Zrozumienie nowych technologii, to wyzwanie, które dziś stoi przed prawnikami. Tak uważa 69 proc. respondentów biorących udział w badaniu FutureReadyLawer 2019 przygotowanym przez Wolters Kluwer. Otwarte zostaje jednak pytanie, w czym i jak dokładnie mogą one pomóc działom prawnym przedsiębiorstw, a także czy lepsze są rozwiązania gotowe czy te szyte na miarę. Odpowiedź na nie starali się udzielić uczestnicy 10 już edycji konferencji Corporate Legal Counsel, której patronem medialnym był serwis Prawo.pl.

Wydatki na automatyzację będą rosły

Jak wyliczył Marcin Zręda, dyrektor strategiczny rynku usług prawnych i przedsiębiorstw w Wolters Kluwer Polska, tylko w ostatnim roku pojawiło się ponad 20 raportów dotyczących nowych technologii w branży prawniczej. Co z nich wynika? Przede wszystkim, że nowe technologie mogą pomóc w ogarnięciu nadmiaru informacji oraz coraz większej liczbie regulacji prawnych, nie tylko krajowych, ale też unijnych. - Na przykład z raportu Corporate Legal Departments in 2020 wynika, że 63 proc. procesów w działach prawnych da się zestandaryzować, a 23 proc. pracy można zautomatyzować.  Dzięki temu łatwiej będzie zarządzać ryzykiem - mówił Marcin Zręda. – To pocieszające dane, bo  oznaczają, że nie musimy się bać o nasze miejsca pracy - skomentował Waldemar Koper, prezes Polskiego Stowarzyszenia Prawników Przedsiębiorstw, dyrektor ds. prawnych, Kompanii Piwowarskiej. Maciej Zręda zauważył jednak, że oprogramowanie, nawet bazujące na sztucznej inteligencji nie zastąpi prawników, a tylko im pomoże.

Z raportu Legal Trends 2020 firmy Gartner wynika, że budżety działów prawnych i compliance na technologie zarządzania ryzykiem współpracy z kontrahentami z obecnych 14 proc. zwiększą się do ponad 20 proc.  w perspektywie 2023, a w dalszej nawet o 50 proc.  W czym pomaga, i w czym może pomóc automatyzacja?

 


Oprogramowanie dla działów prawnych

Uczestnicy konferencji przede wszystkim wskazali na dwa główne zadania działów prawnych, które może wspomóc specjalistyczne oprogramowanie. To  zapewnienia zgodności z przepisami oraz zarządzenie ryzykiem współpracy z kontrahentami. – Technologia udostępniania API pomaga cyklicznie weryfikować dane w wielu bazach publicznych, jak KRS, CEIDG, białej liście podatników VAT – mówił Maciej Krajewski, dyrektor ds. rozwoju rynku dużych i średnich przedsiębiorstwa w Wolters Kluwer Polska.  To jednak nie wszystko. Oprogramowanie pozwala też zoptymalizować system komunikacji pomiędzy działem prawnym, a jego klientami wewnętrznymi. Jak? Może pomóc monitorować statusy i terminy poszczególnych spraw, nadawać priorytety, ustawiać alerty,  ale przede wszystkim tworzyć własną, wewnętrzną bazę dokumentów, np. regulaminów, wzorów umów.

Naszym celem jest umożliwienie firmom tworzenie ich wewnętrznej bazy, ale zintegrowanej z bazą LEX.  Umowy, regulaminy, uchwały mają swoją podstawę w przepisach prawa, jeśli te się zmieniają, system może o tym informować, ostrzec, że trzeba przeanalizować umowy – tłumaczył Maciej Krajewski.

Informatyzacja działów compliance

Cezary Krysiak, doradca podatkowy z Mariański Group, zauważył jednak, że w ostatnim czasie dramatycznie wzrosła liczba obowiązków związanych z zapewnieniem zgodności z prawem, np. RODO, AML, MDR. – My więc jesteśmy zainteresowani automatyzacją compliance – zauważył Krysiak. I takie oprogramowanie też już pojawia się na rynku. Jak zauważył Maciej Krajewski tu sprawdzają się narzędzia oparte o listy kontrolne, które można indywidualizować.  – Ważne, by pytania, ich zakres, można było dostosowywać do potrzeb danej organizacji, by udzielone odpowiedzi mogły pokazać na, ile działamy zgodnie z prawem - podkreślił Maciej Krajewski.

W niedawno uruchomianej  platformie LEX Hub Wolters Kluwer udostępnia oprogramowanie, opracowane także przez kancelarie prawne, ułatwiające zapewnienie zgodności, m.in. z RODO czy MDR.  Dominik Wolski, dyrektor działu prawnego w Jeronimo Martins, zauważył jednak, że o wiele większym wyzwaniem będzie spełnienie wymogów planowanej ustawy o jawności życia publicznego. -  Czy widzą Państwo narzędzie w monitorowaniu korupcji – zapytał. – Tych przepisów jeszcze nie ma, nie więc nie ma bodźca do stworzenia systemu. Jak powstanie podstawa prawna, pojawi się praktyka, to na jej bazie, będzie można ocenić, co można oprogramować. W tym momencie jest na to za wcześnie – odpowiedział Maciej Krajewski.

 


Kto przekona firmy do inwestowania w oprogramowanie

Pytanie, czy działające w Polsce firmy, zgodnie z przewidywaniami autorów raportów, będą chciały inwestować w oprogramowanie dla działów prawnych. Niektóre już to robią, np. banki. Waldemar Koper podkreślił, że przede wszystkim na takie działanie potrzebna jest zgoda szefów na technologie, które kosztują, a ponadto wpłyną na pracę innych działów. Marcin Zręda zauważył jednak, że najpierw wystarczy zainwestować czas w testowanie nowych rozwiązań, koszty to dopiero kolejny etap.  - Dział prawny musi dobrze „sprzedać” dany produkt, pokazać, że jeśli mamy obieg dokumentów, to musimy mieć program, który wyłapie ryzyko w umowach, i powiadomi o tym odpowiednie osoby – przekonywał Marcin Zręda. Zdaniem prezesa Kopera to dostawca oprogramowania, powinien pokazać prawnikom, jak działają nowe rozwiązania, pomóc im je zrozumieć.

Jeden z uczestników konferencji zauważył jednak, że na rynku bardzo trudno jest znaleźć jedno rozwiązanie, które spełni oczekiwanie dużego działu prawnego, obsługujące różne linie biznesowe firmy. Dlatego jego zdaniem rozważyć trzeba współpracę z firmą IT, która przygotuje rozwiązanie dedykowane pod konkretną organizację. Zdaniem Marcina Zrędy ważne jest, aby oprogramowanie firm trzecich można było zintegrować z bazami takimi jak LEX. - Naszym celem jest właśnie takie podejście - mówił. Może się też okazać, że dział prawny, by sprostać oczekiwaniom, potrzebuje kilku, różnych narzędzi. Z drugiej strony z raportu Legal Risk Management Delloite wynika, że wciąż wiele organizacji (41 proc. podmiotów niebankowych i 14 proc.  respondentów bankowych) działa bez definicji ryzyka prawnego.