Sytuacja taka została rozpatrzona w wyroku Krajowej Izby Odwoławczej pod sygn. akt KIO 2703/22 z 25 października 2022 r. W rozpatrywanej przez skład orzekający sprawie zamawiający popełnił błąd w określaniu terminu związania ofertą. Inaczej ten termin określono w treści SWZ a inaczej we wzorze formularza ofertowego, różnica wyniosła kilka dni.
W postępowaniu wpłynęły trzy oferty, przy czym w dwóch z nich termin związania ofertą wskazano jako datę z wzoru formularza zaś jeden datę z SWZ. Nie było jednak sprzeczne między stronami, że prawidłowa jest data z SWZ. Odwołanie wniósł wykonawca, który określił termin wskazany w SWZ, zarzucając zamawiającemu zaniechanie odrzucenia dwóch pozostałych ofert, pomimo, że były one niezgodne z SWZ.
Błąd popełniony w dokumentacji przez zamawiającego
Krajowa Izba Odwoławcza oddaliła odwołanie uznając, że popełniony przez zamawiającego błąd w dokumentacji postępowania nie może nieść negatywnych konsekwencji dla wykonawców biorących udział w postępowaniu. Zdaniem Izby, skoro to zamawiający przygotowuje dokumentację, w tym określa zakres i treść dokumentów to nie można penalizować wypełnienia przez wykonawców formularza ofertowego zgodnie z treścią przedłożoną przez zamawiającego.
Jak wskazała Izba, „w okolicznościach sprawy, błąd popełniony przez Zamawiającego w dokumentacji postępowania nie może skutkować odrzuceniem ofert Przystępujących, którzy składając oferty działali pod wpływem tego błędu". Izba podkreśliła także, że treść składanych przez wykonawców biorących udział w postępowaniu oświadczeń podlega wykładni zgodnie z art. 60 Kodeksu cywilnego.
Zobacz nagranie szkolenia w LEX: Badanie i ocena ofert. Kluczowe elementy procesu >
Jakie kroki powinien zatem podjąć zamawiający?
W przypadku błędu w formularzu oferty, który to błąd był zawiniony przez zamawiającego, zamawiający powinien poprawić omyłkę na podstawie art. 223 ust. 2 pkt 3 ustawy Prawo zamówień publicznych, o ile rodzaj błędu wpisuje się w katalog błędów, o których mowa w tym przepisie. Przepis ten stanowi zaś, że zamawiający poprawia w ofercie inne omyłki polegające na niezgodności oferty z dokumentami zamówienia, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty. Słowo "inne" odnosi się do wymienionych w ust. 1 i 2 odpowiednio omyłek pisarskich i omyłek rachunkowych. Po dokonaniu stosownej omyłki, zamawiający powinien niezwłocznie zawiadomić wykonawcę, którego oferta została poprawiona.
W dalszej kolejności zastosowanie znajdzie art. 223 ust. 3 ustawy pzp, który stanowi, że „W przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 3, zamawiający wyznacza wykonawcy odpowiedni termin na wyrażenie zgody na poprawienie w ofercie omyłki lub zakwestionowanie jej poprawienia. Brak odpowiedzi w wyznaczonym terminie uznaje się za wyrażenie zgody na poprawienie omyłki.”
Zatem, jeśli poprawa błędu w formularzu byłaby sprzeczna z wolą wykonawcy, może on na stosowną poprawkę nie wyrazić zgody.
Zobacz wzory:
- Wyrażenie zgody przez wykonawcę na poprawienie omyłki w ofercie >
-
Zakwestionowanie przez wykonawcę poprawienia omyłki w ofercie >
W rozpatrywanej przez KIO sprawie niebagatelne znaczenie miał wskazany w gwarancjach wadialnych termin ważności wadium. Izba, poza zwróceniem uwagi na wskazany wyżej błąd zamawiającego, rozważyła także właśnie kwestię ważności wadium. Jak podkreśliła Izba, wadium złożone było na termin prawidłowy, tj. określony w treści SWZ a nie w formularzu ofertowym. Oznaczało to, że tym samym potwierdzali wolę bycia związanymi ofertami w terminie prawidłowym - określonym w SWZ.
Zgodzić należy się także z tym stanowiskiem Izby. Gdyby bowiem okres ważności wadium był krótszy niż prawidłowy termin związania ofertą, nie można by było mówić o wyłącznym błędzie zamawiającego ale też o błędzie wykonawcy. Termin ważności wadium powinien on zawsze określać zgodnie z treścią SWZ a nie załączników do tego dokumentu.
Zobacz wzory:
- Zawiadomienie przez zamawiającego o poprawieniu oczywistych omyłek rachunkowych >
- Zawiadomienie o poprawieniu omyłki polegającej na niezgodności oferty z dokumentami zamówienia (SWZ) >
Wyrok wpisuje się w linię orzeczniczą
Podsumowując, wyrok ten wpisuje się w aktualną linie orzeczniczą, zgodnie z którą wykonawca nie może ponosić negatywnych konsekwencji błędów w dokumentacji przetargowej popełnionej przez zamawiającego. Nie oznacza to jednak, że w przypadku wykrycia takich błędów, wykonawcy nie powinni zwrócić na nie uwagi zamawiającego poprzez zasadnie pytania do treści SWZ gdyż jest to o wiele mniej kosztowne rozwiązanie niż późniejsze ewentualne spory przed Krajową Izbą Odwoławczą czy przed sądami powszechnymi.
Autorka jest radcą prawnym, senior associate w kancelarii GWW Grynhoff i Partnerzy Radcowie Prawni i Doradcy Podatkowi
Zobacz linie orzecznicze:
Dopuszczalność omyłki w ofercie w zakresie terminu oferowanej gwarancji >