisów prawa wyborczego. Takie porozumienia powinny spełniać warunki określone w art. 26 RODO.

Dziękuję za rozmowę. 

Zobacz też Rola Administratora Danych Osobowych w wyborach samorządowych