Jeśli koszty "delegacji" będą rozliczane raz w miesiącu, to dopuszczalne wydaje się sporządzenie listy miejsc, do których wyjeżdżał zleceniobiorca i liczbę kilometrów i na tej zbiorczej podstawie rozliczanie kosztów wyjazdów służbowych.

Zgodnie z przepisami art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych - dalej u.p.d.o.f. - zwolnione z podatku są diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Powyższe zwolnienie – zgodnie z art. 21 ust. 13 u.p.d.o.f. - stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione m.in. w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw.

Zwolnienie obejmuje zatem "inne należności za czas podróży" do wysokości określonej w odrębnych przepisach. W tym przypadku (zakładając, że mówimy tylko o podróżach krajowych) odrębne przepisy to rozporządzenie w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju - dalej r.p.s.k.

Z § 5 ust. 3 r.p.s.k. wynika, że na wniosek podróżującego można wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku podróżującemu przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z o transporcie drogowym, czyli w przypadku samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900cm3 - 0,8358 zł.

Jak wynika z § 8a ust. 3 r.p.s.k. do rozliczenia kosztów podróży podróżujący załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

W przypadku zleceniobiorców nie ma wymogu sporządzania druku "delegacji" (polecenia wyjazdu służbowego). Przepisy stanowią, że zwrot wydatków następuje do wysokości kwot określonych w przepisach wykonawczych. Ani w tych przepisach, ani w przepisach u.p.d.o.f. nie ma wymogu sporządzania druku delegacji. Niemniej jednak w praktyce często się to robi.

W zasadzie nie ma wymogu sporządzania ewidencji przebiegu pojazdu (dla zastosowania zwolnienia z podatku). Po pierwsze jednak – należy w jakiś sposób udokumentować wysokość kosztów objętych zwolnieniem (a do tego można wykorzystać ewidencję przebiegu pojazdu), zaś po drugie – dla zaliczenia tych wydatków w koszty uzyskania przychodów u zleceniodawcy będzie musiała być ewidencja przebiegu pojazdu.

Jeśli koszty "delegacji" będą rozliczane raz w miesiącu, to dopuszczalne wydaje się sporządzenie listy miejsc, do których wyjeżdżał zleceniobiorca i liczbę kilometrów i na tej zbiorczej podstawie rozliczanie kosztów wyjazdów służbowych. Należy przy tym zauważyć, że w zasadzie powyższe niczym nie różniłoby się od ewidencji przebiegu pojazdu. Dobrze byłoby dodatkowo zamieszczenie na takim zbiorczym dokumencie zgody zleceniodawcy na podróże samochodem przez zleceniobiorcę.

Przywołane akty prawne:

Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst. jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.)

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.)