Pracownik sp. z o.o. odbył podróż służbową krajową. Rozliczając delegację, przedstawił pracodawcy fakturę z hotelu, na której widniały m.in. usługi gastronomiczne, których koszt nie został wcześniej ustalony z pracodawcą i za które ma być obciążony pracownik (usługi gastronomiczne obejmowały m.in. drinki). Faktura wystawiona jest na spółkę i została zapłacona kartą firmową. Pracownik zgadza się na zwrot za daną usługę gastronomiczną. Jak powinno wyglądać księgowanie tej faktury?
Jeżeli przedmiotowy wydatek nie został zaakceptowany przez kierownika jednostki, jako wydatek uzasadniony i niezbędny do odbycia podróży służbowej, a pracownik ponosi z tego tytułu koszt (tak, jakby od razu poniósł wydatek z własnych środków) to jednostka nie ma obowiązku w ogóle ujmować tej faktury w ewidencji księgowej. Fakt, że za ten wydatek pracownik dokonał płatności kartą firmową, a więc dokonał płatności ze środków firmy, będzie mieć swoje odzwierciedlenie w rozliczeniu delegacji, gdzie kwota wydatkowana jako nieuzasadniona będzie potracona z należności pracownika z tytułu delegacji (diety, nocleg, itp.) lub zwrócona przez niego do kasy.
Natomiast w przypadku, gdyby kierownik jednostki zdecydował jednak o zwrocie pracownikowi przedmiotowego wydatku, wówczas taki zwrot traktowany byłby dla pracownika jako uzyskany przychód, podlegający opodatkowaniu i od którego należałoby odprowadzić składki ZUS - jak w przypadku wynagrodzenia.

Zgodnie z § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990, z późn. zm.) - dalej r.k.p.s. - z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:
1) przejazdów;
2) noclegów;
3) dojazdów środkami komunikacji miejscowej;
4) innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Powyższy pkt 4 mówi o zwrocie wydatków uzasadnionych, co wskazuje na brak obowiązku zwrotu wszystkich wydatków poniesionych przez pracownika w trakcie delegacji, a więc również prywatnych.
Warto zwrócić uwagę, że według art. 11 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.; Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176, z późn. zm.) - dalej u.p.d.o.f. przychodami są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Wartość owych nieodpłatnych świadczeń ustala się - jeżeli przedmiotem świadczeń są usługi zakupione - według cen zakupu (art. 11 ust. 2a pkt 2 u.p.d.o.f.).
Przykłady:
W związku z powyższym w przypadku nie dokonywania zwrotu wydatku za przedmiotową fakturę, jednostka nie ujmuje jej w kosztach, a płatność dokonaną kartą ujmuje na koncie rozrachunków z pracownikami:
Wn konto 234 Inne rozrachunki z pracownikami
Ma konto 131 Bieżący rachunek bankowy.
A zwrot nieuzasadnionego wydatku odbędzie się albo do kasy (wpłata) albo zostanie potracony z wynagrodzenia, np.:
Wn konto 101 Kasa krajowych środków pieniężnych
Ma konto 234 Inne rozrachunki z pracownikami
lub
Wn konto 231 Rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń
Ma konto 234 Inne rozrachunki z pracownikami.
W przypadku, gdyby jednostka postanowiła zwrócić pracownikowi wydatek (w sytuacji, gdyby uznała konieczność tego kosztu, np. jako spotkanie służbowe z kontrahentem), wówczas ewidencja odbyłaby się w następujący sposób:
1. Zaksięgowanie nieodpłatnego świadczenia:
Wn konto 404 Wynagrodzenia (bezosobowe)
Ma konto 241 Rozliczenie wynagrodzeń
- faktura:
Wn konto 241 Rozliczenie wynagrodzeń
Ma konto 202 Rozrachunki z dostawcami krajowymi niepowiązanymi
- zapłata kartą (wyciąg bankowy):
Wn konto 202 Rozrachunki z dostawcami krajowymi niepowiązanymi
Ma konto 131 Bieżący rachunek bankowy
- zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych:
Wn konto 241 Rozliczenie wynagrodzeń
Ma konto 226 Rozrachunki z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych
- składki ZUS:
Wn konto 241 Rozliczenie wynagrodzeń
Ma konto 227 Rozrachunki z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych
Proszę zwrócić uwagę, że wartość faktury jest niejako przychodem brutto, a potrącona zaliczka i składki będą finansowane ze środków pracownika, więc:
Wn konto 101 Kasa krajowych środków pieniężnych
Ma konto 241 Rozliczenie wynagrodzeń.